浅谈电子档案管理与传统档案管理的利弊

浅谈电子档案管理与传统档案管理的利弊

文晓霞

陕西省西安市雁塔区人民检察院， 710054

摘要：随着我国信息技术的不断提升，传统档案管理方法逐渐被淘汰，取而代之的便是电子档案管理方法，电子档案管理方法不仅可以确保档案的完整性，而且还能防止档案在管控的过程中出现丢失或者记录不完全的现象，并且查阅人员对档案进行查阅时也可以仍然便利，与传统档案管理方法相比更具有优势。但是，电子档案在管理的过程中还有许多问题有待解决，还需要对信息技术进行不断的提升，推动档案在管理过程中的现代化和智能化方向，这样才能使档案在管控的过程中更为安全。本篇文章撰写的内容主要是根据电子档案管理与传统档案管理的利弊进行分析，并对电子档案在管理中存在的问题提出针对性的解决措施。

关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊

引言：传统档案在管理的过程中需要依靠人力对档案进行归纳和整合，并且会采取纸质存档的方式对相关数据进行记录，这样不仅无法保障数据在记录过程中的安全性，而且还很容易出现数据记录错误的现象，因此工作效率会非常低。另外，传统档案在调取过程中的时间比较长，缺少应用的时效性，所以在管理过程中存在许多问题。随着信息技术的不断发展，电子档案管理方法逐渐出现在档案管理中，该方法会使用智能化的方式利用信息技术对档案进行存档，这样不仅可以提高档案在管理过程中的安全性，而且还可以延长档案在保存过程中的周期，同样也可以为调取者节省调取时间，展现其高效的特点和优势。

1.传统档案管理和电子档案管理在应用过程中的共性

档案管理主要是对相关数据加强记录，并且在应用的过程中可以将其进行调取，为应用者提供更多便利性的条件，展现档案在管理过程中的服务性。无论是传统档案管理方式还是电子档案管理方式都是为了满足人们在日常生活中对档案的需求而开展的，因此存在明显的共性。另外，虽然传统档案管理方法与电子档案管理方法相比不占优势，但并不意味着传统档案管理方法一无是处，每种方法在应用的过程中都具有各自的特点，而电子档案管理是新时代社会发展过程中的产物，所以存有现代化发展的特点，相比传统档案更具有优势。

2.传统档案管理和电子档案管理在应用时存在的差异

2.1便利性的差异

传统档案在管理过程中会利用人力对庞大的数据进行归纳和整合，并且采取纸质的方式对复杂的数据进行记录，长此下去，记录的纸质比较多，那么在查阅信息的过程中就需要耗费一定的时间，所以想要对纸质信息进行调取，还需要提前做准备，这样才能使信息在应用的过程中具有时效性的特点。电子档案在国立过程中是通过智能化信息技术对信息加强记录和管理，减少人力在操作过程中的输出，并且也能提高相关信息的记录过程中的效率，当人们想要对信息进行调取时，可以随时随地对其进行调取，不仅可以展现其便利性的特点，而且还能让信息在利用的过程中增强应用性和时效性，所以电子档案管理方式相比传统档案管理方式更具有优势，更能凸显时代性的特征。

2.2保护性的差异

两种档案管理方式保护性的差异是非常大的，传统档案管理过程中主要是对纸质信息进行保存，而这些信息在保存的过程中很容易出现丢失或者受到损坏的现象，例如，如果存放纸质的环境温差过大或者防火，防虫等相关工作没有做到位，那么很容易在保存的过程中对相关信息进行破坏，导致信息出现过度损坏，无法增强其利用性。电子档案管理方式在开展的过程中会将众多信息通过媒体设备进行保存，将庞大的信息收入到文件中，可以防止信息在保存的过程中出现损坏或者丢失的现象。另外，受网络环境的保护，许多媒体设备存有防火墙或者杀毒软件，可以有效的防止不怀好意的人对信息进行篡改，让信息在收保存的过程中增强其安全性，并且增强信息在利用过程中的利用率。

3.电子档案管理方式在应用过程中对风险的管控措施

虽然电子档案在管理过程中具有许多优势，并且能够增强各项信息在应用过程中的效率，但是，我国信息技术在发展过程中仍与其他发达国家有一定的差距，发展还不算全面，所以还需要对信息技术在使用过程中存在的风险进行严格的管控，这样才能确保档案信息在管理过程中更加安全。例如，电子文件在进行保存时，需要对电子文档进行备份，备份的形式可以为纸质版，或者再建立一个备份文档。因为有些文档在媒体设备中进行储存时很容易被误删，导致全部信息缺失，如果存有备份，那么即便是将信息文档进行删除也可以对文档信息进行恢复。另外也需要在文档保存的过程中最重要的信息或者特别的信息进行备注，这样在调取和查看的过程中便可以一目了然，增强信息在利用过程中的利用率，增强电子信息管理方式对信息保存时的效率。

除了要在信息进行保存的过程中加强严格的管控外，还需要对电子文件归档技术进行加强，如果在这一方面可以得到有效的管控，可以防止电子文件在保存的过程中存在安全问题。因为有些黑客会利用网络技术对文档信息进行盗取，或者利用黑客技术对文档信息进行篡改，如果能够再加强管控的过程中，对电子文件归档技术进行增强，对电子文件防护措施进行提升，这样不仅可以使电子文档在归档的过程中具有保密性的特点，而且还能增强其安全性，防止不怀好意的人群将信息内容应用到不规范的方位，让电子信息管理方式在开展的过程中可以更加顺利并取得良好的效果。

结语：综上所述，随着时代的变革，电子档案管理方式逐渐代替传统档案管理方式，不仅可以增强档案在管理过程中的安全性，而且还能提高档案在调取过程中的效率，增强档案在利用过程中的利用率，展现电子档案管理方式在应用过程中的作用。另外，还需要对电子档案管理方式进行增强和完善，解决在运行过程中存在的一些问题，这样才能使电子档案管理方式在应用过程中更加顺利，提高档案管理的整体质量。

参考文献：

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