论如何做好医院档案管理工作

论如何做好医院档案管理工作

董明宇

河北省隆化县医院 河北承德 068150

摘要：医院档案管理部门作为保证医院日常工作有效落实的关键部门之一，越来越多的档案管理人员逐渐意识到档案管理工作的重要性，并将做好档案部门的工作作为保证医院日常工作健康有序展开的基础。推动医院档案管理现代化进程，有利于提升档案资源的利用率。本文就如何提升档案管理现代化水平作出了相关论述。

关键词：医院；档案；管理；问题；措施

1导言

在医院中档案管理工作是较为重要的工作内容，随着医院不断地发展，医院所存储的档案资料也随之增加，传统的档案管理模式已经无法与其相适应，一方面纸质档案信息在保存方面较困难，会受到诸多环境因素影响。而将网络信息技术与档案管理工作的内容进行有效结合，是既能保证档案管理质量又能提升档案管理效率的有效措施之一，医院管理人员应针对不同的档案保管需求对档案管理模式进行相应的优化创新。

2医院档案管理的重要性

一是档案管理部门在日常工作中通过对本部门档案管理工作内容的梳理，实现为医院管理决策提供有力的数据支持。二是档案管理部门通过整合全院信息，可以为医疗部门、护理科室等关键部门提供该部门日常工作所需的关键信息。三是医院档案管理部门作为促进医院管理文化建设的核心部门，保管着医院成立至今的所有历史文献、职工资料，为后续强化医院文化建设工作提供了有力的数据支持。四是医院档案管理部门通过对“节能增效”相关内容进行统计分析，可以有效推动“节能增效”工作在医院的落实情况。综上所述，加强医院档案管理工作是现阶段医院部门的工作重点之一。

3医院档案管理现状分析

3.1医院档案管理制度不完善

在我国大多数医院都存在档案工作缺乏完善的统一性和标准化，并且档案管理制度水平相对较为落后。同时对于档案的管理范围也较为模糊，而档案管理工作过程中其工作制度也不够健全，使得档案管理相关的规章制度严重匮乏。在档案管理的过程中也较为分散，而医院对于档案管理的考核工作也并不重视，使得档案资料并不完整的现象时常发生。

3.2安全问题

在大数据时代，各种信息管理技术的有效应用，缩短了各种档案的体积，让档案信息的搜集、归纳等工作质量有了较为明显的提升。最为重要的是，这在很大程度上降低了档案管理人员的工作量，便于他们提升个人的工作效率。然而，医院管理者也要看到，档案管理软件的出现增加了档案信息的安全风险。当前对医院档案管理信息造成安全威胁的有如下因素：首先，档案管理人员的态度。部分医院档案管理人员在工作的过程中，由于缺乏高超的职业修养，可能会无法承受住各种诱惑，从而对已经整理好的档案信息进行修改，最终导致医院档案失真，未能充分发挥其应有的价值。其次，行为不够规范。为了保证档案信息的安全性，医院制定了一系列的保护错误，比如不要连接外网等。部分档案管理人员由于缺乏安全意识等出现不遵从规章制度的行为，这会在一定程度上增加医院档案信息泄露与破坏的风险，严重时甚至会影响到医院的正常运行。最后，不法网站的侵扰。某些不法网站碍于各种利益的诱惑等，会对医院档案管理中的数据进行篡改、盗取等，其行为会给医院的运行带来相对严重的后果，如果听之任之，势必会造成严重的后果。如何消除以上因素对医院档案管理工作造成的负面影响，保证医院的正常运行，是医院急需解决的问题[4]。而这对于多数医院来说是一个不小的挑战。

3.3医院档案管理人员缺乏专业

现阶段我国医院档案管理部门普遍存在档案管理人员缺乏专业的档案管理技能。将信息化管理模式引入到档案管理工作中不仅需要专业的信息化管理器材，也需要档案管理人员将这部分器材灵活应用到日常管理活动中去，并且要求管理人员在使用信息化管理技能时对自身管理目标有着清晰的把握。在实际工作中，档案管理人员需要将以往保存的纸质档案转为电子版的档案信息，这就要求档案管理人员在筹备阶段熟练掌握电子扫描仪、电子存储设备的使用技能，并对后续电子档案的归纳整理有着清晰的工作逻辑，从而提高档案部门的档案管理质量。

