档案管理中电子文件归档格式管理策略

档案管理中电子文件归档格式管理策略

周建波

清远市供排水处理中心,广东 清远 511518

摘要：本文介绍电子文件归档实现了电子文件价值的评判和增值，探讨电子文件归档体现为电子文件管理形态的变化，分析电子文件归档格式管理面临的问题，最后提出电子文件归档格式管理策略。

关键词：档案管理；电子文件；归档；格式管理

引言

    归档是指将处理完毕且具有保存价值的文件经系统整理后交档案室（馆）保存的过程。它不仅是档案管理的一项重要业务，而且是文件价值评判、文件管理形态变化、文件管理权责改变的一个重要标志。无论是纸质文件还是电子文件，归档都是十分重要的环节。下文主要探讨电子文件归档格式管理策略。

1.电子文件归档实现了电子文件价值的评判和增值

    虽然电子文件有着某些不同于纸质文件的特性，电子文件价值的发挥的确也存在着一些不同于纸质文件的表面特征，比如电子文件由于其信息和载体的可分离性的特点，能够同时在多个地方被多方获取利用，当它们在发挥第一价值的时候，也可能正在广泛地发挥着其历史凭证价值。但这并不影响电子文件表现出来的价值类型（即第一价值和第二价值），也不会影响其价值变化的根本规律。基于这一点来说，电子文件跟纸质文件一样，可以视归档为其生命周期运动的重要转折。归档是将具有保存价值的文件经系统整理后交档案室（馆）保存的过程，所以电子文件通过归档这一步骤，能够更明确地体现自身从第一价值进入第二价值的转变，同时也是使电子文件日后能够长久发挥自身价值和实现自身功能的重要过程。

2.电子文件归档体现为电子文件管理形态的变化

    电子文件形成后，由于它需要被频繁地使用，经常处于四处流动的状态，作为电子文件形成者的办公室等部门，很难对这些电子文件进行一个彻底的管理，这些文件始终处在混乱无序的状态下。当电子文件的现行期结束之后，档案室和档案部门对这些文件进行了价值鉴定，把这些文件中具有保存价值的部分统一收集并且最终归档保存，其他则进行销毁处理，使这些文件得到了系统的管理，所以不得不说，电子文件归档结束了电子文件归档前流动无序的管理状态，实现了电子文件的长期有效的统一管理。

3.电子文件归档意味着是电子文件管理权责的交接。

    在纸质环境中，一份文件产生后，由形成者负责保存管理，不论是文件实体还是文件所包含的信息内容，都完全属于形成者。随着文件的第一价值的削弱，文件需要经过鉴定进入归档保存这一程序时，它的的管理权限就随着实体一并被移交到档案馆。电子文件也是如此，虽然电子文件管理权限的转移并不一定伴随着实体的移交，档案部门不一定靠对电子文件的实体的拥有来实现对管理权限的掌控，这种情况下，电子文件的逻辑归档方式出现了，通过逻辑归档，电子文件的实体和权力都交接到了档案管理部门。所以电子文件的归档的两种方式，使得电子文件的管理权责发生了转移，电子文件最终将由档案管理部门全权管理。

    然而，电子文件因其形成规律和记录方式的特殊性，其归档的时间、内容、形式和要求等会有很多的不同。例如，归档工作会被提前到电子文件的产生阶段。由于电子文件本身的一些特点、载体形式的多样性以及对计算机管理的特殊要求，决定了电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

    与纸质文件归档不同，电子文件的归档还分为逻辑归档和物理归档两种方式：逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档又可以进一步分为脱机和联机两种归档模式，即将电子文件卸载到脱机保存的载体上，或者通过网络将电子文件转存到由档案部门控制的计算机设备上。

3  电子文件归档格式管理面临的问题

    电子文件格式的发展离不开管理手段的介入，通过对我国电子文件归档格式现状的梳理，可以看出目前在实际工作中对格式的选用还未统一，格式的管理尚不完善。

3.1  管理观念存在缺陷，忽视格式特性

    系统来看，格式的管理观念决定了格式将会以怎样的管理手段进行管理，在整个格式管理流程中起到决定性作用。可以说，如果管理观念出现偏差，那么后续管理手段和工具无论再先进，也很难对格式进行有序且有效率的管理。

