办公室行政秘书工作能力提升对策分析

办公室行政秘书工作能力提升对策分析

韦晓庆

广西旅岛高速公路服务区经营有限公司

摘要：办公室行政秘书工作即帮助企业办文、办事、办会的工作，因此该项工作需要紧密连接高层和基层，同时协调各部门间的工作，加强沟通联系。在当前社会发展的大背景下，秘书工作面临严峻挑战。基于此，从企业办公室秘书工作能够需要具备的职业要求入手，分析其中所存在的问题，提出优化办公室行政秘书工作能力的有效对策。

关键词：办公室；行政秘书；工作能力；提升

引言

行政秘书处于企业内部的中心位置，发挥着枢纽作用，需要根据相关管理人员的的指令和需求与上下级同时接触，发挥连接作用以传递他们之间的信息，同时也要负责客户与领导间的沟通，真正实现信息的上行下达，协调二者间的关系，因此需要针对当前所存在的问题提高办公室行政秘书工作能力。

1办公室行政秘书岗位工作职责

办公室行政秘书岗位工作主要包括负责会务工作、撰写汇报材料和工作总结等综合性文稿、文书整理以及来电接访等内容。首先，行政秘书要在开会之前做好各项准备工作，对会议内容进行详实记录并整理会议资料，在会前及时将会议时间、地点和主题告知各参会成员，记录成员参会出勤情况，负责会议中的各项服务工作。其次，行政秘书要认真办文。公文是传达政令的载体，公文的质量和水平直接影响政令的畅通。因此，每一份发文都要认真审核，拟稿、核稿、签发、校对等层层把好发文质量关。文件的收发、处理、催办、督办、整理、立卷、归档工作很繁杂也很重要，也要以认真严谨的态度高效完成。同时，办公室行政秘书也要负责完成政务信息、年度工作总结报告、汇报材料等综合性文件材料的撰写工作，需要清晰掌握单位在该年度的实际工作状况，并辅助领导完成发言稿的编写，要契合领导所在岗位的个人职责和任务，展望未来发展路途，充分发挥好秘书的参谋助手作用。再次，要负责做好来信来访接待、值班安排和各种综合事务的处理，完成领导交办的其它任务。

2办公室行政秘书工作中所存在的问题

2.1秘书人员综合素养不契合岗位需求

在现阶段企业办公室行政秘书工作中存在着办公室秘书综合素养和岗位要求之间存在着不匹配的问题。当前经济社会的发展使得企业对秘书工作人员的工作要求和标准进一步提高，其秘书人员当下的工作水平和工作素养不契合企业的实际发展需求。同时，企业的在招聘秘书时要更加关注职业背景层面，却很少会关注秘书招聘后对其进行职业素养和工作技能培训工作，甚至部分职员在上岗前未能进行职前培训便投入工作，通常依靠以往工作经验或是边摸索经验便开展工作，导致领导下达的任务和工作出现秘书人员未能按时完成的问题。

2.2统筹能力存在缺陷

在工作推进过程中要切实完成服务、接待以及服务的任务，导致秘书工作重点受到严重影响，致使工作效率受到不利影响，无法解决问题且无法提高解决困难的能力，上下沟通不畅交流不够频繁，且文件材料起草存在问题，无法起到辅助和参谋的作用，其枢纽作用无法充分发挥出来。

3办公室行政秘书工作能力提升策略

3.1顺畅上下沟通，精准定位职位

在工作中要切实发挥自身的枢纽作用，认清工作定位，在“上情下达、下情上达”时要快速转换自身角色的落实，防止出现上下沟通不顺畅的问题。同时在此基础上要精准掌握领导决策信息的精确性，从而做好信息传达工作以完成上传下达的工作。除此之外，在企业中要充分发挥各个方位之间关系的辅助作用，甘当配角，同时要树立强烈的为企业服务的意识，处理各方关系，从而为管理人员节约时间，做好领导的参谋和帮手。行政人员要根据企业内部的具体活动合理指导，同时予以合理布局，掌握好方向，秘书工作人员要按照单位规章制度，规范自身行为，从而找寻企业中行政管理中存在的问题，提出科学合理建议并进一步完善相关管理系统以提高工作便利性。

