档案管理的问题及优化路径探讨

档案管理的问题及优化路径探讨

刘鲁建

博兴县政务服务中心  山东省滨州市  256500

摘要：档案管理是记录社会发展,记录各行业生产活动以及经营活动的重要载体,因此需要不断强化管理能力。随着经济社会的发展,档案管理受到了各领域的重视,只有不断提高档案管理质量,才能推动行业在市场的中的发展,让各行业科学发展,然而在实际管理工作中还有很多问题没有得到解决,这影响各行业在市场中的长期发展。尤其是在信息技术发展过程中,更需要及时更新档案管理模式,积极应用信息技术于管理工作中,以此充分发挥档案资料的推动的作用。当然,在成熟的网络信息环境中,档案管理人管必须要不断学习、改革、创新,抓住机遇推动档案管理的可持续发展。

关键词：档案管理；问题；路径

1企业档案管理的重要意义

企业档案是企业创建、发展的过程，是企业历史的载体，是企业各阶段生产经营活动的真实反映，也是技术知识成果和文化与价值观的累积，是企业的一种精神财富。在知识经济与信息化快速发展的今天，档案在企业发展过程中发挥着至关重要的作用。

做好档案管理有助于企业强化技术和知识储备，保护知识产权和商业秘密，增强企业抵抗风险的能力。同时，档案记录了企业成长历程中的成就和失败教训，对当前企业的经营情况能够予以系统梳理，有助于各项工作的顺利开展，提高管理效率。档案是企业管理人员筹划决策的重要依据，可以为企业发展指明方向。

2档案管理中存在的问题

2.1对档案工作的认知不足

在社会发展中,依然有很多事业单位和企业不重视档案管理工作,缺乏相应的管理意识,不能全面认识档案管理的相关内容,从而忽视档案管理工作的重要性和发展价值。比如在改革开放初期,部分事业单位没有科学保管工程技术方面的档案资料,对于内部工程管理人员的管理制度不全面也不够严格,最终造成事故频发,浪费大量发展资源,导致单位竞争力直线下降。且产业产能过剩,造成了大量的经济损失,甚至很多事业单位就此倒闭,相关工作人员成为无业游民,制约着社会的稳定发展。

2.2文件存储信息安全风险凸显

大数据时代，数据信息的使用将更加广泛，内容将更加复杂。随着数据使用范围的扩大，档案文件综合数据也存在一定的信息安全隐患。如何区分普通用户和特殊用户，如何保护机密文件信息，如何防止档案信息被滥用，都需要在档案数字化管理的综合技术建设中有所体现。如果用户随意使用文件中的信息，也会导致文件结构中某些信息的泄露或文件的任意使用，造成一定的不利影响。因此，在综合平台建设和档案大数据平台的组成中，应注意设置标准化的防火墙和权限。传统的档案信息其内容大多以纸质文件呈现，信息泄露可通过单一方式杜绝。但在数据信息平台下，在使用便捷的同时，加大了信息泄露风险。如果平台窗口没有得到很好的保护，文件信息可能被黑客破解，导致重要的文件内容无法安全保存。此外，在文件用户的分类和要求上，还要注意用户的身份差异。一些高度机密的内容只能在获得高级许可的情况下使用。同时，用户下载的文件内容如有修改或增减，应及时上传并做好记录。

2.3档案管理方法亟待改进

随着企业规模的扩大，企业所需管理档案的信息量逐渐增大，工程数据、图纸标记、技术参数、施工日期、签字等资料都需要归档存放，应用传统的企业档案管理方法显然难以完成庞大的信息量汇总整理任务。传统的手工档案管理是将相关文件和资料汇总，填写表格进行登记，然后使用档案袋进行封存，这种做法无论是归档还是查找信息，速度都非常慢，且工作量很大。由于工期紧张或人员不足常常导致信息收集不全、不及时，甚至有的工程已经竣工，其相关工程资料没有完成归档。同时，纸质资料由于保管不善，有可能造成重要资料的遗失，为后续的查找带来困难。部分企业虽然实行了档案信息化管理，但由于设备使用不到位或人员信息技术所限，网络共享平台无法建立，资料信息化管理水平低。在软硬件缺乏有力支撑的情况下，要想实现档案信息的内部共享难度较大，这在一定程度上制约了档案价值的充分发挥。

