基于云计算的高校档案信息化建设研究

基于云计算的高校档案信息化建设研究

王新  

长春市建筑职工业余大学  130062

内容摘要：云计算为实现高校档案信息化的发展提供了广阔的空间，使得高校档案的建设呈现出智能化的发展倾向。如何充分发挥出云计算的优势促进高校档案信息化的建设，为高校提供档案信息化的高效与便捷管理方式，是一个值得研究的课题。本文正是基于对云计算的档案信息化管理应用研究进行实践探索，针对信息化构建中存在的问题提出加强软硬件设施的配备、加强基于云计算的高校档案信息化管理以及完善云计算档案信息管理系统的服务性与安全性等措施，将对高校的档案信息化建设起到一定的现实影响。

关键词：云计算  高校档案  信息化  建设  构建

云计算是计算机技术和网络技术相结合且具备较高计算能力和超大存储空间的产物，由基础设施和平台服务以及软件三层结构组成。在当今云计算已经深入生活带来各方面便捷的情况下，云计算为实现高校档案信息化的发展提供了广阔的空间，使得高校档案的建设呈现出智能化的发展倾向。如何充分发挥出云计算的优势促进高校档案信息化的建设，为高校提供档案信息化的高效与便捷管理方式，是一个值得研究的课题。因此，作为高校档案信息化建设中的一员，应正视云计算档案信息化建设中存在的问题，充分运用云计算的管理优势，突破传统档案管理的局限性，使得高校档案信息化管理工作向着安全智能的方向发展。

1 高校档案信息化建设的现状

云计算主要提供可扩展的计算与存储服务，其对于相关数据的保存安全系数较高，能实现对重要数据的有效控制与管理；在数据的分析方面，远远超越了普通计算机所能发挥的性能，极大地简化了档案管理人员繁琐的工作内容；在数据的共享层面，云计算具备其他信息平台所不能做到的及时性便利，使得高校档案管理人员可以不受到时间与地点的限制，及时进行档案管理数据的分析与共享，大大提升了数据信息的使用效率；而且云计算的运用可以说是当前最为经济的数据管理平台，高校档案管理人员只需通过简易的云计算用户端，就能实现档案管理信息化的全覆盖。当下各高校档案管理部门早已意识到云计算在档案信息管理中存在的优势，只是由于软硬件设施以及统筹管理经验的缺乏，使得云计算与档案信息的关联性建设还存在着诸多问题，例如在档案信息资源的组织与利用方面缺乏行之有效的方法，档案信息资源还处于分散状态，没能实现信息的及时共享等。这些现状都制约了高校档案信息化建设的进一步发展。  

2 云计算背景下高校档案信息化建设存在的问题

2.1 软硬件设施配备相对缺乏

高校档案管理的信息化建设对硬件设施的要求是最基本的，要有完备的计算机硬件设施，然而这些基本设备的淘汰之快，远远达不到现在云计算相结合的档案管理要求。在软件的使用安装方面，也存在着版本滞后的问题，尚不能安装最新软件以适应云计算技术结合的新型档案管理体系。另外，软件设施的缺乏还表现在信息安全问题方面。云计算平台中存储的用户档案资料信息，很可能被网络黑客攻击并进行非法利用。因为高校档案信息化建设的云计算平台，一般情况下对网络安全投入的资金较少，不能达到类似金融机构的防护级别，暴露出一些信息安全的问题，故而有进一步加强的必要性。

2.2云计算平台与高校档案信息化的构建尚属起步阶段

在云计算使用普遍的“云时代”，高校档案信息化建设巧妙利用云计算平台的超大信息资源，是高校档案管理顺应时代需求的必然选择。云计算在高校档案管理中所起到的作用重点在网络技术、人工智能的运用方面。正是“云计算”发挥其强大的计算整合功能，把繁杂的计算、存储与管理环节变得简单便捷。当然理论上这二者的关系建立非常容易，但在实际的操作中云计算和高校档案管理模式的建立还需要一个逐渐完善的过程。这也是下文中要重点解决的问题。

2.3 档案管理信息资源无法共享

云计算在高校被普遍使用，也实现了档案管理信息化的初步构建，但依旧存在着信息检索机制尚不成熟且无法实现资源共享的问题。究其原因主要是因为高校档案信息采集的源头较多，采集方式多样以致于增加了档案信息资源共享的难度；加之部分高校对档案信息化的管理更侧重于硬件设施的建设与软件应用的开发，并不注重档案管理信息资源的共享问题，使得众高校之间无法达成一个云计算平台上的档案信息共享空间。