3.2做好系统策划，优化工作流程

行政办公室秘书工作要提前做好业务策划，提前列好工作规划，以免出现错误漏洞或是在工作中出错的概率，提高工作效率留足余量。人力策划同样也是办公室行政秘书工作需要重点关注的内容。秘书工作需要做好优秀人才储备，留足人才余量。正是因为秘书工作承担的压力大、成长速度快，需要在工作中及时补充人员并予以补充，在入职之前提前做好入职培训工作，确保其适应高强度的工作需求，提高工作质量。办公室行政秘书工作人员需要秉承高频工作流程化、复杂工作模块化以及长效工作智能化的工作理念，将频率较高的办文办会等常规性业务工作流程化，将其简化为最简单的工作模块，使其成为一做就会的流程，防止出现不必要的主观创新，致使基础工作参差不齐。而复杂工作全面树立重大接待、会议和活动等多人配合工作，使得基础模块集合能够更加固定化，将各个模块业务条目进行细化，使得参与人员能够按图索骥，防止因为人为因素而导致出现执行偏差和理解偏差。同时，借助线上办公软件，部分需要融入日常的长期性工作，如数据报送、基层检查等工作将其纳入系统定时提醒执行，从而纳入软件将其进行简化，使得系统和软件替代其进行基础性业务，减少工作量及错误率。

3.3提升服务意识，提高工作能力

企业内部办公室行政秘书工作的核心内容是服务上级领导人员、服务企业经营和发展，其本质在于服务这一内涵。因此要想进一步提高行政工作水平则需要清楚树立服务意识，并以此为基础开展各项工作。在日常工作中，秘书工作人员要保持一颗充满活力和热情的心，积极完成上级领导所布置的任务并协调各部门工作，对待那些请示并征询意见的基层工作人员保持热情工作态度，保障信息传达的可靠性和及时性。只有在开展工作时秉承“服务至上”的工作理念才能够保障企业日常工作得以正常推进，将办公室行政工作的枢纽作用充分发挥出来，促进企业经营管理工作得到优化和完善。在此基础上，办公室行政工作水平的提高需要以培训的方式来提高职业素养和工作技能。专业人士在选择培训机构时要从工作能力、知识技能和思想行为等多个方面予以综合考量，在学习相关知识后还要学习交叉学科，以综合分析为后续高效秘书工作的开展和落实奠定基础。秘书工作作为一门需要负责多项内容的重要职位，其中不仅仅要掌握多项现代化办公技能，同时还需要学习现代社交礼仪、公关文化以及办公程序等内容，不断提升自身职业素养，辅助上级解决各项实际工作问题。

3.4掌握协调要点，及时传递消息

办公室行政秘书工作需要保持谦和的态度，在沟通时尽量委婉且精准传达消息。沟通是艺术，它不仅是文字的简单堆砌，同时需要掌握良好的沟通技巧以辅助自身实现良好的沟通协调工作，处理好人际关系，从而有利于工作顺利开展。对于秘书工作来说，在开展协调工作时要根据沟通对象做好自身定位，以明确的自我意识调节沟通言语和心态，态度保持谦和。在沟通中还需注意语气的表达，使得信息以更加高效的途径精准传达，使得领导能够依据信息调整重要决策，并精准把握其中要点。

结语

办公室行政秘书工作的核心在于服务，是企业内部的枢纽环节，能够有效沟通协调上级领导和内部工作组织，推动企业有序运转，这些工作需要具备较高的职业素养和工作水平，这表明在全新社会环境和工作形式下应进一步提高秘书工作水平，契合企业需求，以自身专业技能提高企业的高效运转和经营工作。

参考文献

[1]李清芳.提高企业办公室行政秘书工作水平研究[J].办公室业务,2019(08):74+97.

[2]杨中兴.做好企业秘书工作的策略分析[J].青年与社会,2019(16):137-138.

[3]角自升.秘书工作的时间管理艺术[J].智库时代,2020(16):261-263.

[4]杨晓燕.企业管理与行政文秘工作的综合作用研究[J].商讯,2021(01):119-120.

[5]冯常亮.如何做好办公室秘书工作[J].办公室业务,2021(10):114-115.