企业电子档案风险管理实践探究

 企业电子档案风险管理实践探究

刘丽璇

石家庄煤矿机械有限责任公司

摘要：在企业档案管理过程中，电子档案管理是一种新的模式，也是时代进步的一种重要表现。和以往传统的纸质档案相比，电子档案具有机读性、数字化以及信息存储密度较高的特征。网络信息技术的应用给我国企业档案管理工作注入了新鲜血液，并为企业今后的档案管理指明了方向。

关键词：企业；电子档案；风险管理

电子信息档案是档案管理的必然趋势，体现了办公自动化，对提高档案管理的快捷化、高效化有重要意义。在信息时代下，采用电子信息档案不仅能够解决纸质档案资源浪费的问题，而且能够促进档案管理效率的提升。但在电子信息档案的应用中，也存在一些风险，因此，要加强电子信息档案风险的管控，提高档案管理水平。

1企业电子档案管理存在的风险

1.1电子信息档案管理制度不完善

电子信息档案管理存在制度建设滞后的问题，缺乏完善的管理制度，在管理工作中无据可依，会产生较高的风险。部分企业尽管制定了电子档案管理的相关制度，但没有根据实际情况及时更新，与实际档案工作不符，阻碍了电子信息档案管理工作的运行。甚至有的企业没有具体的电子信息档案管理制度，导致电子信息档案管理混乱。

1.2信息泄露问题严重

电子信息档案虽然有明显的优势，但也存在一些安全隐患。在电子档案的输入、存储、传输过程中，存在较高的信息失控风险，表现为信息污染、干扰及过剩等，部分档案信息会被窃取，受到病毒侵犯。上述不安全因素均会增加电子信息档案风险。与此同时，计算机技术在为档案管理带来便利的同时，常用的多媒体技术、光盘技术等也存在安全防护问题。如果突发病毒攻击、停电等事故，可能会使档案信息丢失、泄露或毁损。一些黑客利用不法手段进入计算机系统，可能会造成严重的安全问题。

2电子档案管理风险问题的解决措施

2.1提高档案工作人员自身素质和专业能力

随着企业档案信息管理水平的进一步提升，工作人员需要不断提升自身素养。电子档案对工作人员的网络信息技术水平要求较高，并且在实际操作的过程中随意性较大，失误难以避免。上层领导要加强对档案管理工作的认识，加大资金和其他硬件设施的投入，并给予档案管理工作更多的重视，对相关管理人员开展定期或者不定期的培训和管理，这样才能有效提升档案管理人员的专业素养。相关工作人员还需要加大对档案管理安全性的宣传，这样可以有效增强档案管理工作人员的保密意识。此外，企业档案管理人员需要结合实际情况提高自身道德素养，在工作中保持积极负责任的态度。针对不同部门，档案管理工作人员需要具备一定的责任心，做好各个部门的档案服务工作。电子档案是一种新生事物，在实际发展过程中，档案管理工作人员需要不断地研究和摸索，要具备一定的创新精神，这样才能为企业的档案管理工作开创出一条崭新的发展道路。

2.2建立并完善工作制度

对于企业来说，档案管理最主要的目标就是发挥出档案的价值，实现对档案合理的流通和利用。通过不断完善和优化电子档案管理模式，可以有效提升档案管理水平。在以往传统的企业档案管理工作中，不同部门之间缺乏沟通，一般都是各自为政，自行对档案进行收集和整理。电子档案的使用可以实现不同部门之间的信息资源共享，可以有效节约人力、物力以及财力，进一步提升档案的质量和管理工作人员的工作效率。为了提升信息资源的安全性，企业要结合实际情况制定完善的工作章程及制度，从事档案管理的工作人员需要在这一制度下开展工作。比如，档案管理人员需要对相关系统进行操作，要禁止非档案管理人员进入档案管理室中，禁止不相干人员操作档案管理计算机系统。企业还要制定较为严格的监督机制，对网络系统进行不同层次的权限分配，实现不同层次的监督，也鼓励工作人员互相监督，提升企业档案管理效率，为企业发展做出贡献。

