企业人事档案科学化管理策略探讨

企业人事档案科学化管理策略探讨

王兰书

赞皇县 人才开发交流中心  050000

摘要：我国各个企业主要根据人事档案了解员工、选拔人才。在如今新型市场体系下，加强人事档案科学化管理是企业发展的关键，也是促进工作效率、提高员工质量的需要。基于此，本文对企业人事档案科学化管理策略进行探讨。

关键字：企业人事档案；科学化管理；效率提高

人事档案管理主要包括档案收集、保管鉴定、统计内容分享等管理内容，对人事档案进行综合管理工作，确保人事档案专业有序。如今，我国企业的人事档案管理中还存在相当一部分的不足，缺乏档案制度化管理、管理人员仍未达到专业化程度，在企业人事档案科学化管理上有相当大的发展空间。

一、企业人事档案管理现状

我国企业现行的人事档案管理一般由总公司人事档案管理处综合管理，人力资源管理部按照制度规范采取具体操作执行。基于此，不仅能够解决人事档案科学化管理的专业性问题，一定程度上也能够给予人事档案科学化管理相应的权力，在人事档案业务职能室的指导下，人事档案处提高解决问题的效率。

企业人事档案的主要作用一方面是在必要时刻维护企业员工合法权益，另一方面是根据档案信息对企业员工给予一定的福利待遇和客观公正的评价。福利待遇主要包括员工最基本的薪资、津贴补助、增量补贴、社会保险、退休金等。

如今，企业按照相对公平的方式对员工进行排序，对员工档案按照任职属性进行分门别类，如在职、辞职、退休、死亡等。科学化的人事档案不是一成不变的，随着人员的任职发展的变化随之变化，始终建立在档案紧跟人之后的基础之上。假如员工离职后，在另一家企业任职，档案会随之转入相应的工作单位的相关负责部门，如劳资部门、人力资源部门、组织部门等，若员工达到退休年龄，员工档案便转入相关退休部门。若员工在企业有升职降职、技术等级增加或转岗的情况，在相关制度规范要求下，可调入上一级人事档案部门管理。若员工出现降级现象，同样需要转入相应的档案人事部门。秉持管人的人事部门管理相应档案的原则，人事档案的变动是由人的变动来决定的，在人事调动中，档案资料的移交不得产生脱节现象。

二、存在的问题及原因

企业无法全面认识到人事档案的重要性，包括少许领导认为档案工作只是人事档案部门的工作，对人事档案系统性协调工作缺乏认识，无法给予足够的财力、物力、和人力支持人事档案部门，导致人事档案工作资金受阻，人力缺乏等现象。

企业人事档案仍存在档案资料和人脱节的现象，仍有人档分离和断档停档的发生。一些国企之所以出现断档缺档现象，一方面是因为档案没有跟随人才的流动而流动，造成断档现象。其次，在企业招聘员工时，未能及时查看其档案是否完整无误。另一方面大多数企业在招聘时对员工档案要求过低，甚至忽略档案的有无。

人事档案部门专业人才缺乏，人员配备较少，兼职人员占据大多数，导致人事档案员工工作协调效率偏低，工作量较大，一定程度上影响企业人事档案管理水平。

现代信息化程度偏低，电子自动化设备应用较少，在人事档案科学化管理中仍处于发展中状态，无法全面完成纸质化档案向电子档案转型，一定程度上影响企业人事档案管理水平，在财力、物力和人力资源上存在很大压力。

三、科学化人事管理措施

3.1 加强领导重视，提高档案管理

在企业科学化人事档案管理中，领导一直扮演着举足轻重的角色，在档案的调度决策方面体现出极其重要的作用，所以，为了提高档案科学化管理，提升领导对档案管理工作的重视程度显出格外重要。首先，领导对档案观念重视程度表现在深入了解人事档案管理的重要性方面，组织学习在人事档案管理中做得比较好的部门。其次，在管理水平方面，制度化管理方式是实现效率提高、管理规范的重要环节，科学化人事管理制度化措施是企业领导应该重点关注的不可缺少的内容。再次，企业人事管理员工的专业水平是不可忽略的部分，在档案管理的地位也是十分重要的。具备专业素质的企业人事管理员工必须通过企业相关部门选拔考核才能入职，在工作中充分发挥个人专业能力，协调各个部门人员状况，实现企业员工合理化配置，定期组织人事档案员工培训相关专业内容。

