新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析

新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析

迟玉荣

内蒙古自治区通辽市开鲁县人力资源和就业服务中心  内蒙古通辽市 开鲁县  028400

摘要：随着我国的全面改革，整体经济水平不断提高，档案管理的重要性也越来越大。事业单位包含了大量优秀人才，这也是促进我国发展的基本领域。因此，事业单位应更加重视档案管理，明白其作用，并将其充分发挥出来，这样才能更好地发挥人才价值，推动单位不断进步。

关键词：事业单位；文书档案管；问题；策略

事业单位在工作中会形成大量具有开发利用价值的文书档案信息，这些文书档案信息不仅是事业单位工作成果的重要载体，而且在服务经济社会发展方面发挥着重要作用。新形势对事业单位文书档案管理的效率提出了更高要求，特别是随着网络信息技术的不断发展，事业单位在文书档案管理中需兼顾质量和效率。

一、事业单位做好文书档案管理的重要性

文书档案是事业单位的一种重要信息资源，直接影响到事业单位的重要决策，因此应给予其高度重视。①文书档案是一种重要的信息凭证。众所周知，一般文献内容具有主观性，而文书档案不同于一般文献，它是对员工个人信息和事业单位工作的真实记载，具有强烈客观性，法律作用明显。②文书档案弥补了国家档案的不足。事业单位的文书档案是国家档案的重要组成部分，由于一些国家档案信息并不详细，此时事业单位的文书档案信息便很好的弥补了这一缺陷。③为社会提供信息服务。事业单位的文书档案信息较全面地记载了事业单位的各方面信息，能较好的为我国社会主义市场经济发展提供信息服务。

二、事业单位文书档案管理中存在的问题

1、重视度不足。通常，文书档案管理中最关键环节是分类与归档，但随着现代化技术的不断发展，数字化、信息化技术的应用，在为行业注入活力的同时，也为整个文书档案管理带来了更多挑战。单位领导对文书档案管理缺乏重视，导致此岗位人员配置出现空缺，这也使现有工作人员难以和其它工作岗位享受同等待遇，久而久之，这些工作人员易滋生懒散、懈怠工作情绪；另外，重视度不足也会影响事业单位文书档案管理缺乏现代化技术的引入，导致管理手段仍停留于传统领域，使其缺乏科学化技术和理念。

2、管理水平低。当前，我国事业单位中仍有一些档案管理人员未进行专业、系统的档案知识培训，因此，对档案管理相关知识不够了解，包括档案材料收集、归档、整理、装订及管档要求、档案重要性等，这就导致文书档案管理水平低。同时，大部分档案管理人员身兼数职，所以对档案管理工作无法投入过多精力，只是将材料放入档案盒，而未及时整理、归档，对于归档的材料，也不够准确、真实，这就给档案管理带来了严重影响。

3、管理人员专业素质及能力低。众所周知，由事业单位档案管理工作性质决定了相关工作人员必须具有良好的专业技能及自觉的职业素养。但我国当前事业单位虽然也按要求设立了较稳定的档案管理人员，但这些人员一般从其他科室抽调，常身兼数职，并不能完全投入档案收集管理工作中，因此不能及时规整档案，并且这些人员并未经专业档案知识培训，对档案管理流程、要求都不太了解，且档案收集意识薄弱。

三、新形势下事业单位文书档案管理策略

1、加强对文书档案管理的重视。新形势下，传统文书档案管理受到了大数据技术和信息化技术的冲击，使事业单位文书档案管理面临很大挑战。因此，若想更好地提升事业单位文书档案管理质量，先要提升对文书档案管理的重视度。一方面，事业单位管理者只有明确文书档案管理的重要性，才能对后续管理提出正确决策，进而在新形势下，结合外部环境发展，不断完善自身文书档案管理工作；另一方面，有关工作人员也应加强对文书管理的重视度，在实际工作中充分发挥自身能动性，收集及管理事业单位文书档案，进一步分析、归类、利用，让文书档案管理能在事业单位内部管理中发挥最大价值。

