如何强化档案管理工作

如何强化档案管理工作

彭金

临沂市岸堤水库管理中心    山东 临沂   276000

摘要：档案工作挺重要，对于水库管理单位更为突出，档案是水库安全、管理、建设的唯一依据，水库管理工作是一项提供人民群众饮用水、农田灌溉、保护水资源和水库安全的民生工程，重要性不言而喻，形成的档案更有突出的价值。本文根据单位的现状和问题，剖析优化档案工作的途径和方法

关键词：档案工作；措施；方法

档案是国家机关、企事业单位在各项活动中形成的真实记录，它具有凭证和参考作用。水库管理工作是一项提供人民群众饮用水、农田灌溉、保护水资源和水库安全的民生工程，重要性不言而喻，形成的档案更有突出的价值，所以档案业务是集专业性、复杂性、机密性于一体的工作。近几年来机构不断升格，人员编制达到了历史最高峰，岸堤水库管理处原为副县级自收自支事业单位，内设机构共计12个，编制136人。2008年7月经临沂市编委批准，其规格调整为正县级事业单位。按照国务院、省市“关于水利工程管理体制改革实施意见”的规定精神，于2008年10月经临沂市编委批准将编制调整为98人，经费方式调整为财政拨款。2021年4月底，在职职工60人,离退休人员76人。各项管理工作越来越重，特别是除险加固建设逐年递增，伴随着管理工作形成的档案材料成倍增加，但档案工作人员、职责、措施、制度等方面基本上维持原状，这是什么原因哪？

一、意识不到位

从领导层面上讲，主要领导都是上级主管部门下派到单位任职的，一般情况都是在上级主管单位年龄偏大资历较高，为了提升职务而来，由于岁数大思想偏稳，且大部分精力抓现实主要的工作，对档案不显山露水的工作，一方面认识不到位，二方面认为档案工作以前也没什么问题，用不着加强。从档案人员角度说，一般有办公室人员兼职做这些工作，行政事务就忙的不可开交，领导又不部署，加上档案业务十分繁琐、业务性特强，，对档案人员的专业素质有着十分严格的要求，只有达到了专业水准，才有可能保证事业单位的档案管理工作有条不紊地进行，但是就目前的状况而言，并没有专业的知识，畏难发愁的情绪多了，能拖就拖，一旦档案数量大，更不想着干了。

二、采取应变措施

1、提高认识。哲学原理告诉我们：物质决定意识，意识对物质有反作用，意识具有能动的作用。认识到档案管理的重要性是确保工作顺利进行的基础和前提。提高认识的途径和方法主要有：加大宣传力度，引导领导树立先进的档案理念，要用典型的案例，如以前征用土地档案维权过程中起到了不可替代的作用，是工程质量最有说服力的铁证；明确档案有法了，并且有很多配套法律和处罚办法，着重介绍执法案子，让这些问题入脑入心。只有领导和档案人员提高档案管理的认识，才能确保工作健康有序发展，才能加大资金投入，改善档案工作环境，确保管理工作实现科学化、信息化和系统化。

2、完善档案管理体制。完善管理规章制度，主要对收集、整理、立卷归档、保管、统计、借阅、利用、安全保密等制度根据本单位的实际情况进行设定，具有操作性和束缚作用，不要抄袭外单位或从网上搜索内容高挂在墙上就完事了。只有用规章制度规范档案管理工作的每一个环节，才能把各业务落实到实处，为每步工作指明方向。同时，还要明确领导和工作人员的责任，对自己分内的工作负责，以便为科学有序地管理和高效利用档案提供前提和保证。

3、采用先进管理技术

提高档案信息资源的有效利用，是推动档案科学管理的重要措施，数字化是促进档案管理工作顺利进行的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。目前，大数据在各行各业得到了广泛地应用和发展，档案管理工作要做到数字化也应该通过使用先进的信息手段，把档案的各种载体形式加工转化成数字化的信息，建立档案目录数据库，是提质增效的途径之一。

4、加强领导

档案归国家所有，是单位的宝贵财富，同时档案工作不是某个科室或人员的事，档案工作涉及全中心每个科室，根据这种情况，要做好工作，就要有统一的领导、计划和部署，要有中心领导挂帅任档案领导小组的组长，各科室的负责人和综合档案人员为成员的档案领导机构，且每个科室设立档案兼职档案员，组成档案管理网络；这个档案领导小组负责制定单位档案工作计划、定期研究档案工作事项，对工作中出现的问题提出建议，上报单位领导班子进行研究，不定期对档案工作进行检查和评估，对工作不到位或失误者根据档案法律法规和制度进行严肃处理。

5、强化监督指导

综合档案人员要经常到各科室进行指导档案工作，对业务问题进行疑难解惑，对新标准和方法及时进行培训；定期检查工作，负责档案领导小组计划的督促和落实；组织有关科室积极参与工程建设现场档案材料的收集、指导和验收工作，做到积极参与，认真负责，严格履行职责，不负韶华，勇于担当，对历史负责。

6、提高专业素质

档案人员专业素质的高低直接关系工作质量，作为专业的一线档案管理人员，要有意识地提高自己的专业知识水平和实践操作能力。同时，要针对单位档案管理人员人数匮乏的实际情况，引进高素质的人员，这样不仅为档案管理部门注入新鲜的血液，同时也有效地提高了管理人员的整体素质。

  7、工作要有针对性

  因水库管理单位建设工程多，基建档案最为重要，对这一重要门类档案制定特定计划和措施，做到重点工作多用力，亮点多出彩。