浅析人事档案数字化在企业人事管理中的重要性

浅析人事档案数字化在企业人事管理中的重要性

周青

青岛城市建设投资（集团）有限责任公司 山东266061

摘要：现代企业发展过程中，对于人事档案管理工作的重视程度越来越高。为了满足数字化时代的发展需求，人事档案数字化与信息化已经成为了一种重要的发展趋势。本文探讨了人事档案数字化管理在企业人事管理中的重要性，并探讨了加强人事档案数字化管理水平的一些建议，以供参考。

关键词：数字化；人事档案；人力资源管理

人事档案管理工作不仅是对人员的简单记录，而且也是对人员在工作过程中的整体质量和效益进行记录，反映的是记录人员的政治思想水平和业务能力，并参照每个人员不同的表现对人力资源管理进行有效的管控，发挥人事档案管理工作的重要性。因此我们可以看出人力资源管理对企业整体发展来说是十分重要的，只有将人力资源管理工作按照相关要求进行执行，符合标准进行全方位的展开，这样才能促进人员调动的合理性，为促进企业健康发展打下坚实的基础，并起到了很好的促进作用。

1 人事档案数字化在企业人事管理中的重要性与必要性

1.1 顺应时代发展潮流

在数字化视域下，企业在档案管理的过程中，都会采取信息化的管理方式，这样不仅能够紧随时代发展的潮流，而且还能符合时代发展的变化的需求。通过创新人事档案管理的模式和增强管理的理念，让企业重视档案管理工作以及相关内容的完成，相比于传统的档案管理会展现新型管理的优势和特点，并且也能将保存的过程进行严格的把控，增强档案在管理过程中的安全性和完整性，为后期档案的使用工作打下坚实的基础，并起到良好的促进作用。

1.2 更加充分发挥档案管理的作用

人事档案在管理的过程中不仅要重视收集和整理的工作，在保管和统计的相关活动上，也要进行不断的增强，针对这些要求的加强，形成良好的管理体系，并依照管理体系发挥人事档案管理过程中的作用和价值，为带动企业整体发展和综合能力的进步打下基础。在人事档案管理的相关活动中，通过相关的记录，可以了解每个员工在工作过程中的思想品德和工作的效率，对员工完成的工作内容进行检查和监督，并以此来带动企业在发展过程中的整体调整和优化。由于人事档案是人事管理活动中逐渐形成的，所以在管理的过程中可以由相关的组织和部门进行选择和使用，在数字化视域下，人事档案的工作，在管理方面随时发生改变，为了满足社会发展的需求，需要对管理的方法进行信息化的更新，无论是在每一个管理的板块都应该进行升级和更新，这样才能让人事档案管理工作符合社会发展的趋势，并且带动企业的整体进步，这样才能更加充分发挥人事档案管理工作的作用和力量。

1.3 企业档案管理的必然要求

科学合理的现代化的科技应用也是企业人事档案数字化管理的必然要求，这可以使企业对人事档案管理工作的模式进行不断创新和改革，企业的业务管理实力也将更强大，发展状况也会越来越稳定。而企业人事档案数字化管理的当务之急就是要建设信息服务平台，一方面服务于档案管理部门，一方面为企业在人事档案管理等各个方面的信息沟通与互动创造便利条件，使大数据信息进行即时传输与资源共享。企业档案管理过程中往往会产生大量庞杂的信息，但通过对信息的分析与汇总就可以及时发现当前企业人事档案管理工作的不足，这对于我国企业人事档案管理归档与保存工作方式的改革也有着非常明显的积极意义。

1.4 促进企业人事档案管理高效开展

企业内部人事档案数字化建设，最根本的目的就是为了实现企业内部人事档案管理工作的高效进行，将工作人员从企业人事档案管理大量复杂的工作程序中解放出来，使人事档案管理人员能够更为容易地开展管理工作。电子计算机超强的运算能力和数据处理功能是传统工作中无可比拟的，它会把客观性原因所带来的损失风险减至最小化，使人事档案信息的检索变得十分方便，而人事档案管理工作成本也会被控制在很小范围内，进而增加了企业人事档案工作综合经济效益，为企业发展创造巨大利益和良好的发展前景。

2 在数字化视域下提高企业人事档案管理工作的措施

2.1 加大档案管理的力度

如果想要有效地提高企业人事档案管理工作水平，首先要提高企业在管理过程中管理人员的意识，让企业管理人员充分的了解到档案管理工作对促进企业发展的重要意义和影响，这样才能加强对人事档案数字化管理工作的重视程度，并且在管理方法和管理技术上进行不断的更新和完善，发挥人事档案管理工作在企业发展中的重大作用和影响。通过意识的加强，加大人事档案管理的力度，不仅能够提高对档案管理的整体性和安全性，而且还能为促进企业在社会中的稳步前行起到良好的保障。通过人事档案工作的力度增强，无论是管理技术上，还是管理人员在管理过程中的力度都要加大管控，提升管理技术的增强，运用信息化的管理模式应用到管理过程中，提升技术在应用过程中的先进性，跟随时代发展的步伐，为满足信息化背景下的社会发展打下坚实的基础。

2.2 建立完善的管理制度

完善的管理制度作为人事档案数字化管理的种养前提和基础，能够引导管理方向和管理方法，确保在管理过程中能够符合规范和标准，加强管理力度的同时，也融入一些创新的管理理念到管理制度中，为促进人事档案管理工作做下铺垫。随着我国社会经济的不断提高，社会需求也在随着增高，为了满足社会的需求，人事档案管理工作在管理水平上就要随之增高，通过企业在发展过程中的实际状况加强管理和规划，有效的解决在管理过程中出现的问题。通过完善的管理制度进行引导，这样不仅可以增强在管理过程中的约束力，而且还可以使管理的效果和效益取得更好的成绩。

2.3 提升工作人员的综合素质

工作人员作为人事档案管理工作中的重要力量，因此，工作人员综合素质的高低，决定管理工作质量的高低，所以为了能够使人事资源管理在管理的过程中取得更好的效果，那么可以通过提高工作人员综合素质的方式加强管理的力度。企业可以通过对工作人员提供培训进行工作内容的相关普及和教学，这样不仅可以增强工作人员的知识理论，而且还能增强他们在工作过程中的实践经验，为提升在操作过程中的专业性行为打下坚实的基础。这样还有利于培养高校的管理团队，让这个管理团队成为促进企业发展的坚实后盾。除了培养员工在综合能力的提升上之外，还可以通过招聘一些管理人才，融入到管理过程中，这样不仅能带动其他工作人员在管理过程中的专业性，而且通过专业人员的加入，还可以增强管理过程的整体质量和效益，提升管理团队整体的力量为企业在发展过程中的发展方向和发展力度进行推动。

2.4 加强信息化的建设

在这个信息化发展迅速的社会背景下，利用信息化的建设融入到人事资源的管理过程中，可以加强管理的技术力量，而且还能满足社会发展的需求，让管理过程中的各项数据保证准确性，这样在利用的过程中就可以增强数据利用的整体性，为带动企业整体发展和人事资源管理的整体进步起到良好的促进作用。

3 结束语

综上所述，档案数字化管理已经成为人事档案数字化管理的必然趋势，因此在企业人事档案数字化管理中，不仅需要增强档案管理工作管理的设备，而且也要增强管理人员综合能力，这样不仅能够发挥人力资源管理过程中的重大价值，而且也能增强管理过程中的整体质量和效益，促进企业高速、健康发展。

参考文献：

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