湖北省中小河流水文监测系统孝感市建设项目档案管理探析

湖北省中小河流水文监测系统孝感市建设项目档案管理探析

夏静,方星萍,吴朝霞

湖北省孝感市水文水资源勘测局 湖北 孝感 432100

【摘要】：湖北省中小河流水文监测系统孝感市建设项目档案包括水文站、水位站、南量站、水文信息中心站、水文巡测基地、预警预报系统、视频监视系统、视频会商系统，在建设项目设计、施工、监理、竣工验收等各项建设阶段形成的历史记录。现就湖北省中小河流水文监测系统孝感市建设项目档案管理进行总结，并提出存在的问题及建议。

【关键词】：中小河流水文监测系统：工程建设项目；档案管理

1、工程概况

孝感市地处中纬度地带，属亚热带季风气候。雨量充沛，年平均降水量为1133.8mm；光热充足，年平均日照时数为1996.7h，年平均气温为16.0℃，≥10℃的积温为5091.9℃,多年平均径流深355.6mm，径流总量41.09亿m³。降雨在年际、年内时空分布不均，丰枯年降雨量之比在2.97～3.47之间。降雨在年内时程上分布，雨量集中在5～9月，一般规律是6月中旬至7月上旬的梅雨期

根据《国务院关于切实加强全国中小河流治理和山洪地质灾害防治若干意见》（国发〔2010〕31号）和已经国务院批准的《全国中小河流治理和中小水库除险加固、山洪地质灾害防治、易灾地区生态环境综合治理总体规划》，湖北省2011年度中小河流水文监测系统孝感市建设项目分部工程划分为1个单位工程土建工程，共分为9个分部工程，219个单元工程；湖北省2012-2013年度中小河流水文监测系统孝感市建设项目分部工程划分为8个单位工程、6个为单位工程，共分为32个分部工程，9个子系统工程，679个单元工程。建设目标为水文站、水位站防洪标准30年一遇，重要站点防洪标准采用50年一遇。测洪标准20年-30年一遇，人工观测设备应能测记本站历史最高洪水位1.0m以上，水位自记设施原则上应能测记到历史最高、最低水位。报汛标准确保测站的水情信息在15分钟内到达市（州）分中心，20分钟内到达省中心，30分钟内到达国家防总。设施设备建设依据《水文基础设施建设及技术装备标准》设计。

2、工程档案管理情况

2.1档案管理工作体制

为加强湖北省中小河流水文监测系统建设项目档案管理与验收工作，确保档案完整、准确、系统和安全，湖北省中小河流水文监测系统建设项目管理办公室（以下简称“省项目办”）对项目档案管理工作负总责，联系和协调相关档案业务主管部门，对孝感现场办的项目档案工作进行监督、检查、指导。孝感现场办对项目档案管理具体负责，配备专（兼）职档案人员做好自身档案的收集、整理和保管；对勘察设计、监理、施工等参建单位档案工作进行监督、检查和指导，并及时接收参建单位移交的项目档案。

按照“统一领导、分级负责”的原则，孝感现场办认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并加强对各参建单位归档工作的检查和指导，并要求勘察设计、监理、施工等参建单位明确相关部门和人员的档案工作责任，将整理、审核后的工程档案及时提交孝感现场办汇总后交省项目办统一归档。

2.2档案工作管理的主要措施

2.2.1、提前谋划、建章立制。省项目办为了使档案管理工作有章可循、有章可依，在工程开工前制定《湖北省中小河流水文监测系统建设项目档案管理与验收办法》《湖北省中小河流水文监测系统建设项目档案规范化工作操作指南》等制度，为工程档案管理的制度化、规范化提供了强有力的保障。

2.2.2、分工明确，层层压实。孝感现场办配备了兼职档案人员做好自身产生档案的收集、整理和保管；对勘察设计、监理、施工等参建单位档案工作进行监督、检查和指导，并及时接收参建单位移交的项目档案。设计、施工、监理等项目参建单位的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档的文件材料及时进行收集、整理、归档并移交孝感现场办，使档案工作责任划分明确，层层压实，各司其职，互相配合。

2.2.3、严格工程档案与工程建设过程同步管理。孝感现场办在工程建设过程中及时完成归档材料的收集与整理工作，把关各个关键环节，做到档案资料的“五个确保”：一是确保档案材料收集及时；二是确保档案资料准确真实；三是确保工程档案资料分类准确；四是确保档案收集完整；五是确保资料整理规范、标准，档案工作与工程建设进程同步，确保了工程档案的时效性、真实性、完整性。

2.2.4、结合实际、多方监督。孝感市建设项目涉及中心站房屋建筑工程及水文站建设水利工程，省项目办分别依照《建筑工程施工质量验收统一标准》、《水利工程施工质量验收统一标准》进行验收，房建工程在建设工程中受地方建筑质量监督站监督管理，工程资料档案归口于地方档案馆存档。同时根据项目特性接受不同质量监督机构的监督管理，保证了资料的完整性、专业性。

2.3文件材料收集、整理情况

2.3.1、档案分类

根据水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》(水办〔2008

〕366号)、《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)、《湖北省中小河流水文监测系统建设项目档案管理与验收办法》、《湖北省中小河流水文监测系统建设项目档案规范化工作操作指南》等文件的要求，结合项目的实际情况，档案分为综合类、建设管理类、设计类、施工类、监理类及财务管理类六大类。

2.3.2、档案资料收集、整理情况

孝感市建设项目档案收集、整理由孝感现场办统一负责，各参建单位各负其责。现场办形成的档案材料，由现场办档案人员及时收集、整理、立卷。参建单位施工过程中产生的各种文字、图表、声像等档案材料由各单位专职资料员收集、整理。整理完毕后，报经监理审核合格后向现场办移交。移交的档案材料必须手续完备，原件齐全，工程竣工图逐一审核，真正做到如实反映工程的建设情况。对档案收集整理不符规范要求的，现场办及监理单位提出意见，迅速整改。

3、竣工图的编制与整编情况

（1）凡按图施工没有变动的，则由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”章作为竣工图。

（2）凡在施工中，有一般性设计变更，由施工单位负责在原施工图上注明修改部分，并附设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”章作为竣工图。

（3）凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变及其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充，则重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单位自行绘图或委托设计单位绘图。重绘图按原图编号,并在说明栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位加盖并签署“竣工图确认章”。经逐一审核，竣工图编制做到图面整洁，字迹清晰，图纸折叠规范，内容齐全，能准确反映工程建设的实际状况，图物相符，加盖竣工图章,签字手续完备，符合竣工图编制要求，达到验收标准。

4、存在的不足之处

一是由于档案管理人员为兼职人员，档案管理专业知识不足，在一定程度上影响了档案资料管理规范化、科学化水平；二是档案信息化管理相对滞后；三是档案的声像资料不全面。

5、结语

一是加强建设管理类纸质文件、声像材料和电子文档的收集、整理。完善完备竣工图签字签章手续；二是推进档案信息化建设工作；三是进一步加强档案的安全管理和利用工作。

【参考文献】：

[1] 《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)，水利部；2005.

[2] 《水利工程建设项目档案验收管理办法》(水办〔2008〕366号)，水利部；2008.

[3]《湖北省中小河流水文监测系统建设项目档案管理与验收办法》；湖北省水利厅；2013.