比亚迪档案系统上线的分析和研究

比亚迪档案系统上线的分析和研究

张济梅

（上海比亚迪有限有限公司 上海 201600）

摘 要：企业档案是企业重要资源。档案信息化建设能运用现代化方法和手段对档案工作进行有效管理，获得最佳工作效率、经济效益和社会效益，可以使档案工作者不断破除狭隘、守旧的观念，激发高效、服务等先进意识，能全面、持续提升档案管理现代化水平，让档案增值，促进产业发展。

关键词：档案信息化；企业档案；档案管理系统；比亚迪档案系统

一、比亚迪公司档案管理系统上线背景

企业在进行企业文化宣传时往往对企业历史进行追溯，向企业员工展示企业的发展历程，而这个历程往往是通过档案室保存的老旧照片、文字记录来表现的，比亚迪公司由小作坊发展为国内外知名企业，由单一的电池产品发展到IT、汽车两大产业齐头并进，这期间留下了许多重要史料，是比亚迪人的珍贵记忆，如果对这些史料进行深度发掘，可以编制出企业发展史、企业大事记、企业成功或失败案例、企业组织结构变更等诸多用以宣传或供借鉴的材料，对档案的利用是方方面面的。

企业作为一个生产经营主体，与内外界都保持着错综复杂的关系，这些关系往往以契约的形式保存了下来，这种契约的文书成为公司正常生产经营，开展商业活动的支撑，没有营业执照，则公司不能生产销售产品，没有合同，则公司不能解决与供应商的纠纷，没有公告文件，则汽车无法上市销售……。在公司上市中，档案室存有的专利、3C证书、商标、合同、产权证等，提供给律师鉴证的数量多达万份。试想，如没有公司档案室作后盾，没有前期收集与统一保管，没有档案的信息化管理，审核工作何以变得如此顺畅。公司大了，就不能靠人脑记忆信息，必须转化为文字或其它形式记录下来，大公司管理上更是如此，因为人多了，部门多了，重复做同一件事的人也多了，这就造成了企业的臃肿，效率的低下，很多大公司都犯有“设计健忘症”。我们的研发人员设计时遇到的困难，十之八九已经被我们的前辈所解决，由于没有记录保存，信息传达不畅，所以他们还要耗费大量的时间去解决同样的问题，其结果就是增加了公司的成本，降低了新产品的开发进程。如果我们的档案能够保存下来，我们的经验能够积累下来，那么，我们的研发生产人员就会少走弯路，大大提高工作效率。据说本田公司创造性地利用公司记忆。通过对以往在生产、设计中的经验、错误进行学习，大大减少了多次犯同样错误的机会。比亚迪公司研发的汽车80%都建立在已公开的专利基础之上，这正体现了档案对汽车研发的参考价值。通过对档案的保管利用，公司可以对相同供应商进行价格的比对，对不同车型设计图纸进行借鉴，对其他管理模式进行参考……。档案室信息化的建设也是应对公司规模不断扩大的结果，是对档案管理职能的一种诉求，是一种必然。现今国内外绝大多数有一定规模企业，无不都建立有自己的档案室，建立档案管理体系，即使部分中小企业，虽然没有档案室这个机构，但档案管理这个职能却一直是存在的。所以说档案管理是企业的一种职能，档案室信息化的建设正是这种职能的体现，当寄居于综合办公室或者总经理办公室的文档管理工作逐渐壮大时，这时档案工作就从附属工作变为独立工作，档案室也从所属部门脱离出来，档案管理系统上线是档案管理从传统的手工管理转化为信息化管理模式，这是企业规模化的必然趋势，是公司不断发展壮大的必然要求。

二、比亚迪公司档案管理系统介绍

2007年，比亚迪公司“档案管理系统”被推行到集团各地，实现了集团信息的高度整合和资源共享，突破了以往的封闭式档案库藏管理方法，有效的降低了档案管理成本，增强了档案的利用率。

2.1档案管理模式

统一管理，分层实施。公司在深圳地区设置了集团文档中心，负责整个集团的档案规划、统筹工作；在西安、上海、北京、宁波地区设置地区档案室，负责该地区的档案管理工作；在各事业部设置文控中心负责该事业部档案管理工作；职能部门设置兼职资料员，负责该部门文件资料整理工作，部门之间分工清晰，职能明确，信息反馈流畅，形成了一套严密的档案管理网络结构。档案管理结构示意图如下图1所示:

