浅析地方重点建设项目档案管理提升策略                      

浅析地方重点建设项目档案管理提升策略                      

陈允伟

福建省长汀县发改局价格认证中心       366300

摘要：重点建设项目档案管理是地方进行项目维修、管理、改建、扩建等全生命周期管理工作的重要依据，但由于档案意识薄弱、信息化水平不高、体制机制滞后、人员素质偏低等原因，导致地方重点建设项目档案的完整率、准确率、归档率和案卷质量合格率无法达到国家档案管理标准。本文基于地方重点建设项目的档案管理难点、堵点，阐述了具体的档案管理策略，提出了三个“进一步”对策，以全面提升地方重点建设项目的档案管理和服务水平。

关键词：地方重点建设项目；信息化水平；体制机制；人员素质；管理策略

引言

重点建设项目档案管理是地方政府实施重点建设项目管理的重要组成，详细记录了重点建设项目从酝酿提出、选址、修规划、可行性研究、勘测、设计、评估、施工、调试、生产准备、竣工到试运行等各项重要环节。是项目维修、管理、改建、扩建等全生命周期管理工作的重要依据，凝集了广大建设者的智慧，是国家和社会的宝贵财富。

一、地方重点建设项目档案管理面临的问题

（一）管理信息化水平不高

伴随着计算机网络技术的日趋成熟，重点项目全流程管理的数字化、信息化进程也在同步推进，应用先进技术加强档案信息与实体管理是新形势下的必然趋势与要求，但当前的重点项目档案管理与数字化技术应用结合方面仍然存在较大的落差，特别是在地方基层，基本上没有专门的重点项目档案网络管理平台，大量重点项目归档还是通过纸制、手工登记方式进行，重点项目档案的完整性、准确性没有得到有效管控，极大地影响了对地方重点项目档案利用及管理工作效率提升，无法促进重点档案管理与信息技术应用的良性融合。

（二）管理体制机制滞后

近年来，尽管国家和发改委相关部门重点建设项目的管理制度不断完善，但重点建设项目档案管理方面却尚未形成一套与时俱进、能够充分引领档案创新发展的体制、机制。以福建省为例，至今仍然还在延用2000年出台的《福建省重点项目项目档案管理登记办法》和2011年出台的《福建省重点建设项目档案验收实施细则》，建章立制的滞后，使得重点档案工作经常出现无法适应形势、档案资料落实随意化的问题。同时各单位、各行业普遍存在的轻档案管理、重经济效益思想，在重点建设项目档案管理的人、财、物力方面投入严重不足，资源配置明显制约受阻，档案管理人员，业务责任意识不强，过多沿用传统模式，档案工作理念、模式、方法创新能力不足，无法引领重点项目档案由单一的管理（保管）进一步向管理、服务的规范化、精准化等领域拓展和发展。

（三）管理人员人员素质偏低

当前，地方重点项目管理部门对档案工作的认识基本还停留在对纸质信息资料的整理、归纳、保管等基础层面，客观降低了档案管理人员从业门槛，相关档案管理基本处于无专人、无专业、无处用的“三无”境地，重点项目建设档案管理人员素质参差不齐、能力不强，对于档案管理工作的认识较肤浅，基层重点项目档案管理人员普遍存在缺乏常态化的档案业务培训经历、档案工作专业水平不高、执行档案管理目标能力较弱等问题，导致大量地方重点建设项目档案的完整率、准确率、归档率和案卷质量合格率无法达到国家档案管理标准。

二、加强地方重点建设项目档案管理的策略

（一）进一步提升地方重点建设项目档案管理水平

为确保档案“应归尽归、应收尽收”的有效落实，构建起覆盖面广、内容丰富、形式多样、结构优化的档案资源体系，在地方重点建设项目的档案管理工作中，要切实引进电子、信息化等新型技术手段，加强计算机在档案管理中的功能应用，配齐配全配好信息化软硬件设施，为档案规范化管理插上便捷的翅膀。新技术在档案管理工作中应用既是机遇，又是重大挑战，要将现代化技术在档案管理工作中做强做优，发挥实效，通过人员与技术的磨合不断加强了解新型档案管理工作要求与问题，掌握信息化技能，实现档案管理与信息技术相融合，摸索构建符合自身管理发展需要的档案信息管理系统，使现代技术在档案管理中的优势最佳发挥。同时在现代信息技术介入档案管理时，要特别注重安全防范，高度重视档案的保密性与规范性，防止档案因现代工具运用不到位出现泄漏或丢失。因此，要同步做好加密系统管理建设，定期检查维护电子档案管理系统，完善档案电子签证系统登陆功能，深度保障档案安全。

（二）进一步健全重点建设项目档案管理工作规章制度

档案管理工作实现规范化目标的基本前提是健全的档案管理工作规章制度和权责明晰的档案管理工作体系，以便有效约束指导档案管理工作，有力推动管理和服务水平显著提升。同时针对基层重点建设项目数量多、项目名称重合度高的特点，在档案归档架构的时候要建议尽量要注意做到两个规范统一：一是规范统一分类号，确保地方重点建设项目档案检索的查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，应当根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出符合地方重点建设项目管理特点的具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且要区域内档案管理人员要统一认识、统一标准，如在档案归档可以参考省十四五规划重大项目库的标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。二是规范统一题名，保证国家重点建设项目档案检索的查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名，如采用省重大项目申报填报的统一模版格式。在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。

（三）进一步加强重点建设项目档案管理队伍建设

在新形势下，档案管理工作人员是档案工作规范化推进的主要责任主体，也是国家重点建设项目档案规范化管理的直接责任人，其专业素质能力高低直接关系到档案管理工作的优劣。因此，地方重点项目管理部门要配备专业档案管理部门，同时采取切实可行的办法，有效、全面地提升档案管理工作人员的素质水平，奠定档案管理工作人员基础。一是常态化开展档案管理人员培训，采用线上线下相结合、操作与理论相合形势对各行各业档案工作人员进行业务培训；二是建立档案工作人员正向激励机制，加快档案职称改革力度，鼓励基层档案工作者积极参与“档案专家”“档案工匠”的评选活动，引导机关事业档案工作人员深入钻研档案管理、提升技能。

结束语

对标“十四五”及二0三五远景目标规划，地方的重点项目建设作为地方经济发展的支撑和抓手，在开展重点项目建设档案工作中，需要按照重点项目自身的特点，充分利用计算机技术及网络技术，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，做到既能节约开发资源，又能提升重点建设项目档案管理和服务的效率和水平。

参考文献

[1]胡红；朱春瑜；谈档案管理的基础工作与档案管理的现代化[J]；镇江高专学报.2012，7（3）：40-42.

[2]周宇飞；在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J]；办公室业务，2013，11：83.

[3]杨凤仙.国家重点建设项目档案管理问题研究.云南档案，2009-09-20.

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