关于地方高校人事档案管理的思考与探索

关于地方高校人事档案管理的思考与探索

陈霈

成都锦城学院  四川 成都 611731

摘要：作为各项管理工作的基础，人事档案管理在高校人才培养方面的重要性日益凸显。规范化的人事档案管理工作不仅体现了高校对工作效率的追求，还充分展示了高校在建设人才队伍方面的长远目标。本文以地方高校为切入点，客观分析高校在人事档案管理工作中存在的难点及问题，探索并思考改善现状的措施，提出合理化建议。

关键字：地方高校；人事档案管理；问题和建议

作者简介：陈霈（1994.03），女，本科，助理研究员，研究方向：行政管理

在高等教育大众化的新时代背景下，地方高校不断扩招升格，加大人才引进力度，师资队伍逐渐扩大，人事档案管理工作难度也随之加大。但就目前地方高校的人事档案管理工作质量来看，管理工作中不乏种种问题。比如人事档案管理制度落实不到位、人事档案管理水平有待提升、人事档案管理的设施水平较为落后以及对人事档案管理工作的重要性认识不够等。

一、地方高校人事档案管理工作中出现的问题

1、对人事档案管理工作的重要性认识不够

影响地方高校人事档案管理工作质量的因素较多，最为突出的因素当属各级人员对人事档案管理工作的重视度不高。地方高校的精力主要放在学科建设、科学研究及教学上，对人事档案管理工作的重视程度明显不够。其次，领导层面的档案管理意识也较为薄弱，没能在人事档案管理工作中发挥自身的职能作用、为其他工作人员树立良好的榜样。即便口头表达对人事档案管理应该重视，却没有实际行动，难以真正提高档案管理水平。而且，从事人事档案管理工作的人员大多是身兼数职的人事干事，在众多的繁杂工作中，其对不够重视的人事档案管理工作投入的精力不足，极易造成档案管理工作水平下降的后果，严重的甚至出现人事档案遗漏或者丢失的现象[1]。

2、人事档案管理制度落实不到位

地方高校对人事档案管理的不重视直接导致了其人事档案管理制度的落实不到位，或者执行力较差，特别是档案收集工作的执行力度较弱、缺乏规范有效的整理流程、管理制度的范围小、利用未按照制度执行。高校各个部门的工作人员都可以随意接触人事档案材料，使得人事档案的机密性无法得到保障，安全体系不复存在。

3、人事档案管理水平有待提升

在高等教育事业飞速发展的今天，人事档案管理工作的重要性渐渐凸显。随着当代高校的人事档案管理建设不断深入，各地方高校纷纷采取相应的措施来改善人事档案管理质量，提升档案管理水平。但实际情况是，相关工作人员在人事档案的收集和整理过程中，没有运用先进技术辅助作业，效率低下，质量不高，也没有对人事档案信息进行深入研究、分析。因而，人事档案管理水平较低。此外，相关工作人员缺乏专业培训，业务水平不够，致使返工现象较为严重，也在一定程度上限制了地方高校人事档案管理水平的提升。

4、人事档案管理的设施水平较为落后

依照有关规定，高校的人事档案管理室应该根据人员数量配备标准的用房。实际上，大多数地方高校的人事档案管理仅仅停留在文件上，只是满足有地可存，未按标准配备场地，不考虑防虫、防湿、通风等，只是满足平时可以查阅，可以应付上级检查的低要求。

二、人事档案管理现状的建议

1、加强对人事档案管理工作的重视程度

在新时代背景下，党中央明确提出应站在政治的高度上严格管理人事档案，要大力宣传，解放思想，开拓创新，全员普及。换句话说，重中之重是要提高全员思想意识，让各级人员对人事档案管理工作的重要性有清晰正确的认识，让大家认识到该项工作对于提升地方高校综合实力的重要性。作为高层领导应该转变观念，认真对待人事档案管理工作，加强管理[2]。其次，学校应对人事档案管理的相关部门、相关人员进行分阶梯、分层次的全员业务培训，让全体教职工认识到人事档案管理的重要性，切实体会该项工作与自身利益之间的关系，才能让地方高校的人事档案管理水平得到真正的提升。

2、强化主体责任，建立健全人事档案管理制度

在新时代背景下，加强地方高校的人事档案管理，须严格落实人事档案管理部门、科室的主体责任，明确分管的领导，并落实到专人负责，执行具体工作追查问责制。同时，建立健全的人事档案管理规章制度，使人事档案管理工作规范化、制度化，以确保该项管理工作在实际开展过程中有法可依、有章可循，用制度和法律规范、约束相关工作人员的行为，保证人事档案管理工作高效且顺利的进行。

3、优化人事档案管理手段，提高工作人员的业务水平

要想提升地方高校的人事档案管理水平，就必须从两个方面着手，一是优化人事档案管理手段，二是提高相关工作人员的业务水平。目前，很多高校都构建了网络档案管理平台，并且针对校内的资源设立了相对应的主页和档案网站。地方高校可以借鉴信息化管理手段，实现人事档案的扫描和全文录入，优化信息的储存方式，提升人事档案的管理水平[3]。此外，要加强对相关工作人员综合能力及业务水平的培养，不断提高其业务实操水平和解决问题的能力，以获得理想的工作效果。

4、加强对人事档案管理设施的建设

人事档案管理是一项较为繁琐、冗杂的工作，倘若继续使用老旧的硬件设施，很有可能会造成信息丢失乃至无法弥补的损失。因而，加强对设施的建设非常重要。地方高校应当引进先进的硬件设施，优化人事档案管理的内部环境，做好防火、防潮、防虫等工作，保证档案资料在相对稳定的环境中保存，以实现规范管理人事档案的目的。

结语

综上所述，地方高校的人事档案管理工作中存在人事档案管理制度落实不到位、人事档案管理水平有待提升、人事档案管理的设施水平较为落后以及对人事档案管理工作的重要性认识不够等多方面的问题，在一定程度上影响了地方高校的人才培养质量。结合实际情况，地方高校应从强化主体责任、建立健全人事档案管理制度、优化人事档案管理手段、提高工作人员的业务水平、加强对人事档案管理设施的建设以及加强对人事档案管理工作的重视程度等方面入手，提高人事档案管理水平，紧跟时代发展的步伐，增强学校的综合竞争力。

参考文献：

[1] 窦燕.对高校人事档案规范化管理的思考[J].人才资源开发，2020(18).

[2]李晶.高校人事档案管理工作的挑战与创新[J].呼伦贝尔学院学报,2020,28(04).

[3] 农冬梅.新时代下地方高校人事档案优化管理探析[J].传媒论坛,2020,3(24).