3.2 科学选拔管理员，提高管理方式

企业人事档案管理员在档案管理过程中起到极其关键的作用。为了科学地提高管理员在档案管理中的能力，一方面，领导应通过专业的考核严格筛选出具备相应专业能力的管理员，完善考核制度和选拔制度，丰富选拔方式。在选拔过程中，对人事档案管理员自身条件应有所限制，例如根据相关规定，要求档案管理员需要具有人事档案相关专业学习经历、管理人事档案的知识基础和学习能力，同时还应有基础的法律意识和管理档案意识。另一方面，规范管理人员的工作作风和工作态度是重要的一个环节，制定相应的工作奖惩制度，一定程度上调动管理员的工作积极性。最后，对人事档案管理员进行科学化现代化的培训，提高管理员整理材料、鉴别材料等必备能力，与此同时，管理员的道德素养的培养也是必不可少的，打造新型高素质人事材料管理人才是企业关注的重点。

3.3 人事档案处专业化，管理设备齐全配备

企业人事档案管理处实习专业化管理是档案管理程序中关键的一环，专业化管理需按照企业人事档案管理发展前景，将档案工作管理的场所、管理人员以及管理中所需要的设备专业化整理归纳到相应的档案处。一方面，人事档案管理需要专门的工作室提供办公场所，在该场所中，不仅能够实现相关资料档案快速归档，而且能够为工作人员提供相对合适的良好的工作环境。其次，档案整理设备应该齐全有序，在档案资料整合过程中能极大提高工作效率，相关设备有工作电脑设备、档案归档架、材料袋等等。最后，在使用纸质档案时，其脆弱性、易湿性是工作中重点防护的重点，给予工作室合适的室温、湿度等条件，一定程度上有利于档案的保存。一个专门化的人事档案办公室、一套配备齐全的档案设备，能够为档案的保存和整理带来极大的方便。

3.4 员工档案规范化，材料保证真实度

我国一些企业存在领导和档案管理员对人事档案资料不重视的情况，不可避免地造成人事档案资料不规范的现象。档案资料的整理应按照相关文件办法，对档案资料的归类实行严格规范化处理，在保证档案资料真实规范的前提下，档案归档材料作为档案的主要内容，理应得到企业重视和规范。在企业中，员工的工作能力十分重要，在选拔员工时，人事档案作为一个重要参考对员工考核起到无法忽略的作用。不仅需要保证材料的真实性而且为企业选拔优秀人才提供一定的价值参考标准。由于档案纸质的特殊性，应严格规范纸张大小，不能随意使用A3、A4或其他类型的纸质规格，保证资料材料完好无损，完善电子化管理措施。

四、结束语

在探究如何科学化管理企业人事档案中，综合分析了企业人事档案的现状、企业人事部门存在的问题以及未来如何科学化管理资料等内容。做好企业人事档案管理工作，不仅能够提高企业员工综合素质、促进企业良好的循环，而且一定程度上对企业的发展具有重要意义。科学化管理人事档案，增强管理人员管理意识，提高员工能力和水平，为人事档案资料管理部门给予充足的资金投入，重视档案资料的真实性和实用性，招揽专业性人才，增强企业员工创新意识，利用现有的现代自动化设备为档案整理提高工作效率，在企业中发挥重要作用，促进企业的成长和发展。

参考文献
[1]舒明磊.企业档案管理改进策略探讨[J].陕西档案,2017
[2]乔军玲.企业人事档案管理探讨[J].《陕西档案》,2018:32-33.
[3]周丽.企业人事档案管理探讨[J].农技服务,2014:223+225.