档案管理数字化的初步探讨

档案管理数字化的初步探讨

苏娅

 乌鲁木齐市社会保险中心，新疆乌鲁木齐市   831400

摘要：信息技术与网络经济的快速发展，使我国档案数字化管理成为必然趋势。由于我国档案数字化管理目前尚存在着诸多不足，因而将现代化信息技术和档案管理技术有机融合在一起，实施系统的、有计划的档案数字化建设工程，是推动我国档案数字化管理的重中之重。 档案管理是对数据的保管和利用，更应积极运用数字化，以促进管理的现代化和科学化，更加高效地服务社会各界。

关键词：数字化；档案管理；信息化；措施分析

1数字化对档案管理工作的价值分析

数字化(big data)，是指总量极为庞大且快速增长，需要以最新信息处理技术才能够汇总、储存和管理的数据。数字化具有四个显著特征，可表示为“4V”，分别为容量大(Volume)、种类多(Variety)、时效快(Velocity)以及价值高(Value)。近年来，许多城市的面貌都发生了巨大变化，同时资料也急剧增长。而且，在工程建设与管理的过程中普遍使用了信息技术，许多数据、图纸、合同都以信息化的形式表现和存档。在档案中，信息化资料的占比不断提高。实践对象的改变让档案工作进入数字化时代，传统管理方式也要予以更新。可以利用数字化技术对档案进行规范化的保存和管理，同时可以创设基于数字化的信息挖掘与加工机制，进而从原始数据中提取出有价值的内容，分析数据代表的意义。总之，数字化为开展档案管理提供了有效的工具，具备重要的应用价值。

2数字化应用于档案管理工作面临的挑战

2.1数据共享互通存在障碍

各地依据法律法规建立数据库，档案的信息化管理整体较高，许多纸质档案也以扫描的方式被转化为信息化档案，但是数据库的存在呈现出明显的条块化分割倾向，造成了“信息孤岛”现象的出现。各单位自行其是，在自身责权范围内收集和储存材料，创设信息利用机制，但是各个数据库之间交互性低。有些区的档案同属一市，但由各个不同的单位管理，不能合并管理。许多档案具备内容相关性，却分别存放。档案的建立、分类、储存缺少独立的标准体系，在操作档案信息化管理系统时各设权限，信息利用的范围受到限制，缺少向其他层级、部门、区域扩散的机制设计。数据不能够汇总起来，就无法对数据进行综合分析与价值挖掘。

2.2信息化建设人才资源短缺

应用数字化要求以先进的信息技术为支撑，但是档案管理部门缺少这类专业化的优秀人才。而且各层级的档案管理部门通常存在人才老龄化的问题，工作队伍活力不足。档案管理部门通常被视为养老部门，员工积累的工作技能与数字化时代下的技能要求脱节。而且年龄较长的员工通常学习能力和学习意愿较弱，缺少自主成长的动力，存在结构性的知识和技能断层，对各种信息化的应用不熟悉，难以适应数字化时代下整个工作模式的调整。人才资源的短缺直接导致档案管理工作因循守旧的倾向，影响数字化在档案管理实践中的全面应用。

3数字化在档案管理工作中的应用路径

3.1强化和完善整体规划

开展档案管理要转变以往各地区依据自由裁量权与惯例开展工作的方法，在国家层面展开整体规划，完成顶层设计，将档案管理工作纳入制度化轨道，是促进档案数字化有效利用的有力保障。首先，要了解属地档案管理中开发利用数字化的进度与方法，予以统筹规划，督促和引导各地区和各单位跟上数字化时代的步伐。其次，设立工作标准，对开发利用数字化的方式提出基本要求，制定统一规范，设立档案数据跨区域、跨部门调动的制度，以促成档案管理范式的转变。再次，在行政上予以调整和优化。过去许多档案管理部门属于不同的层级，工作方法存在很大差异。有必要理顺各种流程与规章，将数据的开发利用与行政管理体系相整合。加强对信息化档案管理的协同方式设计，明确国家档案局的工作方式，并对地方档案局与其他单位的沟通方式进行界定，形成有据可循的条文，支持档案管理与利用工作的自动化运行。

3.2创设集成数据的云平台

建设单位向档案管理部门移交了丰富的结构化、半结构化以及非结构化数据，可以基于这些数据创设集成式的云平台。云平台不同于过去单一化的数据库，不是对数据的简单存放，而是具备丰富交互功能和应用价值的数字化平台。云平台的形成依托于云计算技术，云计算的运用是数字化时代下的重要特征，是实现数据价值的技术基础。基于云计算技术形成的云平台集成各种信息化档案数据，数据的展示、挖掘和计算都可以在分布式计算机中运行，进而形成全国联网式的档案管理网络，不再依赖由本地计算机提供的权限。档案管理人员要对数据进行鉴别与筛选，去除其中重复的部分。可以根据单位、项目、工程、时间、文件类型等维度对数据特征进行描述，以科学的方式对数据颗粒进行划分，然后依据不同维度在数据之间建立联结，支持以多种方式检索数据。通过这种方式可以明确数据所在位置，形成稳定有序的数据收集与存放惯例，便于对数据的取用。在数据整合的同时，档案管理工作的实践方式也要从分散化走向集成化。基于整体规划的思维，集成数据的云平台应可以支持多个部门和单位接入，以促成数据共享。

3.3组建应用数字化技术的专业队伍

为促进数字化在档案管理中的全面利用，要创设一支高素质、高效能的人才队伍。首先，应当突出档案管理的重要性，吸引更多青年人才，提升人才队伍的活力。要创设条件提升档案管理人员工作待遇，改革职称评审方式，鼓励员工扎根档案管理工作实践，持续提升能力。其次，可以通过聘任、项目合作等多种形式引入具有信息技术专业背景的人才，为联网数据库和云平台的建设与维护提供支撑。再次，对人才梯队展开系统性培训，提升各级人才的技术能力和学习能力，引导高年资的员工职后充电，补齐知识和技能短板。

3.4引进其他先进技术

近年来，我国科学技术水平不断提升，相关现代化科技已经在各个重要领域中得以广泛应用，并已取得实质性应用效果。基于档案信息化管理工作开展的必要性以及档案信息化管理工作对于城市化发展的促进作用，档案馆的负责人员应该积极引进先进技术，促进档案信息化管理体系的有效更新。

目前，我国在物联网技术、人工智能技术和云计算技术的应用上积累了丰富的经验，在档案化管理工作开展过程中也可充分利用现代化信息技术的应用优势。相关人员可在物联网技术的支持下，通过在档案储存环境中灵活地布设传感器，快速定位档案位置，识别档案储存环境，以保证档案资料安全，杜绝火灾隐患；人工智能技术则可用于档案信息管理系统中，支持档案管理人员进行智能化档案管理，起到有效简化管理流程，提高管理效率的作用；云计算技术能够有效地构建档案信息化管理体系，并支持档案信息潜在价值获取和档案资源储存空间拓展。由此可见，在先进技术的引进和融合下，档案信息化管理工作的有效性将得到切实提升，能够充分满足档案管理需求，并具备实时更新能力，紧跟城市化建设步伐。

4结束语

总之，在档案管理中应用数字化符合时代发展的必然方向，可以提升工作效率，并产生良好的社会效益。在应用数字化技术时要注重开展整体规划，基于数字化管理和利用档案，创新公共服务模式，以营造更具效能的数字化服务模式，让档案管理在城市化建设的进程中发挥更为积极的作用。

参考文献

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