2、不断提升管理人员素质。文书档案管理是一项繁杂、庞大的工作，对广大档案管理人员而言，此项工作工作量大，专业性强。因此，事业单位在招聘文书档案管理人员时，应选择责任意识强、工作热情高、有奉献精神的人，除具备这些素质外，还应要求档案管理人员具备一定专业理论知识及科技知识，进而使事业单位文书档案管理向着科学化、规范化及现代化方向发展。事业单位不同于其它商业性单位，其服务性更强，做好文书档案管理将有助于事业单位高效运作。

3、恰当地应用现代化技术。在新时期，现代信息技术已广泛用于事业单位文书管理工作中，进一步改进了档案管理方式。在后期工作中，更要将档案管理与现代信息技术相结合，在管理中融入现代化先进管理手段，使档案管理效率与质量提高。在档案管理时，建立其新型的数字化、一体化管理模式。另外，将档案管理与现代信息技术相结合时，提供更加科学准确的资料，为事业单位决策者提供合理参考意见。使用信息技术等新型管理模式对档案管理工作的各环节进行统一管理，从而促进新时期档案管理水平的提高。

4、完善管理制度。其是新形势下事业单位文书档案管理的重中之重，在完善管理制度时，事业单位还应注重形成对等的惩罚制度，从而能使管理人员在获得激励的同时能更加明确自身职责。此外，为使工作责任感更强并可确保管理工作的有序进行，事业单位在完善建立管理机制时，应充分考虑管理人员个人人格和发展等方面的追求，把文书档案管理各方面均纳入到考核评定指标中。另外，在完善管理制度时，事业单位应注重针对业绩较突出、工作能力较强等管理人员，给予其优秀的晋升机会并通过物质和精神双重鼓励方法，使档案管理人员以更加积极的态度面对工作，并能以更高责任感不断提高管理质量。

5、强化文书档案管理基础工作。由于当前我国各项经济事业都在快速发展，各大事业单位文书档案管理基础工作十分重要。档案管理基础工作需持续大量的投入相当数量资源，有效大量的资源投入才能夯实档案管理工作内容，更好的推动档案管理工作的健康运行。物质与资金是保障各项事业平稳运行的基础，同样，只有基础工作做好，后续工作开展才会得到保障，才能创造出更大更多经济效益，从而实现单位物质和资金的良性循环及健康发展。当前，各大事业单位对文书档案管理重视度逐渐加强，但其规范化和科学化意识并不是很充分，对加强文书档案工作的方法和实施步骤还未全面掌握。文书档案管理基础工作至关重要，其中基础设施的采购是最为关键的环节，如网线、计算机设备、档案管理软件、办公设备等，这些设备设施的充足保障是档案管理开展的基本要素，其严重影响着档案管理的具体实施和实际操作。事业单位档案管理需领导层面的高度关注，从根本上加以重视，从档案管理工作的更深层次进行调研，根据其运行原则和发展规律进行科学系统的规划。想要做好文书档案管理工作，必须从基础工作入手，档案管理人员应从档案录入、整理、存档等方面入手，以严谨、认真、富有责任心的工作态度投入其中，从自身业务能力方面高标准严要求，对工作中出现的错误及时改正，对可能存在隐性失误深挖纠正，避免相应问题的再一次发生，杜绝专业范畴内的一切失误及错误行为。

6、积极创建新型文书档案管理模式。当前，我国社会主义市场经济体系不断发展壮大，传统文书档案管理模式也受到了猛烈冲击，因此应积极创建新型文书管理模式，实现从封闭型到开放型的变革。多元化的经济组织形式成为常态，新旧文书制度正在交替，事业单位文书档案管理不能墨守成规，不能将目光只放在文书档案管理方面，还应根据市场经济发展需要，构建具能较好服务当前社会经济发展的文书档案管理部门，又不仅局限于事业单位内部，还应逐渐涉及所有社会事业，使文书档案管理服务能为社会提供更多更好的服务。

参考文献：

[1]聂建光.关于新形势下事业单位文书档案管理工作的初浅思考[J].才智,2020(15).

[2]刘国萍.新时期加强事业单位文书档案管理的思考[J].赤子,2017(22).