建筑工程资料信息分类思路及各阶段非归档类信息管理

建筑工程资料信息分类思路及各阶段非归档类信息管理

刘青瑞

广西建工第一建筑工程集团有限公司

摘要：随着我国经济的不断发展，建筑工程规模也在日益扩大，随之而来的是工程数量和质量都有了明显提高。在建筑工程领域中，针对各类档案资料的管理是其重要的组成部分，同时建筑工程档案也是工程竣工阶段必要的文件。良好的建筑工程资料信息管理能为之后的建筑工程建设提供经验，同时也能提高承建单位的实际建筑工程管理水平，有效降低施工成本，提高工程建设的质量。本文从建设单位角度出发，通过梳理建筑工程资料信息分类思路，对建筑工程各阶段非归档类信息管理进行了深入研究，归纳出一套建筑工程资料信息分类方法，可为相关工作人员提供参考。

关键词：建筑工程；资料；信息分类；管理

引言

随着国家对建筑资料的重视以及建筑业信息化水平的发展，建筑工程资料管理的问题日益凸显。资料信息管理是工程管理的主要任务之一,它贯穿于工程项目的前期阶段、施工阶段和竣工验收阶段，资料信息管理的内容不仅包括工程资料（归档类信息）的管理，还包括非归档类信息的收集、整理。对于建设单位、施工单位、监理单位，信息管理的侧重点不尽相同，作为建设单位，除满足资料信息归档要求外，还应满足实用性要求，且不留存不必要的资料信息。

1建筑工程中资料管理工作的重要性分析

1.1能够更好地实现紧密结合

建筑工程是一项工程量较大的施工，并且这项工程的建设中存在一定的工作难度，给施工人员和相关人员带来很大的困扰。要想在规定时间之内顺利完成工程的整体建设，那么就需要在工程中设定一套完整的资料管理规范，才能够帮助施工人员和相关工作人员完成各自的工作。为了能够找到影响工程问题的根源，那么相关人员在工作中就需要对工程资料实行全面的分析和研究，然后制定出有效的解决方法，将其中问题带来的破坏全部解决，使工程可以继续进行。但是相关工作人员在工作中需要时刻保持理性的思路，才能正确找到问题的根源，否则会给工程的施工造成很严重的阻碍。

1.2能够详细掌握工程实际情况

由于建筑工程的施工过程中会存在大量的安全隐患，所以相关人员在正式进入到施工现场的环境中，就会看到很多安全标识。施工企业要想了解建筑工程自身的质量情况，不仅需要从外观上分析，还需要对工程的内部进行全面的检测，然后根据检测的数据完成准确的分析，才能了解到建筑工程自身质量是否达到相关标准。同时，在这一工作环节中，相关人员还需要借助以往工程中的数据对比现在工程数据，来掌握工程的具体情况。

1.3能够保证施工资料的完整和统一

建筑工程当中的工程资料对于整体工程建设有着很大的引导作用，所以说工程的施工资料可以直接影响到施工人员的工作质量和效率，还可以直接显示出施工企业自身的具体情况。在实际工程中，只要采取合理、科学的管理就能够使施工资料形成更加完整和统一的状态，为整个工程的建设提供良好的保障。如此一来，就可以观察到施工团队的工作能力，便于在工程中做出充分的调整。

2资料信息分类思路

信息按逐级分类原则，考虑到竣工后的档案移交便捷性和信息的实用性，一级分类分别为归档类、非归档类信息。归档类信息特指采用地方资料管理规程，由建设单位整理的A类基建文件。非归档类信息为建设单位结合工程实践进行分类，分类思路如下。二级分类归档类信息按规范A类基建文件的分类执行（归档类信息特指按资料管理规程应由建设单位留存的信息）；非归档类信息按时间顺序，分为前期阶段、施工阶段、竣工验收阶段三部分。非归档类信息应以实用性、去冗余化、可追溯性及常用性为原则。实用性为根据建设单位工程管理特点，进行的资料信息收集；去冗余化为用不到的信息不予以留存，在施工过程中监理资料和施工资料一般不予以留存（竣工时统一整体移交）；可追溯性为如在工程管理过程中发生歧义、争议，可以通过查找过程资料予以证明、确认相关事项；常用性为经常用的管理信息应予以保存，不再二次查找，提高效率，避免烦琐。

