信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策

信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策

王冰,李莉

国网智能科技股份有限公司，山东 济南 250101 

摘要：随着信息技术的快速发展，为了使电力企业档案信息化建设工作能够顺利开展。当前，电力企业需要尽快找出阻碍档案信息化建设工作顺利开展的原因，并积极制定各种加强档案信息化建设的手段措施，从而为电力企业管理层提供科学的决策依据，促进电力企业在新时期的整体运营水平不断提升。

关键词：信息化背景；电力企业；档案管理；问题；对策

1信息化背景下电力企业档案管理面临的问题

1.1档案信息化管理人才不足

在目前电力企业的档案信息化管理工作中，多数档案管理人员并非专职管理人员，而是兼职人员，其在电力企业的档案信息化管理过程中容易产生一种“事不关己，高高挂起”的心理，认为做好做坏都不会对个人发展及收入产生过大影响的心理，因此在档案信息化管理工作十分漠视，态度消极。还有一些档案管理人员并未了解过档案管理的相关知识，无任何专业背景，导致电力企业的档案信息化管理专业度不足，专业人才极度匮乏。

1.2档案信息化管理缺乏制度规范与标准

部分电力企业在档案信息化管理过程中，缺乏相应的制度规范，从而无法提高档案信息化管理的水平。电力企业的档案信息化管理仍处于初级发展阶段，部分电力企业尚未制定明确的档案收集、整理的制度规范和工作标准，部分档案管理人员在管理档案时无从下手，或者操作不规范，间接导致了档案信息化管理混乱、档案资料遗失的问题，不利于档案信息资源的充分利用。

1.3档案信息化管理过程混乱

不同档案管理人员处理档案的时间和方法皆不相同，导致电力企业的档案管理工作出现分散管理、重复工作的问题，档案信息数据冗杂、无序，降低了档案信息化管理的效率。此外，部分档案信息化管理人员的创新意识不足，无法采用与时俱进的方法推动档案信息化管理向前发展。

1.4档案信息化管理基础设施建设薄弱

档案信息化管理工作在电力企业日常的管理工作中属于一种辅助性、服务性的工作。部分电力企业在目前的档案信息化管理工作中，缺乏相应的设备支撑。一方面，部分电力企业的档案信息化管理硬件设备陈旧、老化十分严重，这对于档案信息化的高效管理产生了消极影响，阻碍了电力企业档案信息化管理的发展进程。另一方面，部分电力企业的信息化建设不足，无法为档案信息化管理提供全面的网络支持，各部门之间的信息交流仍以纸质文件为主，导致档案信息化管理十分片面，发展缓慢。

2信息化背景下电力企业档案管理对策

2.1对思想观念进行转变

为了更好地提升电力企业档案管理信息化建设的质量，首先需要管理人员转变自身的思想观念，在不断拓宽思路的同时，积极创造各种有利的条件，更好地推动电力企业档案管理信息化建设。在此过程中管理人员应充分的改变传统档案管理工作中将工作中心集中在档案保管这一工作环节的问题，更多的提升电力企业档案的利用率，通过这样的方式来更好的树立起档案信息开发的观念提升自身工作的主动性和敏感性，以此来更好的保证档案工作开展的效率和品质，为企业档案管理工作提供更有力的支持。

2.2培养企业档案信息化专业技术人才

企业档案信息化建设需要人才，目前企业存在着档案管理人员素质不高、人员配置不足、绩效分配偏低等问题，对开展档案信息化建设是很大的制约。要破解这个问题，应进一步配置素质高、能力强的人员充实到企业档案管理队伍中，成为信息化建设的主力军和技术骨干。一是可以通过引进专门人才，设置特殊岗位，纳入企业人才管理，享受人才津补贴，给予专门任务指标，如培养技术骨干、技术能手等指导任务，强将手下无弱兵，使之带领好一个团队。二是针对企业的实际情况，对信息化技术薄弱环节有针对性地开展内部培训，让引进人才作为指导教师，开展岗位培训，提高现有管理人员的业务能力。三是将档案信息化管理人才培养培训纳入企业的人才培养计划，以理论与实践相结合的方式开展培训，在理论培训方面可以请进来的方式，请专家学者前来举办讲座开展培训，另外还可以通过送出去的方式开展培训，将企业档案人员派到档案信息化做得好的企业，参观学习取经，进一步提高企业档案管理人员的信息化管理水平。

2.3规范统一档案信息化管理标准

档案信息化管理是建立在统一的标准与规章制度之上的，因此电力企业要在档案信息化管理的关键节点上建立统一的规范标准。例如，规定档案信息的编排、收集都应采用信息资源数据库的方法，按照信息库的要求进行档案的编排；制订统一的档案处理时间、方法和步骤，并要求所有的档案管理人员按要求操作，规范档案信息化管理流程，逐步推进档案信息化管理的进程，实现档案信息化管理的规范化。

2.4增加档案信息化管理基础设施建设的投入

在新时期，电力企业为了提高档案信息化管理的发展速度，就要从一些基础设施的建设上入手。一方面，电力企业要加大对档案管理信息化基础设施的资金投入，做好档案管理信息化软件、硬件的采购与配置工作。例如，购买计算机、扫描仪、打印机等硬件设备。同时，电力企业还要完善软件设备，对各种应用软件进行更新、升级，提高档案服务水平。另一方面，电力企业也要加大对档案管理信息化基础设施的人才投入，提高档案信息化管理基础设备的使用能力，如对档案信息管理人员进行技术培训，提高档案信息管理人员的软硬件操作能力。

2.5对管理技术进行优化

在进行电力企业档案管理的信息化建设时，管理人员需要不断的对档案的利用方法以及利用技术进行完善，以此为基础建立起档案检索工具，并对相关的体系进行不断的完善。只有通过这样的方式，才可以更好的发挥出档案的作用。此过程中，管理人员还需要充分的对各种新技术进行运用，建立起档案的目录中心，并结合档案的内容特点和形式特点，针对性的开放档案的检索工具，通过这样的方式来更好的发挥档案资源的共享性，让档案资源可以在电力企业的发展过程中发挥出充足的作用，为企业管理人员的发展方案规划提供更加全面的参考，保证企业的发展规划更加科学合理，以此来达到不断促进电力企业发展的目标。

2.6对数据安全进行重视

对电力企业而言，保障企业档案的安全性对企业的发展有非常重要的意义。电力企业要提升对档案数据安全性和安全管理的重视度。一方面，管理人员要不断对企业档案数据安全储存管理的措施进行完善，通过完善硬件设施、增加数据储存备份等方式，避免档案数据出现问题。此外，管理人员要提升对设备运行及维护的重视度，来有效地保证各项数据及系统的安全性。此外，管理人员还要对数据库及各种档案信息进行针对性的加密处理，避免档案中的信息出现篡改、泄漏等问题，保证电力企业可以安全、稳定的发展。

3结语

电力企业档案信息化管理工作仍处于初级发展阶段，因此各方面的能力还尚未健全。在新时期的发展条件下，电力企业要立足于档案信息管理的目标，采用创新的方法逐步解决档案信息化管理中的各种问题，提高电力企业档案信息化管理的效率。另外，电力企业一定要大力引进优秀人才，提高档案信息化管理的专业度和质量，使档案信息化管理的潜在利用价值得以充分发挥，促进档案信息化管理的发展。

参考文献

[1]李玲.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].办公室业务，2019，（9）：54.

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[3]陈明．关于企业档案信息化建设的几点思考[J]．城建档案，2020（07）：23-24.