地铁工程建设项目档案管理探索及实践

地铁工程建设项目档案管理探索及实践

宋娟

武汉地铁集团公司    湖北武汉   430000

  摘 要：地铁工程档案管理工作作为地铁行业管理工作中的重要部分，是一项系统的长期的工作，在地铁行业管理工作中发挥着独特作用，为今后地铁的开通运营提供实物保障。地铁工程是轨道交通工程建设的主要部分，存在建设周期长、风险系数高、涵盖面广和投资比重大等特点，内外协作关系层次复杂，因此做好对地铁工程档案资料的管理是十分必要的，本文对地铁工程档案管理现状和问题进行分析，在此基础上提出相应的解决方案，为轨道交通事业发展和城市化建设提供参考。

关键词：地铁建设；工程档案；管理实践

前言

轨道交通工程是一项规模巨大的工程,涵盖了工程项目建设各方面的具体内容,再加上在地铁施工过程中产生的较多细部、重难点以及海量信息，其档案收集、整理、分类和管理工作非常繁琐,因此迫切需要建立完善的地铁工程档案管理工作体系与机制,为今后地铁工程建设工作的实施提供基础保障。在地铁项目建设实施的前期,往往需要对其进行充足的准备工作,如从规划设计到施工以及项目具体运作这一整体流程中所牵涉的专业知识和学科数量通常是比较多的,相应在过程中就会产生大量的档案信息。在地铁工程建设档案管理有效性的情况下,可以为工程档案的完整以及真实和时效性给予良好的保证,同时对于为城市轨道交通工程建设人员提供良好的技术咨询服务和为城市化发展进程助推等方面也具有重要意义。因此,地铁工程建设项目开展过程中,相关人员应高度重视档案管理工作,通过采取有效的控制手段与管理措施，实现档案管理充分有效，档案效能充分发挥的目的。

1地铁工程档案资料管理中存在的问题分析
1.1档案内容存在漏洞

当前很多铁路工程企业在对档案资料实施管理工作中,只是把其重点仅限于地铁工程设计文件,而对于总体设计方案审批、施工、检验、监理等各个环节中所形成的各类数据资料却缺乏相应重视,特别是对施工前期准备工作中所形成的档案文件不够重视,出现漏管问题。同时,在地铁工程项目的管理档案中缺少建设审批文书和对地铁周边规划等附属资料等,部分管理者在档案管理中片面关注工程项目施工阶段或者审批阶段的信息以及档案管理情况,对项目档案的管理没有做好善始善终,特别是在对项目建设竣工阶段中的财务档案上容易产生疏忽。另外,地铁工程档案资料不仅需要有纸质资料的管理方案,还需对电子资料进行妥善管理,而部分档案管理人员由于自身信息水平不高和信息化管理意识不够,在档案管理时未对电子资料进行严格归档和存储。

1.2档案质量较低

大多数地铁工程项目档案管理都存在对工程原始材料的归档不及时、不全面，存档不准确,或者有部分内容遗漏,对隐蔽工程项目验收记载不准确、办理手续时档案资料提供不齐全等问题，部分管理人员把施工图纸看成是竣工图纸,对工程竣工图纸的编制工作也缺乏真实性和规范性。对于纸质档案文件的处理也不能严格地依照相关规定加以整理和归档,同时对施工图纸也未按照相关标准进行统一折叠,由此造成地铁项目的竣工档案无法满足当地城建档案馆的移交要求。

1.3档案管理制度建设不完善

我国在城市轨道交通项目建设中普遍长期存在档案管理相关问题，对地铁工程档案信息管理重视程度不够，这一情况在多个方面都有所反映，比如在地铁工程档案信息管理中就出现管理手段一成不变、管理制度空洞没有可行性且落实不足,管理者缺位等问题，由此导致了地铁工程档案管理服务质量无法得到提高,在地铁档案管理现代化建设中滞后严重,在信息化发展建设中也出现了各方面困难,地铁工程档案信息的管理体系无法建立健全,给城市轨道交通工程档案工作的未来开展造成了严重制约。
2地铁工程档案资料管理对策