3各阶段非归档类信息管理

3.1前期阶段非归档类信息

（1）建设单位组织信息。具体包括法定代表人身份证、单位法人证书、委托人身份证、组织机构代码证相关信息，这些信息作为办理工程建设前期手续的常用资料，应单独保存，以方便使用，但应单独进行用章申请，一事一申请。（2）非手续类咨询文件。不同于环境影响评价、社会稳定性影响评价类咨询文件，也不同于专家对项目的有关建议文件，不是办理审批手续必要材料，但与工程建设息息相关，应予以留存，以便事件的回溯和经验的总结。例如：在编制招标文件阶段，去当地造价处咨询工期定额、计价定额及工程量清单相关问题的记录。（3）内部协调、沟通信息。在项目建议书、可研阶段及设计阶段，都需要建设单位的筹建部门或项目部与本单位的使用部门进行功能需求的沟通工作，沟通结果相关信息应妥善保存，包括相关会议纪要和需求确认图纸等。

3.2施工阶段非归档类信息

（1）工程介绍、演示、照片。包括PPT、Video等形式，这些介绍类信息比较常用，上级领导视察工作、监督管理部门检查工作时，建设单位对该工程的各方面加以介绍，应单独保存以便使用。（2）公告、通知。单位内部公告、通知一般为基建部门发出类信息，如浇筑混凝土需要占用围挡区域以外道路的占道公告，水电接驳施工时的临时断水、断电公告等；建设主管部门公告、通知一般为基建部门接收类信息，如规范性文件的更新，施工安全方面的通报等；其他行政部门的公告通知一般为基建部门接收类信息，如环保局发出的大气污染信息及要求、气象局发出的恶劣天气预警信息及要求等与工程建设息息相关的信息。（3）安全检查记录。此为每周检查内容，安全管理是项目管理一项最为重要的内容，应将每周的安全检查问题予以汇总和约定限时整改时间。整改后与安全检查记录核查属于常用资料，应予以留存使用。

3.3竣工验收阶段非归档类信息

（1）专项工程竣工验收合格文件。如环境保护设施、安全防范系统竣工验收合格文件，由于其特殊性，需要专业监管部门进行验收，竣工资料一般不纳入归档资料，按非归档资料进行管理。（2）环境保护设施竣工资料。根据《建设项目竣工环境保护验收暂行办法》[3]《建设单位开展自主环境保护验收指南》编制环境影响报告书、环境影响报告表的建设项目，建设项目完成竣工环境保护验收后，建设单位应将验收报告及其他档案资料存档备查。验收报告包括《验收监测（调查）报告》《验收意见》《其他需要说明的事项》。（3）安全防范系统竣工资料。以博物馆行业为例，根据《文物系统博物馆风险等级和安全防护级别的规定》（GA27—2002），需进行安防系统工程专项竣工验收。竣工资料包括委托具有相关资质的先检测单位出具的《安防系统检验报告》，经安防专家评审后形成的竣工验收意见。

结束语

随着建筑行业的发展，建筑资料作为现代化与信息化的一个重要载体，变得越来越重要。在信息化建设的过程中，我们必须对数据进行整合，将其应用到建筑施工资料管理当中。结合具体工程项目的特点及各自单位的管理模式，对工程资料信息分类进一步完善和细化。

参考文献

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[2]马宁.建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施探讨[J].中国住宅设施,2021(10):145-146.

[3]王玉玲.建筑工程施工技术资料管理探讨[J].房地产世界,2021(23):129-131.