工程项目物资采购管理风险因素与合理防范分析

工程项目物资采购管理风险因素与合理防范分析

于嘉旭,邸欣 ,陆鑫源

中建安装集团有限公司

摘要：步入新时代以来，我国的工程项目数量在不断的增加，物资采购工作的重要性日益凸显。随着我国市场瞬息万变，工程项目建设企业要想在错综复杂的环境中生存并发展，就需要不断提升并增强自身的综合实力。采购管理既是企业发展中的基础环节，也是必不可少的重点环节，对工程项目的成本和经济效益有着直接影响。规范采购管理工作及流程对工程项目的发展有着极其重要的意义，根据当前实际情况，科学、合理地运用采购管理制度能够适当降低工程项目成本，并提升综合竞争能力。

关键词：工程项目；物资采购管理；风险因素；合理防范

引言

为提升工程资源利用效率，避免工程专项资金流失或因管理失当而被浪费，管理机构应当规范物资招标采购活动实施方式，明确竞标规则，保证合作商在签订合同后能够持续供应高质量物资。

1工程项目物资采购管理风险因素

1.1招标信息化手段落后

目前招标采用的信息化手段主要是通过QQ、微信、电子邮箱、电话进行沟通联系，部门比价采购采用发到指定邮箱进行报价，尚未实现通过招议标信息化平台进行公开发布招标信息和公开招标结果，主要还是通过邀请招标的方式，被邀请参加投标的供应商随意性大，不够透明，存在暗箱操作的风险。

1.2物资的催交

1)承包商无法准确判断物资信息的真实性，仅仅是口头回复会按照计划生产，但是到了物资临近交货时期又无法如期提供发货物资。2)承包商剩余产能不足，不严格按照交货计划排产，不按照期限回复催交文件，使采购人员不能准确落实物资实际的生产情况。

2工程项目物资采购管理风险因素的合理防范

2.1提高招议标信息化水平

信息技术的不断发展催生了当今工程项目的不断变革，某些工程项目虽然实现了部分信息化管理，但在合同管理、采购控制、仓库、生产之间信息孤岛现象严重，使得物流、资金流、信息流在物资采购、仓储、生产领料、销售等环节流动不畅，供应链各个环节难以实现无缝对接，管理手段较落后。目前，我们已经进入数字化时代，公司招议标工作需要通过信息化、数字化进行赋能。公司可以分阶段实施，第一步就是提高招议标工作的信息化水平，建立自己的招议标信息化平台，或者利用第三方招议标平台，开展招议标工作，实现线下线上协同运作；第二步就是对招议标工作信息化平台进行升级，达到2.0水平，力争实现招议标过程的数字化，实现从发标、开标、定标、执行等全过程的信息化，减少人为干扰因素，从而逐步为迈向招议标数智化奠定基础。

2.2物资的催交与运输阶段风险应对措施

1)承包商应妥善保管物资催交与运输阶段记录，并要求供应商随时发送物资的生产照片或者视频，必要时应委派专业人员走进物资生产现场查看物资生产的实际情况。2)对于供应商不能及时供货的行为，采购人员应及时联系供应商的主要负责人，并协调多方落实生产情况。3)由于工程总承包项目有时还会涉及到进口设备采购，所以会涉及国际贸易物流，而大多数的承包商由于自身不具备运输能力，通常会委托第三方运输，对于这一现象，还应当加大对第三方物流供应商的监管力度，在委托第三方进行进口设备运输之前，综合考虑运输时间、运输方案以及货物发生损失的概率等。

2.3采购计划管理

通过将信息化手段应用于物资采购管理中，可以为工程项目采购计划的制定提供技术支持。具体而言，在物资采购管理平台中，相关人员可以对工程项目物资的库存量，工程项目物资的需求量以及物资的供应量进行准确的掌控，了解工程项目采购物资的变化，分析物资采购的规律和特征，通过对工程项目制定的生产计划进行分析，对某时段所需的物资种类和数量进行准确的核查，再根据某时段工程项目物资的使用量准确的预测工程项目的物资采购需求，制定科学合理的物资采购计划，避免物资采购不足或过剩的情况。