图1 档案管理结构

2.2文档一体化管理

整合了比亚迪集团现行文件管理、档案管理、图书管理等，实现文件、档案、图书数据的一体化管理，使各种载体的文件从形成--保存--销毁各个阶段的流程统一化、规范化。

2.3档案前端控制

比亚迪集团文档中心统筹安排各地区文档管理工作，现成为各地区、各部门档案工作者的孵化基地，每名档案管理人员上岗前都须在集团文档中心进行文档管理培训，合格后方可上岗。在每个新工业园建设的开始阶段，集团文档中心派遣档案管理人员先行进驻，对收购企业移交的资料进行接收，对新产生的资料进行跟踪收集，对派驻工业园的其他部门资料管理人员进行培训。将总部的档案管理模式及流程复制到新工业园中。

2.4标准化、专业化的档案管理

坚持制度化管理是企业档案信息化管理的必然之路，比亚迪档案室根据比亚迪公司文件形成特点，并结合国家标准和地方标准，制定了档案管理全套制度，如《比亚迪公司档案管理制度》、《比亚迪公司文件材料归档制度》、《比亚迪库房管理办法》、《档案管理操作规程》等。深圳、上海、西安、北京、宁波五地的档案管理工作实现了流程的规范化，工作人员操作的专业化，标准的统一化。全集团档案管理达到了有序运作。在类别划分上，比亚迪设立了企业行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理、营销管理、供应链管理、财务管理、人力资源管理、科研档案、产品档案、设备档案、基建档案、员工档案、会计档案、特殊载体档案共十四一级类目以及数以百计的二级、三级类目，囊括了公司所有的档案资料。

三、档案管理系统上线的重要效益

3.1档案信息化建设给公司创造经济价值：企业依盈利为目的，档案是围绕着企业一系列经济活动产生的，档案从形成之日起即带有经济利益在里面。企业档案多依文书档案、专门档案为主，其中包含对新的生产技术、生产方式的变革与创新及科学研究成果等方面，能直接创造经济效益或在一定条件下产生经济效益。档案作为一种历史记录的材料，从一般意义上讲有以下价值，而这些价值恰恰对比亚迪生产经营活动起了重要的维系作用，保存人类记忆（社会价值）、凭证价值（法律效益）、信息参考价值（经济效益）。

3.2档案信息化建设为公司法律纠纷提供证据：企业档案具有原始记录性。原始记录性是档案区别书刊等资料的本质区别，是档案最原始、最基本的属性。企业在经营管理过程中遇到的法律纠纷，利用档案举证能够最直接、最有力地说明权益的归属、还原事件的真相。档案中反映的是真实的记录，在企业遇到纠纷时即成为天然的证据，捍卫企业合法权益和利益，信息化使档案利用更高效、便捷。

3.3保存企业历史：企业档案是企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的各种形式的历史记录，一套完整的档案就是一部企业发展史的教科书，可以再现企业创业的艰辛、成长的脚步，可以总结企业失败的教训。企业做好档案信息化建设就是在保存企业的发展历史。

四、结论：

档案管理管理系统是档案信息化的建设必不可少的步伐，不但直接为本企业生产、经营、新产品研发以及为本企业领导、各事业部及职能部门提供服务，而且也是企业科学管理的重要组成部分。在新形势上，企业档案管理工作的根本目的是满足企业本身各项工作对档案信息的需要，档案工作人员需不断提高自身素质，更新知识，开拓进取，转变观念和作风，大力开发档案信息资源，提高利用率、优化服务质量。企业要切实增强做好档案工作的自觉性和责任感，切实把档案工作纳入企业生产、经营和管理之中，把档案作为企业的重要资产和信息资源。

本文对比亚迪档案管理作了分析，对企业档案管理借鉴参考提供重要的参考价值。

参考文献：

[1] 档案信息化建设/上海市档案局编-上海.上海教育出版社 2016.5(2020.1重印)

[2] 档案管理理论与实物/上海市档案局编-上海.上海教育出版社 2016.5(2020.1重印)

[3] 档案法制与标准/上海市档案局编-上海.上海教育出版社 2016.5(2020.3重印)

[4] 档案保护与案例/上海市档案局编-上海教育出版社 2016.5(2020.3重印)

[5] 李和平.《企业档案工作规范》实施指南.北京：中国档案出版社，2010.

[6] 张怀笔.《企业档案编研方法》. 山西山西经济出版社, 1995.

[7] 王健. 《电子时代机构核心信息资源管理》. 北京:中国档案出版社, 2002.

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