3 解决途径

将云计算技术运用于高校档案信息化建设中需要一个过程，在初步的建设实践中，尚存在着上文中所述的一些问题，需要我们正视这些问题并且有针对性地进行改进。

3.1 加强软硬件设施的配备

将云计算平台与高校档案信息化建设联合运用的前提是学校的基础设施保障。这包括学校对软硬件设备的及时补充和更换，电脑设施尽量保持较先进的设备型号，应用软件安装最新版本以保证教学效果的更好发挥。针对云计算平台使用中信息安全突出的问题，学校要配备相应的软件防御系统，随时更新升级软件的防护功能，对高校档案管理人员定期进行业务培训，以掌握最新的信息防护技术，自己建立起防护功能强大的网络安全管理体系，加大对杀毒软件与检测网络入侵软件的投入，及时发现云计算平台中存在的安全漏洞并进行实时防护。

3.2 加强基于云计算的高校档案信息化管理

基于云计算的高校档案信息化管理首先要从宏观角度进行云计算的档案管理架构，充分整合云环境下的高校档案信息资源，同时在档案管理工作中突出“云计算”的先进管理方式，建立起信息化建设中高校档案管理的完善服务功能，在技术层面上杜绝档案数据的安全漏洞，提高档案数据管理的安全级别。具体而言，云计算的宏观架构主要是实现数字档案的全面整合过程，包括云计算系统的基本硬件设施如机架或刀片形式的服务器、信息交换以及网络安全保护设备等，而软件管理层面的程序组织则具备了多样化的档案归类与数据分析功能，可以结合高校档案数据建立的具体情况来调节信息资源的建设。就搭建高校档案云计算系统的目的而言，实现档案信息资源的共享是管理工作的重点，为此紧紧围绕这个建设目标，在应用过程中以档案归类的实际情况来调节云计算应用接口，为档案管理平台的统一认证工作提供必要的技术支持，灵活运用云端口与客户端的结合方式，以云计算优势实现高校档案管理的科学优化。

3.3 完善云计算档案信息管理系统的服务性与安全性

基于云计算的高校档案管理应整合云计算的信息资源，结合档案管理人员的实践经验，借云计算新型数据管理计算的优势满足档案管理的切实需要。许多高校正在基于云计算的信息资源共享系统，逐步通过网络资源共享档案信息，其目的是通过信息技术有效地整合和共享大量复杂的档案资源，实现高校档案资源的集成与共享。云计算的档案资源共享系统，对具体功能模块进行了系统流程设计和实现,并将档案按类别进行分类，方便各高校在信息资源的共享方面不受时间与空间的限制，提高高校档案管理信息化建设的效率。在档案服务功能方面，档案信息管理部门应完善各类信息数据，集中化管理档案数据资源，更贴合云计算信息化背景下的管理理念，满足档案使用的多元化需求，为用户提供规范便捷的信息服务。与此同时，在档案资源共享的便利现状之下，尤其要注重完善档案数据的安全性问题，避免信息泄露问题的出现。从技术层面来讲，应当从云计算的应用各环节就做好隐私保护功能的强化，加强档案管理平台的访客验证，以容错备份等方式为档案管理提供有效的安全保障，抵御带有威胁性的网络侵略病毒，全面提升高校档案信息化建设的服务创新与数据安全。

小结：

综上所述，云计算在高校档案管理中的运用不应只局限于存储与数据分析功能，更重要的是为高校档案管理提供完善便捷的信息统一与共享服务，并且能很好地抵御外来风险的攻击。因此基于云计算的高校档案信息化管理建设，其工作的重点是改变传统的档案管理方式，充分发挥云计算的技术优势，实现云计算环境下的数字档案信息资源整合，最大程度地达到高校档案信息化建设的效果。

参考文献：

[1]程结晶.云技术中数字档案资源共享与管理体系的构建[J].中国档案，2013(1)．

[2]黄正鸿.云计算在档案信息化领域的应用启示[J].中国档案，2011(5)．

[3]李金朋，程城，杨国强.高校信息化建设现状与对策分析[J].光盘技术，2009(7)．

王新（1975.1.24），男，汉族，吉林省长春市人 ，
中央广播电视大学本科生，长春市建筑职工业余大学科员，
职称：馆员。研究方向：档案系列。