信息化时代医院文书档案管理建议

信息化时代医院文书档案管理建议

王占

东明县第三人民医院

摘 要：随着信息技术的不断应用，医院的文书档案管理要加强进行信息化的管理工作开展，才能更好地适应新的时代环境，发挥出新的应用效果。本文对当前医院文书档案管理过程中存在的问题进行分析，从开展信息化医院文书档案管理的重要性中，提出了有效的工作开展建议。

关键词：医院文书档案;信息化管理;建议

前言

医院开展的文书档案管理工作，是对医院各项工作开展的具体记录，也是医院管理工作中的主要内容。随着信息化时代的到来，要对传统的档案管理工作进行必要的优化，不断提升信息化管理的工作水平，从而适应信息化时代的发展要求，降低医院管理的成本，促进医院管理工作水平的提升。

1 当前医院文书档案信息化管理工作中存在的问题

1.1 管理模式落后

在当前的大多数医院开展的文书档案管理工作中，虽然加入了信息化管理手段的应用，但是在管理模式上还是延续了传统管理的模式，这一矛盾限制了管理工作的高效開展。另外，在当前的管理模式应用中，还有一些管理人员对开展信息化管理工作存在认识上的误区，认为信息化管理是简单地用电脑，参与工作的积极性不高，掌握计算机的使用水平有限，造成整个工作的开展效率不高，质量不好。

1.2 信息化设施落后

档案管理工作的开展不能产生直接的经济收益，在进行基础设施的完善过程中，没有得到足够的重视，造成基本的信息化设备使用落后，在软件和硬件上不能适应信息化时代的管理工作要求。

1.3 管理方法较单一

医院的文书档案管理工作涉及医院中多个部门的工作档案管理，需要多个部门的互相配合，在当前的档案资料收集过程中，使用的管理方法比较单一，造成档案收集归纳的质量不高、效率不高。比如在当前的管理过程中，采用各部门主动上交的方式进行档案的收集，但是面对繁重的医疗任务，有的部门不能及时进行档案资料的整理，更不能及时进行档案资料的上交，造成实际的档案管理工作拖拉，收集不完整，归纳不系统。

1.4 人员队伍水平低

信息化管理工作，需要在掌握一定信息技术、档案管理技巧，并且在了解医疗知识的基础上，才能顺利开展。但是当前的工作人员掌握的信息技术水平有限，以医疗业务人员为主，大多数没有档案管理的专业知识，因此在开展工作的过程中，容易出错。

2 医院开展信息化文书档案管理工作的重要性

2.1 方便各种信息的综合查询

开展信息化的文书档案管理工作，在时间上和空间上都打破了原有的限制，可以更方便快捷地搜索到自己需要的资料，进行资料借鉴、对比学习，更有利于一线医疗水平的提升。在信息化文书档案管理的过程中，查阅档案、资料的过程变得更简单，更方便，比如在信息化管理工作的开展中，一份档案资料可以同时被多人查阅、浏览、学习，这种优势是传统的文书档案管理工作不能具备的。更好地提升了文书档案资料的利用率，发挥出文书档案的价值。

2.2 降低纸质档案管理的风险

传统档案多为纸质的，在保管的过程中，需要进行有效的防潮、防火、防虫等处理，增加了管理工作的难度，存在着档案管理风险;另外在进行借阅、存放和查看的过程中，人工管理的方式还容易出现失误，造成档案错放、丢失等管理风险的发生。使用信息化的文书档案管理，有效提升了保存的质量，同时也更好地保护了原始的文书档案资料，降低了管理的风险。

2.3 提高文书档案管理的效率

在传统的文书档案管理工作开展过程中，各项工作的完成都是在人工操作的基础上实现的，往往一份完整的文书档案资料需要花费很多的时间，管理工作开展的成本较高，效果不好。在开展信息化文书档案管理工作的过程中，一份完整的文书档案完成由职能部门和档案管理部门的共同完成，大大提高了工作的效率。另外，在信息化管理工作的系统应用过程中，将文书资料进行归纳整理，形成不同的目录，在大数据信息分析技术的应用中，可以更好地对档案资料的完整性进行鉴定，减少了人工成本的投入，提高了管理的效率。

