档案数字化信息的收集与利用

档案数字化信息的收集与利用

周倩

新疆塔里木河流域干流管理局 新疆库尔勒 841000

摘要：单位的档案管理是其内部管理工作的基本工作之一，合理使用归档可以提高单位的管理水平和可持续发展。随着信息时代的发展，信息化发展也给单位的档案管理数字化工作带来了契机。本章首先剖析了单位档案数字化管理工作的意义，然后指出了目前档案数字化管理收集与利用的现状，并根据问题给出了通过

健全单位档案数字化管理体系，以供参考。

关键词：档案；数字化；信息

引言：档案管理是内部管理的组成部分，在保证组织协调、高效率运行等方面都起到了关键的作用。而随着信息技术的日益发达，档案数字化管理工作已形成了一个很大的趋势，档案管理人员可以利用信息化技术应对文档检索、阅览问题来提高档案管理工作绩效。但受诸多原因的影响，单位档案数字化管理工作中还面临着许多问题，要对具体问题具体分析，不断发展壮大档案管理工作非常关键。精心调研和部署档案数字化管理各项工作，促进了单位档案管理的利用增效。
    一、档案数字化的意义

（一）更好的保存历史资料

历史越久远的资料价值就愈大，但是由于过去的传统档案保管方式和存档手段局限，某些历史档案也已经发生了不同程度的损毁，这是非常遗憾的。而现在有了信息电子化存档方式也就减少了此类现象的出现，因为人们已经能够利用扫描、录像等手段对其资料进行了良好的保护。而传统纸质资料的保护与利用过程中会产生许多不利因素，如磁带、光碟、彩绘图片、录像带等归档资料容易受潮、破损，而随着信息电子化向社会各方面的延伸，传统档案所归档的资料也从原来的纯纸质资料逐渐向多样化方向发展。过去的文字材质和现在的纸张资料，都难以达到这一目的，但通过电子化管理方式，并制成数字化副本，再进行了利用与传输，将原文适当地保留了起来，就能够有效地延长了原文的保护期限，从而防止由于长时间阅读导致的文字模糊不清或损坏[1]。

（二）提高工作效率，方便了档案的管理

文件档案这种宝贵的信息资料，它记录了经济社会发展在不同历史时代发展的全过程，内容凝聚了大量的各领域方面的专业知识，使文档的整合工作更加繁杂，重复性劳工多，劳作力度也大。而现代数字化管理如利用现代化技术手段整理归档，则能够获得事半功倍的成效。档案管理工作的终极目的是能够最好的使用文档，数字化管理文档后人类能够足不出户，在电脑前就能够进行文档的检索与借阅，省时省力，而且再也不会受时限的束缚，人类随时随地都能够上网检索需要的档案资料。而数字化档案的迅速发展，也将会让档案管理工作人员步入一个全新的环境，并步入极好的良性循环态势。

（三）为档案的编研工作提供了数据支持

档案工作人员可利用数字化的归档信息系统，从繁琐的立卷中摆脱出来，集中时间与精力专心于对归档以及信息资料的研究与运用工作，透过深入研究档案资料，更方便地开展数据整理、专题编写等各种工作。同时利用计算机编目检索技术、电脑尖端技术等现代化技术手段，来提升归档效率以及降低档案管理员的时间劳动。而唯有将档案工作数字化，才可以从根本上解决文档的使用方式、方法和社会利用价值之间问题，从而更好地将其转变为生产力以服务于经济社会发展。而档案信息资料研究、运用则需要依靠运用信息化技术来提高对档案编研的现代化管理水平。
    二、档案数字化信息的收集与利用现状

（一）工作标准缺乏科学有效性

就当前情况而言，不少事业单位都开始关注档案的数字化建设管理工作，可是却一直不能认真、细致的研究，单位的数字化档案管理发展到了何种程度？数字化管理工作究竟要取得怎样的进展？而单位所建立的档案数字化管理体系，也并未对其进行具体的统一标准和规定，甚至部门单位工作人员在进行档案保存工作的时期往往会抱有“侥幸”心态，或者漫不经心、敷衍做事，也并未重新统一标准化的规定，而只是对一些意义非常重大、历史价值非常高的文档实行了严格意义上的编码、存档，造成事业单位对数字化文档保存管理的局面相当被动[2]。