4医院档案管理措施

4.1实现档案标准化管理

实现档案管理现代化，不仅可以提升档案管理的效率和水平，而且还可以使得档案管理过程变得更加的标准、规范。为此，医院可以结合现代化档案管理的特征和要求，构建一套符合现代化档案管理的标准。比如，医院可以根据现代化档案的实际需求，制定档案录入、归档、查阅和使用等相关标准，提升档案管理的规范性。同时医院还应制定相应的档案管理规范，严格要求各部门按照统一的档案管理标准生成和使用档案，保证档案管理现代化工作的有效实现。

4.2培养专业档案管理人员，提高人员综合素质

档案管理工作者是档案信息化建设过程中主要的参与者。因此档案管理者的综合素养对于档案信息化建设的实施落实有直接的影响作用。进而医院在进行档案信息化建设的过程中首先要提高档案管理者的个人素养水平，并对档案管理者进行定期的培训。

例如，针对提高档案工作者专业水平，医院要结合实际情况定期对档案工作者进行信息技术的学习，如一些办公软件的深度使用或者是如何迅速查阅历史信息等基础操作技能。此外，医院也要对工作人员进行相应的档案整理学习，档案整理是档案工作最基础的，需要工作人员对各方面信息具有一定敏感性，因此，医院需要让档案工作人员不间断学习这方面内容。从而为档案管理工作做好坚定的基础工作。

其次，医院要提高档案工作者对此的意识，档案工作本质上具有一定枯燥乏味，因此很多工作人员对此并不能提高重视度。所以，医院就需要针对该问题制定出相应的解决方案。如在实际工作中，医院可以为档案工作人员提供一些基础设施服务，或者为员工创设相对较轻松舒适的工作环境，帮助员工更好地服务档案管理工作。

4.3加强对档案信息的安全管理

医院档案部门负责人要意识档案信息安全管理的重要性，在实际工作中通过多种途径消除安全因素对于档案信息的影响，确保档案始终处于较为安全的状态下。首先要完善网络设施的整体架构。医院可以聘请专业的网络架构师，让他们根据医院各个部门的需求，对数据库做出科学的创新与升级，以便医院各个模块之间可以做到互通有无，从而最大程度保证电子文档的完整性。其次，构建安全的网络保障。部分黑客碍于利益的诱惑，时常对医院的电子档案系统做出不同程度的破坏，从而提升了信息泄密的程度。为了改善这种状况，医院可以借助于先进的科学技术，搭建不同层次的安全网，确保档案信息不会受到黑客或者病毒的袭击。比如设置登录权限，使用者唯有输入正确的登录名字与密码才能够打开自己权限以内的档案信息，这会增加档案信息的安全性。

4.4创新人才培养机制

医院档案管理的现代化水平还在很大程度上受到相关人员信息素养的影响。因此，医院应做好人员教育培训工作，针对档案管理人员和医护人员定期开展档案信息化的教育活动，提升全体人员的档案信息化管理意识和能力。另外，为了激励档案管理人员对档案管理工作的创新，医院还可以制定相应的激励机制，将档案管理现代化工作成效与档案管理人员的绩效相挂钩。

结束语

综上所述，在信息技术不断变革的今天，医院的档案管理工作也需要同步进行改革，因此，医院档案管理人员必须意识到这一点，并及时更新档案管理理念，积极引入先进的医疗档案管理技术和手段，提升档案管理的信息化和现代化水平，促进医院的创新发展。

参考文献

[1]张磊.医院档案管理现代化的创新途径[N].科学导报,2022-06-07(B03).

[2]周璇.档案信息化建设在医院档案管理中的有效性研究[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(11):97-99.

[3]单涛.大数据下医院档案管理工作的创新与发展[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(12):88-90.

[4]陈爱云.新形势下医院档案管理的新思路[J].黑龙江档案,2022(02):236-238.