3 医院开展信息化文书档案管理工作的有效途径

3.1 构建完善的信息化文书档案管理模式

首先，一定要对开展信息化文书档案管理工作的重要性有正确认识，要保证各部门积极参与和支持。比如在日常工作中，为更好地引起领导的关注，档案管理工作人员要及时将各种先进技术的应用、行业发展的动态向领导汇报，提升领导对文书档案管理工作的重视程度，得到管理层的支持。其次，要不断引进先进的信息化管理技术，在科学技术的应用中，实现信息化文书档案管理模式的优化。比如在实际工作开展的过程中，要进行行业发展的关注与研究，进行积极的宣传和学习，掌握各种先进的管理技术，建立先进的管理模式，实现信息化文书档案管理工作的高水平开展。最后，要结合实际工作的开展，进行符合本院文书档案管理工作的管理技术研发，真正提高管理工作的质量。

3.2 完善信息化文书档案管理的基础设施

首先，要对当前使用的文书档案管理基础设施进行改良。比如要以计算机的使用为基础，增加电脑、存储器、扫描仪、打印机等各种硬件设施，以及系统、软件等软件设施，保证在进行档案的资料收集、录入、扫描、检索、安全等各方面的办公设施一应俱全，切实保障信息化管理工作的正常开展。其次，要对开展信息化文书档案管理工作的服务水平进行提升。要加强完整的系统设备的应用，保障人力、财力、物力，开展高水平的服务工作，搭建完善的防盗、防控等监控网络，保证档案管理工作的正常运行。最后，要在资金的保障中，加强软件系统的建设管理，积极研发适用于医院工作的管理软件，推动医院工作的高水平开展。

3.3 不断优化文书档案管理工作方法手段

在信息化时代开展医院的文书档案管理工作中，要保证档案管理工作的方法和手段不断优化，提高档案管理工作的可靠性。文书档案管理工作开展的过程中，要对医院发展建设过程中的各种信息资源进行有效地保管，因此一定要保证文书档案的信息真实性、准确性，只有建立在这两项的基础上，才能更好地为后续的医院工作开展提供借鉴。

在不断优化方法的过程中，首先，要保证对文书档案的格式进行规范，保证档案资料的规范性、严谨性、准确性;其次要不断对当前的文书档案管理系统进行优化，加强系统的安全设置，严防黑客和病毒的攻击，更安全地保护好各种信息资料。总之，通过各种先进工作方法的良好应用，有效保证文书档案资料的价值最大化发挥。

3.4 构建高水平的文书档案管理工作队伍

首先，医院文书档案管理工作人员要具备一定的信息化水平，能够对计算机的操作熟练掌握，并且加强学习档案管理的相关专业知识，能够在开展管理工作的过程中，保证工作规范、有序地进行。其次，医院文书档案管理工作的管理人员要不断提高自身的管理水平，掌握先进的管理技能，加强对信息化管理工作的重视，保证该项工作的顺利开展。再次，要不断通过培训提高工作人员的责任意识，使其能夠在工作开展的过程中尽职尽责，对各项文书档案资料进行严密的保管，并且具备相应的技能水平，保证管理工作，服务工作的正常开展。最后，要不断提升工作人员的创新能力。要通过在实际工作开展的过程中进行技术研发，保证各种技术的应用更加符合医院的实际工作要求，更加有利于医院其他各项工作的开展，提高工作的效率。

结语

随着信息技术的不断发展，医院开展信息化文书档案管理工作也要不断地进行与时俱进，才能保持先进性、高效性。在未来的强化应用过程中，首先，要对调阅审批的体系进行完善。在当前档案管理系统的充分应用过程中，要求加入档案资料调阅审批制度，更好地保护医院档案资料的安全，尤其是对于一些保密价值较高的资料，更要做好借阅审批工作，需要在相关领导的授权中完成。其次，在未来的信息化文书档案管理工作开展过程中，要加强不同系统之间的兼容性建设，保证信息在不同的部门和系统中可以正常传输，减少人工投入，提高工作的效率，更好地应对繁重的管理任务。

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