（二）档案数字化管理安全意识不到位

利用网络信息技术实现档案数字化管理可以大大提高效率，使档案管理变得越来越简单，不过网络的安全性始终是业界最担心的问题，如果遭遇骇客的入侵，或是电脑遭遇病毒感染等都会威胁到数据安全。因为部分事业单位的档案管理工作是由部分非专业技术人员从事，由于没有必要的计算机专业知识，也没有人全面了解到档案管理工作，网络的安全意识逐渐淡漠，使得档案数字化管理中的部分关键信息系统面临泄漏的威胁。

（三）档案数字化管理的综合素质有待提升

在开展事业单位档案数字化管理中，培养人才的重要意义不言而喻。档案保存数字化工作的发展主要是靠人才发展，而现代信息科技的飞速发展就需要人员的整体素质必须跟得上时代，而档案保存数字化工作也就需要人员必须能和时代同步。纵观当前的事业单位内控制度档案管理人才状况就可以看出，因为受机构编制等原因的影响，档案保管人才的更新速度较慢，现有人才又缺乏专门的培养，致使社会主义文化软实力水平受了影响，人才专业化意识不强，加上科学管理技术的不到位，没有专业知识和科学管理技术为一体的核心人员，势必会影响档案保管数字化工作的发展。

    三、档案数字化信息的收集与利用措施

（一）做好档案数字化相关基础设施的建设

不同部门、不同地区以及不同单位之中的档案数字化相关基础条件的不同。在开展档案数字化工程建设和普及的过程中，要同步做好档案数字化工作有关设施的建立，并采用统筹规划的方式，进一步做好对档案数字化工作的重大意识的传播，为档案数字化建设提供相应的政策支持，对相关的经费以及投入进行统一的规划，依据不同部门、不同地区以及不同单位的具体状况，提出合理的硬性指标。做好了对档案管理的检查工作。对全国各个地方档案管理机关实行定期、抽样检查，促进档案管理数字化的建设与发展[3]。

（二）档案数字化中解决档案安全问题

基于档案数字化所带来的档案的安全问题，在实际的档案管理工作中，需要采取有效的措施对档案进行安全的管理。对于档案管理中的档案保持、档案利用以及档案公开的问题，在相关的程序以及具体的执行标准上需要进行商讨。在进行档案利用工作时，对档案的内部流通的形式以及相关的标准规定需要进行严格的控制，必要时候应加以法律条例进行硬性规定，确保档案的利用安全。加强对档案数字平台上的安全系统的建立，严格控制档案数字化管理的网络，避免黑客入侵，导致档案泄密。完善档案的交接以及使用制度。

（三）要全面提高档案工作者的素质。

随着档案资料数字化的进展，档案数据的数量爆炸性地增加，以及档案价值的骤增，使档案资料研究变成了一门十分重要的工作。档案研究一方面要对档案进行精确定位，特别对某些专业性较大的档案要进行准确把握;另一方面还要根据用户需要，建立大量的单位内所需要的档案资料。如果缺乏高素质、高技能的现代化工作人员，就不能够进行档案资料信息化管理与服务。所以归档人员不但要了解一般的档案管理技术，更要努力学习并熟悉电脑操作系统、各种数据记录、数据库系统信息管理、计算机网络信息管理等的基础知识。

结语：总之，数字化的发展推动行业的前进。单位档案管理的数字化是必由之路，也是提高单位档案保管效率素质的关键措施。要更有效地顺应单位档案保管数字化的时代潮流，各单位管理人员也就必须要转变思维管理、积极学习、主动改造，由资料管理方面的传统档案管理方式向资料收集与利用方面的数字化管理方式进行过渡。

参考文献

[1]王毓慧.档案数字化背景下的档案信息服务——数字化档案信息服务建模[J].机电兵船档案,2022(02):18-20.

[2]李淼.档案数字化建设与数字化档案信息的利用[J].办公室业务,2022(04):139-140.

[3]袁长辉.浅析档案信息数字化和档案信息资源开发利用[J].兰台内外,2020(24):28-29.