公立“托管医院”同质化物资管理模式探索

公立“托管医院”同质化物资管理模式探索

战扬

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随着托管医院建设与管理的普及，综合医院开始以外部院区或托管基层医院的形式扩容下沉医疗资源。在此趋势下多院区如何统一物资管理，使各分院区的物资供应与配套设施迅速同步，保持流程标准统一，为全院区提供同质化物资保障显得尤为重要。

为了规范我院各院区物资管理作业程序、加强流程控制、协助临床高效开展工作、提升供应服务质量、做到托管医院同质化管理，我院物资管理部门探索建立SOP(standard operation procedure，SOP)标准作业模式，开展SOP标准化管理项目，要求全员参与、分层落实、逐步推进，以班组为单位，总结归纳各岗位的管理实践经验，进行全面梳理、整合、改进，制定统一、明确的工作原则与依据，同时将管理中的关键控制点进行量化与细化，明确各岗位具体职责，用以指导和规范各岗位日常工作，使本院及各分院区都能顺利开展标准化、规范化的物资保障工作，做到全院区范围的合理配置、顺畅请领、标准发放、细致监管，精准控制，形成物资供应链全过程的完整闭环。

托管医院面临的物资管理风险

1.管理难度增大。相较于单一院区医院，“托管医院”规模更大，在物资管理制度、物资供应的管理方式、采购需求配置方式等方面都面临更大挑战。通过“合作、兼并、联合、集团化”等形式成立的分院区，人、财、物等的大规模重组会导致物资管理难度加大，人员的专业性难以得到保证，部分人员缺乏物资相关知识、欠缺物资管理经验，无法快速、清晰理解与掌握具体工作内容与工作要求，极容易出现流程混乱。

2.服务同质化难保障。各分院区受内部管理制度与要求限制，本院区和分院区在物资管理层面上存在差异，各项标准与配套设施无法同步，各分院区存在响应速度不同、订货周期不同、供应商服务行为不同等情况，导致办事效率低、投诉率高、服务水平低的情况发生。

3.文化冲突显现。分院区人员由于与本院区医院文化上的差异及工作习惯的不同，难以与本部院区人员达到思想意识、价值观念等深层意义上的文化融合，无法保证职工的行为与行为规范保持一致，不同院区间的文化差异可能会影响总体目标的实现。

4.管理运营成本增大。开设新院区后，本院区需投入大量人力、物力资源到新院区，管理和运营成本增加。繁杂的组织形态和工作程序会降低管理效率，增加管理成本，降低管理经营的控制力和执行力。

SOP模式的构建

1.团队组建。物资管理部门组建物资管理标准化项目组，项目组分为领导小组和工作小组。领导小组由科室主管处长、科长及科室核心组成员组成，负责把控项目的方向及进展；工作小组由科室重要岗位人员组成，负责项目的具体实施和推进。项目组通过定期召开进度协调例会，汇报项目的实施情况，分析、反馈实施过程中遇到的问题和难点，提出下一步措施。

2.构建方法。项目组以标准作业流程(SOP)为指导，结合文件标准编码格式，按照物资管理的岗位类别，将物资管理任务识别表按低值物资采购管理岗、定制家具采购管理岗、低值物资库房管理岗、资产管理岗、供应商监督管理岗进行分类，将各岗位多年的管理实践经验进行梳理、整合、提炼、改进形成最优化的物资供应链流程设计，由工作小组采用统一的格式，将各岗位职能、工作内容、操作步骤、操作要求、关键事项、相关文件和参考资料等内容准确无误地描述出来，依照条理化、规范化、形象化的原则编写具体操作指导书。

3.实践案例。以物资验收工作岗位为例，物资入库验收与抽检是保证物资质量控制关键的一步，保证入库物资合格、符合需求是后续科室正常使用与运行的基础，但在物资验收过程中，验收人员受个人经验、专业知识、严谨程度等影响对物资的验收标准有所不同，导致产品质量控制程度不一致，可能造成有质量风险的产品进入医院，影响科室后续的使用与正常工作。因此需要将验收过程分解与细化，物资现场验收与考核评价SOP指导书见表1。

在指导书中，将验收分为定制产品验收、低值易耗产品及项目验收三种情况，分别详细写出各种情况的验收步骤、注意事项、涉及表格等，使各项验收工作能够条理清晰，使每个人都能按照制度的要求开展验收工作。同时，在实际验收中，不同种类物资的验收重点和标准也有所不同，所以项目组根据物资的特性制作不同物资的验收指导书。

SOP模式的执行与成效

SOP的严格执行是保障其不断优化和得以发挥作用的基石，因此在建立SOP标准作业指导书后，迅速在本院区及各分院区进行标准化培训，全员参与，树立标准工作意识，统一思想，标准行动，并由领导小组负责巡检、督查与考核，保证SOP模式的顺利开展。

1.实现“托管医院”物资保障工作的同质化。SOP 就是尽可能地将相关的工作操作步骤进行细化，总结出既简易又能达到服务标准的优质流程。通过全院区物资管理的标准化梳理工作，以各班组为单位，整理和制订了各岗位工作职责和工作细则，共计5万余字；完成采购管理、资产管理、库房管理、供应商监督管理相关流程、工作细则、操作标准的制订和修订400余项。各项工作均有标准可依。2.增加管理工作弹性，避免人员不稳定带来的风险。通过SOP标准化项目流程，各院区人员均可迅速实现岗

位交接，新加入的人员通过学习SOP可以迅速掌握管理工作流程，缩短培训周期，在时间上实现了无缝对接，有效避免了院区人员不稳定造成的风险，构建起发放效率更高、服务质量更优、物资控制更精准、管理工作更精细的物资管理模式 。

3.提高管理效率与服务质量，降低风险。通过整合优化供应商资源，统一采购标准与流程，并在全院区展开标准化培训，使各院区人员都树立了标准意识并严格执行，把标准根植于各院区常态工作运行之中，在实施后，分院区管理效果明显提高，避免了因个人理解失误、行动失误导致的错误和重复工作，业务环节出错率逐年降低，通过流程优化缩短了分院区科室采购需求审批周期与物资配送周期，物资供应服务满意度逐年提升，各项管理工作与本院区同步，使临床一线科室充分感受到物资保障队伍带来的优质服务。

在医院集团化发展的大趋势下，SOP作为指导物资管理工作的操作指南，可有效提高物资管理的质量及管理的规范化。从纵向角度来说，“托管医院”标准化物资管理模式的构建是一个动态、长期的过程，需要根据国家和医院最新的管理要求与规范，结合本院区与各分院区的变化持续完善与改进，提高物资管理模式的适用性、专业性与准确性；从横向角度来说，通过对各院区物资管理部门岗位进行标准化的总结与梳理，可以起到对物资管理各岗位经验的积累和提炼的作用，无形中节约了管理投入成本，使管理者能够站立在前人的肩膀上前进，更好地在多院区范围内树立标准化工作意识，全面提升全院区物资的管理与服务质量。

参考文献

1.王碧贤，陈作兵，卓里欣，等.医院后勤物资精益化管理的探索与实践[J].中华医院管理杂志，2019,35(3):238-241.

2.马亚丽，张岳，张亮，等.医院物资采购管理模式及效果评价[J].医院管理论坛，2013,30(8):53-54,44.

3.沈红燕.标准作业程序在手术室与病房转送交接中的应用[J].医院管理论坛，2015,32,25(7)31-33.