工程资料在过程收集中可追溯性管理的探讨

工程资料在过程收集中可追溯性管理的探讨

杨飞,薛建房,柳林伟,张建坤,宋子良

中国建筑第八工程局西南公司

摘要：众所周知，在现代化城市建设发展过程中，各类工程项目不断增多，工程建设是一项周期时间长，施工交叉多，人员流动大的管理活动。在建设工程施工过程中，工程施工资料是建设工程项目建设活动的真实记录，需由专人负责收集整理，在收集过程中不断完善，确保及时同步、时间逻辑合理、资料完整规范、内容真实有效，并建立完整有效的台账，最终体现工程技术、材料设备、管理活动等文字资料在逻辑上具有可追溯性。可追溯性管理是确保工程资料完整性收集的关键，其表现形式反映在过程管理和控制活动中所形成的有组织的文件和资料中，为过程验收、竣工交付、施工索赔和结算、质量信誉评价等各项工作提供了有力的基础资料保障工作。

关键词：工程资料；过程收集；可追溯性管理

引言

虽然建筑行业在社会中得到了更加快速的发展，但是对建筑工程的标准也随之不断提升很多，这无疑给施工企业带来了一定的工作压力和难度。一般在建筑工程的施工中，工程的质量最为关键，只有保证工程的质量达到国家的相关标准，工程才能存在很高的商业价值。而建筑工程中的质量管理是工程建设的主要核心工作，这项工作可以为工程的建设提供很多数据参考，帮助施工人员更加顺利地完成施工。但是在实际工程资料管理的工作中，存在很多问题没有得到有效的处理，给工程的质量带来很大的影响。因此，施工企业在工程中需要尽快将问题的根源找到，从而能够制定出正确的解决方案。如此一来，不仅可以高效完成工程的建设，还能够为施工企业赢得更多的经济效益，推动企业在社会中的地位。

1工程资料在过程收集中可追溯性管理原则

1.1认真把关原则

在项目经理、技术负责人的指导下，资料员应对企业内部、相关单位之间往来的文件资料都应认真核查、校对，发现问题，严格控制工程文件资料的完成质量。

1.2及时参与原则

施工单位文件资料的收集、管理工作贯穿于整个建设工程活动的全过程，资料员应经常深入工程施工现场，了解施工动态，及时准确地掌握工程施工管理过程中的全部信息，并应该参加有关工程的技术、质量、安全、协调等各方面的会议，便于施工资料的及时收集、整理和核对。

2工程资料在过程收集中可追溯性管理措施

2.1质量风险资料管理

质量风险资料管理根据识别和评估出的质量风险，应从接受风险、降低风险、规避风险、分担风险等多方面综合考虑并采取措施。采取措施防止施工质量事故和质量缺陷的产生，规避、消除、降低工程施工中的质量风险，保障工程质量和财产安全。企业质量风险等级分为“高风险、一般风险、低风险”三级，高风险为红色预警、一般风险为橙色预警、低风险为黄色预警。施工中，企业应加强质量风险控制方案的落实，定期对质量风险进行排查、监督，建立和完善质量风险台账、记录，台账包含：项目、风险存在部位、风险描述、风险等级、采取主要控制措施、风险控制措施/方案审核情况、风险控制情况、风险状态，风险台账每周更新，确保风险可控、受控。

2.2应用全生命周期信息化管理实行管控

a．利用行政管理子系统的权威影响,要求参建单位必须经过全生命周期信息化管理平台形成资料。

b．通过设定角色、账号,自动生成背景信息,实现对操作时间、用户姓名佐证真实性等的控制。

c．在安全保证体系控制下,资料信息的传输经过网络同步到达,做到实时、可控。

d．进入平台的信息在确认已完成提交后就不能更改,可确保文件的真实、可靠。

e．原始记录如施工三检、施工日记、监理日志、验收记录、监理旁站巡查记录等都是现场采集,同步到资料员电脑,有效控制资料进度并起到凭证作用。

f．各类管理人员根据权限可随机远程查看正在形成的、已形成的、归档的、保存在库房的各类资料、档案,全方位控制了资料、档案。

g．系统是按逻辑处理的,只要有不符合要求的就会提示、提醒,将问题解决在萌芽中,控制了质量。

h．系统内信息共享,相同的数据内容可以自动同步生成,减少重复操作,保证了信息的前后一致,自动编号保证资料编号完整、唯一。

i．系统能实现数据自动识别、比对与计算,能确保记录数据的准确、完整、高效。

j．系统形成的资料全部自动登录发文库,结合统一的收文途经控制全部资料集中统一管理。

2.3资料信息分类管理

信息按逐级分类原则，考虑到竣工后的档案移交便捷性和信息的实用性，一级分类分别为归档类、非归档类信息。归档类信息特指采用地方资料管理规程，由建设单位整理的A类基建文件。非归档类信息为建设单位结合工程实践进行分类，分类思路如下。二级分类归档类信息按规范A类基建文件的分类执行（归档类信息特指按资料管理规程应由建设单位留存的信息）；非归档类信息按时间顺序，分为前期阶段、施工阶段、竣工验收阶段三部分。归档类信息按规范执行，文章不再赘述。非归档类信息应以实用性、去冗余化、可追溯性及常用性为原则。实用性为根据建设单位工程管理特点，进行的资料信息收集；去冗余化为用不到的信息不予以留存，在施工过程中监理资料和施工资料一般不予以留存（竣工时统一整体移交）；可追溯性为如在工程管理过程中发生歧义、争议，可以通过查找过程资料予以证明、确认相关事项；常用性为经常用的管理信息应予以保存，不再二次查找，提高效率，避免烦琐。

2.4台账管理

(1)项目部所有工作内容(特别是材料)均需建立完整台账，收发文簿内容须填写完整。各种台账应经当事人、资料主管、技术负责人、项目经理签字后存档。

(2)工程项目的设计图纸、设计变更、图纸会审、技术规范、设计优化图、验收标准、规范以及其它的检验和试验规程等技术类文件，均需建立完整的往来台账。

(3)各种材料建立完整的进出台账。材料进场台账记录无遗漏，以备材料复试核对，避免漏送检，此台账应经项目经理、技术负责人以及内业主管签字后存档。

(4)政府监督部门、建设工程参建各方往来的文、函、会议纪要(记录)工程技术文件、图纸会审、图纸等资料收发并分别归档和建立台账，在档案盒上作好标识。

(5)所有往来函件台账必须要有重点标注法规规定的回复时间(如签证、技术变更、会议纪录、报告、联系函等)。

(6)所有材料及试件(包括安装)须按规范要求进行检测检验复试做好检验试验台帐，并与材料进出台账、《验收节点时间计划表》等资料在时间对应上符合逻辑。

(7)分发工程资料(工程技术文件、发文、图纸、资料)，及时建立签收记录台账，原件应连同分发清单存档。

结语

工程施工资料收集管理服务于建设项目施工全过程，是工程项目施工管理工作的重要组成部分，也是施工技术人员在施工实践过程中形成的智力成果，工程资料质量的高低将对项目施工全过程控制起关键性作用，同时也体现了工程项目管理水平。只有保证了资料的及时性、真实性、完整性及可追溯性，并在过程中不断地进行完善，才能不断提高工程资料管理水平和质量，才能防止工程资料的流失和竣(完)工资料的实时收集、整理、移交提供了有力保障。

参考文献

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