2.4加强对供应商的选择和日常管理

无论是在招投标环节、或者是在询价采购环节，都必须要对供应商的资质、信誉度等进行提前的调查和分析。这样有利于帮助工程项目找到最符合自身要求的供应商，保证物资采购工作的有序开展。除此之外，还要对供应商库进行合理的管理，对供应商档案进行有效的构建和落实，同时还要安排专门人员进行看管。保证供应商名单及时有效的更新，有利于为决策者提供有效的信息数据作为支持。这样不仅可以及时筛选出符合施工要求的供应商，而且还可以提高对供应商的管理水平。对于工程项目的施工单位而言，加强对供应商的选择以及日常管理能力，可以从档案管理以及财务管理等不同层面上进行深度设计和整体规划，并充分运用信息技术工具和数据库管理系统，将供应商的具体信用评价信息以及产品交易信息进行分类管理。

2.5采购合同管理

采购合同管理是工程项目物资采购管理的重要组成部分，其中包含了对工程项目采购物资的订单审核、订单变更、订单注销、订单初始化及订单回退等内容。采购人员需要根据工程项目的采购订单、询价方案及采购计划进行采购合同的编制。在信息化系统当中，可以全面的体现工程项目的物资采购合同，掌握合同中的供应商信息及物资采购的详细信息，结合实际的物资采购情况灵活的对合同进行调整，在完成采购后进行合同的注销；同时，通过采购合同管理也可以对工程项目物资采购行为的规范化进行审查，建立工程项目物资采购合同的管理台账，对工程项目的物资采购管理工作进行全面的监管。

2.6进行供应商管理评价体系规范

建立供应商管理信息平台，施工工程项目根据信息平台的要求，统一注册所有项目的供应商，建立供应商评审小组，对新注册的供应商进行评价，根据评价结果，分类管理供应商，按照评级结果，将供应商分为三类，包括战略供应商、优质供应商、合格供应商，进行动态评价，评级方式包括年度评价、工程项目日常评价两种，将两种方式结合起来进行评价。对所有的评价结果，定期进行汇总和发布共享，优化供应商结构，择优汰劣，大力扶持优质供应商，积极培育战略供应商，对不合格的供应商进行淘汰，以降低可能出现的各种风险。

2.7采购验收及管理

（1）点验：对直接发公司库房办理实体入库的产品，按照实际到货情况及合同中所明确规定的采购物资的名称、数量以及规格型号进行验收；对包装及外观是否完好、合格证等进行外观上的检验，并对相关验收结果进行签字确认。（2）进货检验：对于点验合格之后的关键性采购产品，我们还需要对其性能及状态进行试验检验，可抽样检验或者按照相关检验规范进行验收。进货检验人员应具备相关培训或具有相应的岗位证书。从检验人员、工装器具、场地、集成方式等方面综合考虑，由相关部门组织采购及需求部门，以专题会议形式明确关键采购物资是否进行委托外面公司进货检验。在无法自行检验的情况下也可以委托外面公司检验。同时，采购管理部门组织同外部供应商签订委托检验协议，在协议中明确进货检验周期要求、检验人员资质要求、技术要求、检验费用、检验记录等情况。

结语

为了保证工程物资管理工作的有序开展，必须要结合实际要求，对物资管理制度进行科学合理的制定和落实，同时还要安排专业的管理人员参与到物资管理工作中。这样不仅可以满足物资管理的基本要求，而且还可以避免对建筑工程总成本造成严重的影响。

参考文献

[1]尹晓娟.强化建筑工程材料管理提高施工企业经济效益[J].四川水泥,2020.

[2]丁信宇.建筑工程施工材料成本控制与管理探究[J].居舍,2019.

[3]樊伟然.工程物资采购中精细化管理的运用研究[J].产业创新研究,2019.