2.1建立档案管理机构和网络

建设档案管理机构与网络，以形成系统化的档案管理组织,并齐全配置专门的档案保管工作人员,同时要求在地铁工程建设中的各个部门必须专门设置一个档案管理员,来采集及管理由自己部门活动中产生的档案资料；另外,在地铁工程项目的进行时,也会有许多参建单位加入其中,对各参建单位而言,也应设置专业的档案管理员,对本单位档案信息进行采集、整理和移交,使整个企业的档案管理工作具有专业性和系统性,为企业档案管理工作的有序化进行提供保证,并借此推动企业档案管理的工作组织体系形成。在档案管理网络建设过程中,可以以单位内部网络为基础,以网络形式积极建设相关项目数据库,同时适当放权或提供查询利用许可资格给相关的管理者以及有关部门,使之在检索和查询相关的资源信息过程中,利用平台或者互联网实现在线检索,给档案或者资料应用带来方便的同时,也给以往通过人工形式查阅或者录入的档案活动提供帮助。

2.2建立档案管理体系

在建立完善档案管理体系过程中,首先,需要由地铁总负责单位和相关档案管理部门配合积极建立，同时针对专门的档案保管人员积极设定；其次，对政府、企业等主体下属各机关以及相应的直属单位来说,必须要求其所对应的档案管理部门积极筹划建立规范档案管理标准,并选拔机关和单位中的专业人才从事档案管理工作;最后,项目工程中的各参建单位应以实际状况为基础,对相应的档案管理人员积极设置规范,以便于从总体上施行自上而下的管理体系建立健全。与此同时,各级单位还需要逐步实施档案管理的具体工作细则。管理工作中采用多级管理，多层负责的办法,为地铁工程档案管理工作有序进行提供机制保障。

2.3组建高素质档案管理队伍

对于有着相当特殊性的轨道交通建设档案工作而言,通常都会选用最优秀的管理人才开展具体的项目档案管理,所以在管理工作开展中,尤为重要的就是建立高素质档案管理人才队伍。在这一过程中,需要本着以人为本的宗旨,加大人才培养力度。素质培养的关键手段之一便是持续教育培训,对专业性较强并且包含了较多内容的城市地铁工程档案管理工作来说,为了保证档案管理的有效性,就应从相当管理人员在持续教育方面予以积极指导,将持续教育培训的机会提供给档案相关工作人员,并鼓励、协助他们积极考取相关的管理资质和专业证书；同时在培训力度和技能培养方面,还需要针对管理相关的知识能力以及专业技能和职业素质培养等方面进行综合的培养,同时提高管理才能和业务素质,以保障规范性和专业性的高质量档案管理工作实践展开。

2.4建立档案管理的规章制度

在地铁档案管理的制度建设过程中,首先,要根据地铁工程建设情况,积极开展相关项目工作以及资料的准备工作,对相关的资料分类纲要和编号规范等进行编制。地铁工程建设中较多的文件信息,都存在相当繁杂的学科和专业领域,通过对这种复杂的信息借助分类编码管理的手段可以对系统化和完整性的地铁工程项目档案管理工作予以有效的保证。一般而言,由于在修建城市地铁工程项目时通常有较长的建设周期,在归档与保存工作同时进行时,对参加建设项目施工的各参建单位在完成施工任务后的立卷归档工作也没有有效进行,因此面临着大量文件资料的混乱存放,在难以保证文档安全的同时,又需要占用更多存储空间,而此时周期性的文字存档与整理方式则尤为合理,在进行了明确编号和上架保管的情形下,能够便于今后的拿取与利用。其次,在地铁项目施工过程中还可以以国家及有关省市档案管理法规为基础,对有关的管理工作方法和细则等加以积极地制定,并将管理工作的归档具体内容包括时限和组卷形态等在管理规范中明确,对档案管理的有章可循性予以保证,实现了规范化管理和完整性档案保存实现的目的。
 

结语

在城市轨道交通工程项目建设中,地铁工程建设档案管理工作起着关键作用,其中多个单位部门和多方面的管理工作内容,为了进一步提高工程项目档案管理效果与管理工作质量,为城市轨道交通工程项目建设与维护工作提供准确、齐全、科学的依据,就必须强化工程档案信息管理工作,保证档案资料的完整性和准确性,助推地铁建设在我国现代化建设过程中取得更好的经济效益和社会效益。

参考文献
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