规范乡镇卫生院档案管理的相关建议

规范乡镇卫生院档案管理的相关建议

孙英德

山东省菏泽市鄄城县箕山中心卫生院 山东 菏泽274600

摘要：乡镇卫生院档案管理作用与意义大，除了是维护医患利益关键依据，还能为卫生院管理优化与健康发展提供支持。本文对卫生院档案管理的阐述，主要从增强规范性方面探讨。从卫生院档案管理实际出发，分析了管理主要问题，对于档案管理规范化提供建议，包含建立健全档案管理制度、提高档案管理人员专业素养等。

关键词：乡镇卫生院；档案管理；现状与问题；规范措施

引言：乡镇卫生院是基层医疗服务主要机构，运行管理成效直接影响基层卫生保健目标实现，因此要做好各项管理工作。档案管理非常重要，不但事关卫生院健康发展，还能起到良好的维护医患利益的作用，另外可为卫生院医疗服务与保健工作优化提供参考依据。遗憾的是乡镇卫生院运行管理中，由于对档案管理存在认识不足问题。当务之急是优化档案管理，规范各个环节，以促进档案管理质量提高和增强档案利用。

一、乡镇卫生院档案管理问题分析

（一）未做好制度建设

乡镇卫生院档案管理规范化，依靠的是制度保障和支持，而目前存在未做好档案管理制度建设问题，导致整体管理混乱，难以达成档案管理目标。乡镇卫生院档案管理虽然制定规章制度，但存在制度与实际档案管理不能对接的状况，在档案管理中无法执行。这样档案管理制度下，不能达到对管理工作约束作用，缺乏统一标准和要求，势必会使档案管理出现问题。档案管理制定了规章制度，不过不够完善，有些环节有制度规范，有些则没有，比如有建档制度、归档制度，但是未制定借阅制度与保密制度，或者是不制度不完善。卫生院档案管理中监督制度、考核评价制度、奖惩制度等制定和执行情况不理想，不但会使管理缺乏规范性，而且会导致管理成效差。

（二）管理人员专业素质需要提升

乡镇卫生院在农村，对档案管理人才吸引力不够，缺乏专业档案管理人员。卫生院档案管理人员在简单学习以后直接上岗，管理随意性大，且依据的是经验，管理中存在的不足多，不够规范和标准，管理效率和质量低下。乡镇卫生院受编制限制，人员配备上不够充足，很少有专门的档案管理人员。除了档案管理工作，还要负责其他工作，难以全身心投入情况下，档案管理质量无法保障。卫生院档案管理人员没有系统接触过相关知识，对档案管理相关法律、卫生院档案管理方法等不了解，实际管理中易于出现问题。卫生院档案管理人员不稳定，经常会调岗，频繁换人使档案管理存在混乱性。档案管理以传统管理方式为主，相关人员利用现代化手段进行管理能力低下，使管理存在滞后性，严重影响卫生院档案管理工作发展。

二、卫生院档案管理规范化措施

（一）坚持四保证与三纳入

乡镇卫生院档案管理规范化，需改变观念，增强对卫生院领导与职工对档案管理认识，进而确保从思想上重视此项管理，规划与安排好相关工作，促进管理规范与标准化。乡镇卫生院档案管理首先要强化四个保证，应做好领导保证，由其牵头推动档案管理，增强下级档案管理意识和确保管理工作落实；档案管理应做好资金保证，根据卫生院档案管理要求，做好档案室建设、管理设备配置、软件建设、库房建设等；档案管理要强化人员保证，配备专业档案管理人员，或者是增强档案管理人员业务能力；档案管理增强时间保证，让管理人员有足够时间投入到此项工作中[1]。

卫生室档案管理要增强规范性，确保档案管理目标和任务落实，需要做到三纳入。档案管理纳入到日常管理中，在领导议事中融入，做好安排、问题分析、优化等讨论，促进档案管理完善。卫生院档案管理要明确职责范围，促使相关人员掌握管理内容，更好依照规定展开档案管理。档案管理要融入到考核体系中，对实际管理进行评价，依据效果决定奖励还是惩罚。

