对实现档案价值,提升公司管理建设问题的思考

对实现档案价值,提升公司管理建设问题的思考

李春芳

国网甘肃省电力公司定西供电公司

摘要：为持续提升公司发展潜能，厚植竞争力与凝聚力，管理人员逐步转换思路，采取柔性管理理念，突出管理体系建设在公司共同价值观念塑造方面的积极作用，夯实管理基础，降低管理难度。文章以公司管理体系建设作为切入点，尝试从档案管理层面出发，系统探讨档案管理在公司管理体系建设方面的价值与作用，梳理潜在问题，探索应对策略。

关键词：公司管理；档案管理；问题短板；应对策略

1.公司档案与管理体系建设关联性分析

系统分析公司档案与管理体系建设之间的关联性，细化档案在管理要素发掘以及应用方面的优势，有助于公司决策者、管理者快速转变思路，重视档案管理的必要性，为其后续在管理体系建设中的应用提供方向性引导。

档案作为企业运营情况记录载体，可以客观反映出公司生产、运营、研发等环节的基本状态，如图1所示：

图1 公司档案室

管理体系建设是现阶段公司管理的重要方式，依托管理体系建设，公司决策者、管理者以及普通职工之间可以形成共同的价值追求，增强职工对于公司的认同感与归属管，从而降低公司自身的运营成本[2]。为保证管理体系建设针对性，确保管理体系建设主题以及内容贴合公司实际，越来越多的公司将档案作为切入点，通过客观分析档案内容，理清管理体系建设思路，确保档案管理过程中管理体系建设作用的充分实现。

2.公司档案在管理体系建设中的应用现状

由于受到旧有工作思路与传统工作方法的限制，公司档案在管理体系建设过程中暴露出一系列问题，这些问题题如果没有得到妥善处理，势必影响公司管理体系建设成效，妨碍档案管理价值全面发挥。

公司在管理体系建设过程中，没有充分认识到档案在管理要素发掘等方面的价值与作用，这种认识误区，影响了档案资源应用能力，对于管理体系建设产生阻碍作用。例如多数公司管理者没有精准把握档案价值，忽视了档案中包含的管理要素，这种情况如果没有妥善处理，将会影响公司管理体系建设规划，妨碍有效沟通[3]。同时公司档案信息庞杂，往往需要投入大量资金，进行档案信息化建设，实现档案信息发掘、应用力度。就掌握的情况来看，多数企业在档案信息化建设方面的投入较少，技术手段单一，档案运用信息化水平不高，无法满足公司管理体系建设客观要求。

3.新形势下公司档案在管理体系建设应用路径

公司管理体系建设过程环节，为发挥档案价值，管理人员应当从多个维度出发，采取多元化举措，全面发挥档案价值，提升档案资源运用能力，以确保管理体系建设工作有序开展。

3.1科学转换公司管理体系建设思路

公司管理体系建设工作推进环节，首先需要决策者、管理者改变传统思想观念方式，理顺工作思路，转变观念，全面落实“党管档案”工作责任，精准把握管理体系建设与档案价值之间的关联性，加强档案全过程管理，并加以分析、研究，稳步提升公司管理成效，增强档案应用成效，从企业管理体系建设角度出发，设立管理体系建设目标，丰富管理体系建设路径，以更好地提升公司管理体系建设成效[4]。实现档案工作由封闭向开放转变，由“重保管”向“重管理”“重服务”转变，适应新时代新任务新要求，深化问题导向，推动档案工作从被动向主动、从终端向源端、从低效向高效、从传统向现代转型变革，提升以档资政能力，实现高质量发展。

3.2持续提升公司档案管理效能

公司在管理体系建设工作开展过程中，为发挥档案价值，将档案工作纳入工作全局统筹谋划，从机构、人员、投入三个方面，为档案工作持续发展提供坚强支持，实现管理体系建设要素精准发掘，为后续管理体系建设决策等相关工作有序开展提供方向性引导。以国网甘肃省电力公司为例，《国网甘肃电力工程矢量馆区块链平台》（以下简称“矢量馆平台”）统一管理全省电网建设项目“双层PDF文本”“工程DWF矢量图和关键设计数据”“设备矢量图”等电子版档案，实现集约上链，全省共享利用。研发并集成国家商用密码、数字签名、去中心化、摆渡数据库、共幅共页、穿透编码、AI整理、主动推送等新模型、新算法、新技术，提高矢量化、智能化水平，创新实现项目档案“CA中心、区块链”“双认证、双存证”，所有电子版档案具有法律效应。

3.3通过矢量馆平台实现档案全过程管控

从过往经验来看，公司工程档案体量较大，但长期处于档案贫乏、档案贫穷、档案贫困的“三贫”状态。基于这种情况，管理人员需要根据工作实际，结合信息化技术手段，采取工程项目业主、设计、施工、监理、设备档案与工程工期同步发起源头电子表单处理方式，进行线上签字盖章审批流程，解决工程资料“五轻五重”“三难三补三代”问题，从而全面杜绝先形成纸质档案再扫描上传系统的模式。通过这种技术手段，稳步提升工程档案的合规性、准确性、达标率，从而达到“合规建档”“合法立档”目的。为确保上述目标的有效达成，需要认真做好信息技术尤其是云计算技术、电子信息录入技术、数据库技术在档案信息管理中的应用，在很大程度上解决了这一问题。如图3所示：

图2 云档案系统构成示意图

工作人员根据档案管理工作要求，与项目同步进行源头电子档案的录入、线上审批，保证档案的合规性，全领域、全过程、全要素做好档案的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，满足项目建设各项工作以及竣工后生产运行、经营管理、设备维护、改（扩）建等工作需要。

矢量馆平台集“矢量资源平台、合规建档平台、档案存证平台、档案数据平台、职能整编平台、项目协同平台、一线支撑平台”功能于一体，避免了档案信息传递不及时、不全面的问题，保证了档案信息管理的有效性，持续提升档案更好地参与公司管理体系建设工作，提升管理体系建设柔性管理作用。

结语

档案作为公司管理体系建设重要路径，是提升管理体系建设成效，增强管理体系建设针对性有效手段。文章从实践角度出发，在全面梳理公司档案与管理体系建设关联性的基础上，着眼档案管理应用缺陷，以管理手段、技术手段综合化应用为基础，全面提升档案管理成效，促进管理体系建设相关工作稳步有序开展。

参考文献

[1]钱怡.企业档案管理助推企业管理体系建设的思考与探索[J].经济管理文摘，2019（8）：81-81.

[2]田福星，黄丙会，范流莉.关于企业档案管理体系建设的几点思考[J].区域治理，2020（11）：90-92.

[3]张诗唯.关于企业档案编研工作和企业管理体系建设的思考探究[J].企业管理（中旬刊），2019（4）：54-56.

[4]王倩.关于对企业管理体系建设问题的思考[J].企业管理，2019（9）：224-225.