办公室精细化管理中工作效率提升途径探讨

办公室精细化管理中工作效率提升途径探讨

金蕾,尹帆,赵明华

湖北省荆门市水文水资源勘测局 448000；湖北省仙桃市水文水资源勘测局 433000；湖北省宜昌市水文水资源勘测局 443000

摘要：新形势下事业单位办公室工作呈现诸多新特点，面临很多新问题，传统的经验方法已不能满足当下的工作要求。为此，办公室要从更好服务单位发展大局出发，着力在增强参谋服务、综合协调、开拓创新和督促检查上下功夫，加强自身建设，不断提升工作效能，办公室负责人要重视精细化管理模式，不断探索精细化管理在办公室中的应用措施，以彰显精细化管理在办公室中的管理价值。基于此，本文主要分析了办公室精细化管理中工作效率提升途径。

关键词：办公室；精细化；精细化管理

引言

精细化管理是一种企业管理理念，其本质是对战略和目标的分解、细化和落实的系列管理活动，即推动企业战略规划贯彻到各业务环节、管理环节的过程。在行政管理精细化工作中，要求办公室发挥协调作用，以部门职责和岗位职责为切入点，合理设置精细化管理目标，制定切实可行的精细化管理措施，建立健全综合行政管理精细化保障体系，促进事业单位办公室工作高质量发展。

1办公室工作特点

1.1政策性

综合办公室是事业单位重要职能部门之一，主要负责日常行政文秘、党务、工会、共青团、宣传、离退休、后勤保障管理等工作，事务繁杂，任务艰巨，工作点多面广，既是领导决策和实施决策服务的重要机构，也是信息传递、政策落实、上下内外沟通的窗口，是单位运转的枢纽，是领导了解基层、联系群众的桥梁纽带。日常工作中，综合办公室要善于从更高的站位去思考、更深的角度去理解，超前谋划、统筹考量、认真研究，围绕单位大事要事和领导关注的重点难点工作，多出金点子、好办法，为领导决策提供建议方案。

1.2复杂性

办公室工作通常是受领导支配的。在办公室实际工作中，所接触的领导不同，往往会出现意见不一致，甚至领导层之间发生矛盾的情况；在这种情况下，作为办公室既要接受个别领导，又要维护集体领导，既要服从领导，又不能违背原则；这就可以体现出办公室人际关系的复杂性。

1.3服务性

事业单位综合办公室不仅要服务领导，还要服务上级职能部门和基层群众，处于连接领导、服务机关、联系群众的重要地位。只有协调、服务到家，政策才能有效执行，方案才能落地实施；反之，再好的政策和方案都是空谈。在服务领导上，要始终把领导摆在第一位，吃透上情、掌握下情，为领导提供充足的决策信息，并适时做好提醒补台工作。

1.4积极性

积极性指的是一种良好的工作态度。很多办公室工作人员在工作中存在领导让做什么就做什么的行为。这种工作态度会导致很多工作人员存在遇事推脱情况，一位优秀的办公室工作人员必须具备“我要做”的工作态度。

2办公室精细化管理中工作效率提升途径

2.1制订完善的精细化管理制度

精细化管理制度构建通常可分为两类：第一类是日常管理制度的修订。利用精细化管理思维梳理、归纳现有工作流程，分解、细化工作步骤，删减、提取工作节点，建立规范化、系统化的管理制度。鼓励全体干部职工参与完善制度的工作，群策群力，保证制度的合理性、可行性，做到办公室工作事事有章可循、件件有文可依，推进办公室工作由粗放型到精细型的转变。第二类是奖惩制度的建立健全。从精细化管理的奖惩制度入手，约束办公室行为的同时，激励办公室的积极性与能动性，营造积极的精细化管理氛围，为精细化管理的实施创造有利条件。

2.2提高责任意识

办公室工作比较琐碎，而这需要办公室工作人员始终保持积极向上的工作态度，并能够始终以认真负责的态度投入自己的工作中。除此之外，办公室工作人员还需要始终以良好乐观的工作态度应对工作中的难题。一方面，办公室工作人员需要始终体谅领导，时刻注意为领导分忧解难。当领导遇到一些比较棘手的问题时，办公室工作人员需要注意为领导出谋划策，并帮助领导更快地解决这些问题，最大限度地消除领导的后顾之忧。另一方面，提升办公室的自身素养，提高自身的专业能力，强化自我的责任意识。这也意味着办公室工作人员不仅要处理好自己的本职工作，还需要处理好相关的人际关系。

2.3构建常态化办公室人员培训制度

针对办公室的工作人员而言，需要构建一套标准化培训机制，同时树立正确的用人意识，贯彻民主、开放、竞争、择优的原则，筛选出实干型人才，并为他们提供施展才华的机会。同时，要采取灵活措施，加强对办公室管理人才的引进和培养，将外部引进与内部培训相结合，以管理人才来提升管理实效。内部培训要注重创新培训制度，从而提高培训的针对性和有效性。

2.4完善考核评估指标体系

根据事业单位岗位管理要求，应根据岗位职责和重点工作执行结果为依据，建立精细化评估指标，包括岗位工作指标、工作能力指标、组织纪律指标、廉洁自律指标等，建立量化评估标准，并根据制度体系考核细则落实考核措施，实现精细化管理执行情况与岗位绩效挂钩，督促岗位人员履职尽责。在考核评估指标设计时，应尽量避免采用模糊化表述，如“工作表现”指标等，防止员工无法明确发展方向。办公室业务较为繁杂、琐碎，应效量化、细化办公室各项工作任务，量化考核办公室各岗位工作任务完成情况，精准评测各岗位任务完成情况，明确各岗位工作开展存在的问题和发展方向，实现局部和整体把控办公室各项工作，实现办公室管理精细化。

2.5加强精细化管理队伍建设

第一，重视精细化管理知识学习，把加强办公室人员学习精细化管理知识摆到重要位置，强化理论修养，使人人成为懂管理，善实践的行家。办公室领导要有意识地指导办公室人员对本人负责范围内的工作进行精细化思考，锻炼办公室人员的精细化思维，从宏观方面把握办公室精细化管理进程，从具体落实上结合工作实际提出精细化工作建议。第二，加强业务知识学习。加强办公室人员业务能力培养，不断加深对业务的理解，能够做到“人人上讲台”。只有对自身工作足够了解、熟悉、掌握，才能在工作的精细化中做到对症下药、有的放矢。

结束语

近年来，我国事业单位进行了机构改革或职能调整，单位发展过程中产生了一些新的问题，这对办公室工作带来了诸多不利影响和严峻挑战，提升事业单位综合办公室工作效能变得迫在眉睫。综合办公室工作的精细化，能够提高办事效率，推动事业单位可持续发展。

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