2.3规范档案管理流程

对于档案管理工作来说，规范的操作流程是十分重要的，是保证企业电子档案管理工作时效性的前提。在这一过程中，相关工作人员首先需要有效提升档案管理工作的硬件设施水平，并进一步加大资金投入，引进比较先进的设备，结合实际情况改善企业档案管理工作的环境；其次，进一步加强对企业档案工作人员的管理，提升工作人员的责任心以及专业素养，从而提升对档案管理工作的认识。在档案管理工作中，需要档案管理工作人员整合档案资源，保证我国企业电子档案管理工作的顺利开展。首先需要做到的就是提升企业档案室的级别待遇，配备专业的工作人员，保证日常工作的顺利开展；其次，需要对企业档案进行整合管理，对档案进行统一调配和规划，提升档案管理的规范性。

2.4保障电子档案管理环境的安全性

加大力度保障电子档案管理环境的安全性是切实保障档案信息安全的最为关键性因素，通过该项举措能够在一定程度上避免出现档案信息泄露的问题，保障企业电子档案管理工作质量。在实际当中，企业电子档案管理与传统的档案管理方式存在较大的差异性，电子档案管理主要是针对纸质文件、光盘文件进行储存以及分类管理，具有更大的便利性，打破了传统档案管理模式的局限性，能够综合运用网络信息化技术进行档案管理，不但能够通过大容量的存储设备对于企业运营以及发展中的各项数据信息进行科学储存，也可以通过大数据技术对档案进行比对分析，从而助推企业的高效率发展。而在此阶段，最为关键性的一环便是保障电子档案管理工作环境的安全性。除此之外，也需要制定科学且完善的电子档案管理机制，在档案管理部门中建立起科学且完善的电子档案管理制度，从而通过管理制度有效规范各岗位工作人员的态度，使之能够以饱满的情绪投入到档案管理工作中，这样既保障了电子档案管理工作环境的安全，也能够促使该项工作井然有序地向前推进，取得良好的档案管理效果，达到切实保障档案信息安全的目标，为企业的高质量发展奠定良好的基础。

2.5加大力度开展网络信息安全管理

针对企业内部的电子档案管理工作来说，需要综合运用网络信息技术以及计算机技术，而在此过程中需要将计算机设备接入互联网中，实现网络信息数据的网络平台共享以及云空间管理。由于互联网当中存在较大的不安全因素，一旦企业内部档案管理设备受到木马病毒的影响，有可能造成电子档案信息泄露，所以说需要在展开电子档案管理工作阶段充分针对风险进行有效的防控，以此切实保障档案信息安全。首先，需要针对企业内部电子档案管理工作全面落实备份管理，针对其中各项信息进行加密处理，防止被不法分子非法窃取。其次，需要在企业内部计算机设备上安装木马病毒防控软件，有效规避木马病毒对于计算机设备的侵袭，避免出现档案信息泄露的问题。此外，企业内部电子档案管理部门也需要定期开展设备网络病毒查杀工作，从而强化对网络风险与漏洞的抵御能力，避免黑客或者是病毒侵入到公司系统内部而造成档案信息泄露，切实维护档案信息的安全性与可靠性。

3结语

在企业档案管理工作中应用电子档案管理模式是大势所趋，但需要注意的是，电子档案管理中还存在着一些风险和问题，这就需要企业相关管理工作人员采取一定措施来规避这些风险，这样才能进一步提升企业的档案管理的质量和效率，节约企业成本，促进企业朝着更好方向发展。

参考文献

[1]裘晓萍.浅谈大数据时代文书档案电子化建设[J].办公室业务，2021（01）：183-184.

[2]王文静.新形势下加强电子档案管理工作的探讨[J].卷宗，2019（22）：155.