    电子文件时代的到来使对文件和档案的管控措施从原来的只关注最后成果提前到了文件的形成阶段。“全程控制可保证电子文件在整个生命周期受到严密控制，通过电子文件的生命周期理论可以清楚地看到电子文件的两个明显的特定集散性和非线性。只有实施全程控制才能找到针对性的措施做好电子文件的管理。”

    同时，不能有针对性地使用格式也是问题之一。格式的选择一方面因为备选格式差异不大，另一方面也与相关部门的求稳心态有关，一般更注重格式的通用性而非与各类电子文件的适用性，这就势必会使一些文件不能以其最合适的格式进行归档。

3.2  标准规范体系建设不完善，落实力度较弱

    相关标准规范是档案部门格式选取的首要依凭，标准的缺失和落后会使实际的格式管理缺乏指导，为电子文件管理带来阻碍。目前关于格式，还尚没有完全针对格式的标准出台，但是在部分电子文件相关标准中都有提及电子文件的存储或归档格式，同样可以对电子文件归档格式的选取进行指导。

    目前我国档案管理所遵循的电子文件归档格式的规定大多数来自于《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）这一国家标准中，但是值得注意的是，该标准并不是一个专门用以指导格式管理的标准，而是一个关于电子文件、电子档案所涉及主要业务环节的管理要求，格式只是电子文件归档程序中被提及的一个方面。不仅仅是《电子文件归档与管理规范》这一种标准，其余有关归档格式规定的标准也是如此，涉及到格式的标准类别五花八门，而这些标准中对格式的规定一方面存在着泛化的现象，如一些标准规定电子文件应采用通用格式进行归档，而对于何种格式可以被归类为通用格式却并不加以规定，同时另一方面不同标准对格式的要求往往相左，使档案部门无法确定应该遵循哪个格式的规定，例如有关版式文件格式的规定，在大力推行我国自主研发的版式格式OFD的基础上，《政府服务事项电子文件归档规范》（DA/T 85-2019）积极响应号召，规定采用OFD格式。但是很多标准都有将PDF 列为版式文件的归档格式，那PDF格式是否可以成为备选格式、选用PDF格式进行归档后如何进行档案业务交接等问题就都待商榷。

   可以分析出许多标准在制定时也并没有对之前已有标准进行充分的了解，不同标准之间规定产生偏差，会使档案部门对于格式的选择缺乏清晰的认识，从而会使电子文件的管理工作产生混乱，为档案部门的实际工作带来困扰。

3.3  缺失管理工具，技术应用程度较低

    电子文件的格式归根到底是一个偏重技术性的命题，格式的发展离不开技术手段的不断革新。一方面电子文件格式的更新换代比较快，一旦新格式出现，使用旧格式的电子文件可能会面临无法读取的风险。并且随着格式的读取软件不断升级，旧版本的软件也无法识读新的格式，这都是因为技术发展没有跟上格式及其软件的发展速度造成的。技术发展不及时会造成部分历史文件因为没有读取设备而难以被读取，同时一些涉及保密领域的电子文件往往会采用加密的方式制发和传递，这种加密文件对读取软件和操作平台的要求较高，而如果这部分文件在归档时没有将读取软件一同归档或者因为技术发展水平不够，档案部门无法使用读取软件，则加密文件就面临无法读取的境地。

    另一方面，技术水平直接决定了格式及其相关系统的开发，只有依托于先进的技术，我国自主研发的文件格式才能有更多的特色和优点，诸如更好地平衡文件的压缩率和失真度之间的平衡、增强格式的表现力等等。我国自主开放格式标准UOF的研制过程也证明了技术水平就是核心竞争力，项目从2000年就开始筹划，历经七年的研究正式被批准成为国家标准，然而该标准出台无法改变人们对于微软的依赖，也并没有能取代原有由微软公司把控的办公软件领域的地位，最终被微软的OOXML标准抢先成为国际标准，从此UOF项目便被搁置至今。可以看出我国电子文件管理整体的技术水平与国际相比还尚有很大的进步空间，格式管理作为电子文件管理的一个构成部分，目前还并没有亮眼的表现出现。格式相关技术手段包括格式登记系统与格式开发工具。