3优化档案管理工作的路径

3.1正确认识档案管理工作

当前,大部分事业单位领导人员对档案管理的认知程度不高,因此投入的资金不足,管理人员的管理能力较弱。这说明了在单位的发展过程中并没有意识到档案管理的重要性。如果档案管理工作失去相应的资金支持,则管理工作难以在市场竞争激烈的情况下顺利进行,因此只有在档案管理工作中投入足够的资金,才能不断提高档案管理的质量,保证管理工作的价值得到充分发挥,从而确保单位能够顺应时代的发展。对此,相关管理人员要全面认识档案管理工作的含义,提高档案管理人员的工作意识,强化工作人员的综合能力,从而体现档案管理工作的重要意义。此外全面认识档案管理工作后,要及时根据发展情况建立合理的管理系统,优化档案管理流程,确保在发展中充分利用档案资料的价值作用。

3.2实现档案集成管理

在档案与文件的整合中，应强调档案的集成管理，还应进一步完善文件的集成存储平台。在档案信息的采集中，不仅应统一采集流程，还应有数据导入窗口。做好对信息的统一采集和管理，便于后续的数据分类处理和数据信息的筛选。在集中的数据文件管理要求中，数据的使用应更加统一。当文件管理员检查数据时，他们可以快速找出问题所在。此外，档案集中管理整合档案和文件信息处理的多个部门，整合与档案和信息内容相关的多个平台，可最大程度地简化档案处理流程，使档案处理更加有效、方便、简单，突出数字化档案管理的理念和意义。

3.3推进档案管理信息化，优化档案服务功能

首先，企业要加大硬件投入，更新电子化档案处理设备，为档案管理信息化提供物质保障；其次，引进先进的电子化档案管理系统，为档案信息的收集和查询提供便利；最后，配备专业的电子化档案管理人员，使其熟练操作电子档案管理系统，有效维护系统的安全与稳定。在电子化档案管理过程中，应具体做到在保证文件归档质量的前提下，优化文件的数字化管理过程，重构现有的文件采集与归档过程。在不同的项目管理阶段，从不同的渠道搜集的纸质、电子文档，必须做到文档的类型、格式一致，以保证使用者的浏览正确、文档的内容清楚、图纸的核对可靠性强，方便电子档案与相关的纸质档案之间的对应检索，实现档案管理系统的信息共享。

新一代信息技术的应用，实现了文档的实时采集和上传，大大提高了数据采集、整理工作的效率和精准性。借助信息化技术，一是能够更好地实现企业的档案查询、借阅；二是为工程质量的统计、维护和后续项目开发提供必要的基础数据和技术支持；三是为企业的领导提供决策依据，使档案服务于企业管理的功能得到优化，从而为企业的发展带来更大的价值。

3.4提高档案管理的流程性和标准性

对于整理和完成配置的内容部分,可以使用成熟且适合的电子网络技术,以此压缩档案管理成本和空间。这一部分的关键是要重视档案管理机制的明确,侧重资源的管理才能将进一步提升档案管理的流程性和标准性。之前的管理机制侧重于行政导向,而行政化的管理不仅会让档案管理流程复杂化,也会让管理流程之间缺乏相应的联系,从而建设重复的档案信息,提高成本投入。而资源导向的档案管理机制的核心是面向信息资源,要求档案管理达到双线管理的相关要求,因为我国档案资源中有很多内容的趣味性、文化感以及历史感比较弱,因此档案管理需要将少用以及不常用的资源进行管理,以此侧重于多用和常用的双线管理机制,从而节约不必要的人力物力资源的浪费,提高现代档案管理的质量和效率,推动行业的健康发展。

结论

企业档案承载着企业的历史和发展，是企业的宝贵财富，加强工程项目档案管理工作对于保存工程的历史、指导和开发新项目具有重大作用。因此，档案管理部门要积极创新管理方法，健全管理制度，加大工作人员培训力度，提升档案管理水平，使档案管理工作更加规范高效，充分发挥档案服务企业发展的价值，推动企业持续发展。

参考文献：

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