（二）完善档案管理有关制度

乡镇卫生院档案管理缺乏规范性，导致管理效果差，主要是制度建设不足引起的。当前卫生院档案管理优化与规范化发展，关键在于完善档案管理制度，着力点主要有两个，一是要确保每个环节有制度可依据，二是管理制度要契合实际管理。卫生院档案管理建立健全制度之中，应结合《档案法》《卫生院档案管理方法》等，依据档案管理实际需求制定制度。档案管理制度要全面，既要针对建档、归档做好制度建设，又要围绕存档、保管、移交制定制度，同时还要针对档案借阅、销毁等[2]，完善相关制度。提出明确要求，规范档案管理每个环节，以确保整个过程有章可循。

卫生院档案管理要责任制，确定好档案管理内容，分配管理任务，必须要做到职责清晰。卫生院档案管理要谁管理谁负责，使管理人员更加负责任。档案管理人员依照要求，做好病历、文书档案等建档、归档、保存、编目等工作。档案管理规章制度建立基础上，需要完善配套监督检查制度，对于档案管理全过程监督，期间就能掌握档案管理问题及时解决，档案管理将规范化，管理成效也会提高。针对档案管理建立考核评价制度，确定好衡量指标，通过评价要反映管理问题，为优化提供依据，并要将考核结果与管理人员利益挂钩，增强档案管理意识，使其在管理中严格执行规范和要求，做到尽职尽责。

（三）坚持统一与精细化管理

卫生院档案管理既要统一化，又要精细化管理。针对档案管理做好设施建设与保障，建立综合档案室和库房，对于卫生院方案做好分类和统一管理。需要注意的是纸质档案保存在档案室和库房中，应强化风险防范，既要做好防潮管理，又要做好防火管理，以增强档案安全性，这就需要在过程中严格依据制度和要求管理，严禁管理违规。

卫生院档案管理工作开展中，需要确定好标准，必须要具有统一性，还要按照要求完成分类编目[3]。卫生院各项工作中会形成档案，直接工作人员要形成档案意识，及时保留相关资料和信息，并与档案管理人员进行联系，以确保档案完整与真实。档案管理中要针对分类编号和归档，确定好方案和范围，并要合理确定管理方案，在管理中执行，促进集中与精细化管理。卫生院档案管理要依照规定立卷，无论是哪个环节形成档案，最终都要交给档案管理部门，使其集中和统一管理。

（四）提高管理人员专业素质与现代化管理能力

档案管理整体方向是信息化和数字化，规范档案管理过程中要跟随发展趋势，增强现代化管理能力。档案管理配备专门的计算机，并要在过程中采购扫描仪，依据要求将档案信息数字化，然后录入到信息化管理系统，统一与集中管理。明确对各个环节要求，同时要做到标准统一化。

档案管理信息化管理系统要合理，满足对功能要求，过程中规范档案信息采集、整理、转化、录入等。档案信息化管理也要分类编目，并要设置要检索条目，确保能够快速查找到档案。卫生院档案管理要提高信息资源开发能力，且要强化档案利用，提升档案管理意义和价值，更好服务乡镇卫生院发展。档案信息化管理应提高信息安全保护技术与能力，防止档案丢失与破坏，同时在管理中做好备份。提高档案管理人员专业素质，督促学习相关知识，提供对外交流和学习机会，并进行职业道德教育与技能培训[4]。

三、结束语

综上所述，乡镇卫生院档案管理规范化，是促进档案管理质量提升保障，所以要通过研究确定策略。当前需要通过坚持四保证和三纳入，以及完善档案管理制度、集中与精细化管理、提高管理人员专业素质等，促进档案管理规范和标准化发展。

参考文献

[1] 韩雪. 规范乡镇卫生院档案管理的相关建议[J]. 赤子, 2018, 000(013):142.

[2] 蔡汝吉. 加强乡镇卫生院档案管理工作的建议[J]. 兰台世界, 2020(S01):2.

[3] 王志方, 王前. 乡镇卫生院应加强档案规范化管理工作[C]// 山东省档案学会2018年学术年会. 0.

[4] 段小然. 乡镇卫生院档案管理存在的问题及对策[J]. 饮食保健, 2018, 5(024):282-283.