4  电子文件归档格式管理策略

4.1  推进电子文件格式管理相关理念的普及

    电子文件格式的管理思想在很大程度上直接决定了格式管理的效率和水平。归档格式选择与管理并不是单独存在的问题，要将电子文件格式的管理纳入整个电子文件管理体系方能得到解决方法。

    不同的使用目的会使电子文件采用不同的格式。如果以利用为主要目的，则选取格式时应更多注重格式是否便于电子文件信息读取；而如果以保存为主要目的，则选择格式的着眼点更应落在格式是否能保存电子文件原貌上。以图纸文件为例，可以选择采用DWG格式和 PDF格式进行归档，其中DWG格式是图纸文件的形成格式，该格式可以直接通过制图软件打开便于修改，而PDF格式则不支持修改，相对的以PDF格式存储的文件体积更小，查看更为方便。所以对图纸文件而言，适合利用的保存格式是DWG格式，而适合长期保存的则是版式固定的PDF格式。所以明确档案保存目的对于格式的选择尤为重要，尤其对于需要高保真度的工程图纸文件、医学文件以及有重要领导人亲笔签名的批示文件，要以高精度的文件格式进行保存，避免因为节省存储空降而选错格式的情况发生。同时如果某份文件，其保存目的和利用目的都是主要目的，如工程竣工图等设计文件，在归档保存的同时也需要方便浏览，那么可以考虑对于这部分电子文件进行双格式归档。

4.2  完善电子文件归档格式规范化建设

    目前我国已有标准规范对格式的规定稍显混乱，而标准规范的不健全相应的导致电子文件格式管理无法得到有效的依凭，格式管理规范化程度不高，使大多数档案部门对格式的选择往往是依据前人经验的“继承”，而不是自主根据需要进行的“选择”。要想对电子文件归档格式进行统一管理，离不开对文档格式的规范化建设。

4.3  推动格式管理技术手段的研究和推广

    技术手段的运用是格式管理必须顾及的方面。格式管理对于技术的依赖性较强，纵观世界先进格式管理手段，无论是电子文件格式登记系统还是格式管理软件都依托于强大的技术支持。

    格式转化是保证电子文件格式符合要求，便于电子文件长期保存的必要手段之一。格式的转换通常发生于两种情况下，其一是电子文件的形成格式或传输格式与归档所要求格式不匹配，需要转换格式才能被归档系统接收；其二是部分历史遗留电子文件，因读取软件的更新换代导致目前没有软硬件可以识读，格式已然过时。前者的转换相对较为简单，通过格式转换工具将不适配格式转换为所需格式即可。后者的转换则需要遵循一定的规则，因为对于过时格式而言，转换最主要的目的首先是可读，并且因为技术的原因，部分过时格式无法一次性转换成现今主流格式，所以过时格式的转换并没有强烈的目标格式。其转换应遵循第一由专有格式向开放格式转换，例如PDF格式、OFD格式；第二由非标准格式向标准格式转换，例如 XML 格式；第三由非主流格式向主流格式转换，例如DOC格式。

4.4  提升电子文件归档格式的易用程度

    格式是电子文件象征着对外进行使用的一个方面，对于归档格式而言，无论是追求通用开放或者是安全便捷等，最后的落脚点都在格式便于被使用，也就是易用性上。随着技术水平的稳步发展，对于电子文件归档格式易用程度的推进也应是格式未来发展的重要方面。

5 结束语

    随着技术水平的不断发展，电子文件相关管理知识已然成为档案工作人员必备的基础性知识之一，对于不同格式的了解同样应该纳入进档案工作人员的知识储备库中；其次需要全面规范电子文件归档格式的使用，上到法规政策的制定下到实际工作中的格式选用都需要予以重视；再次需加强格式管理相关技术手段的研究与推广，格式的形成与使用依赖于技术手段，促进技术手段的使用和革新可以对格式管理起到正向推动作用；最后需要加强电子文件归档格式的易用程度，归根结底对于归档格式的规定都是为了使电子文件能够以更为安全稳定的形态归档保存，从不同层面促进归档格式易用程度的增强是最直接有效使格式发挥作用的渠道，同时更是格式今后发展的必然方向。