加强办公室文书业务能力的有效措施

加强办公室文书业务能力的有效措施

乔妍 

中油（新疆）石油工程有限公司油建分公司 834000

摘要：文书工作在企业工作办公中是一项十分重要的工作，它的服务性和政治性都十分突出。利用文书工作，可以使政策、法规得到及时传达与落实，同时也可以使信息得到及时传递，从而大大提高了工作的效率。加强文书办公室文书业务能力，有助于贯彻落实科学决策，规范企业管理，顺利推进企业生产经营，提高企业活力。文章从办公室文书业务能力的角度出发，论述了加强办公室文书业务能力的具体途径。

关键词：加强业务能力；办公室文书；有效措施

引言：一个企业沟通的桥梁和枢纽便是办公室，它直接服务于企业的领导层和中心工作，它具有各方面联系、上下协调、左右沟通、承上启下的功能。办公室是公司政务中的一员，是决策的助手，领导的顾问，它的作用是办事、办会、办文。上为企业的领导服务、下为企业的职工和到企业来办事的人服务，是企业沟通内外的桥梁。办公室工作的质量，不仅关系到单位的整体形象，更直接影响到企业的整体工作开展，而办公室员工的综合素质，则直接关系到办公室的职能，尤其是计算机信息化、网络化快速发展的大背景下，对办公室文书业务能力的要求也越来越高。

一、办公室文书需要的工作能力

  工作能力是员工的基本素质与核心竞争力，也是员工在公司中的重要价值体现，以下是关于办公室工作人员应该具备的素质与能力。

1.精通各类办公软件

办公室的文书工作往往需要各种办公软件，必须要熟练地使用，不然就无法确保基础工作开展。办公软件的运用，能够使工作效率变得更高，例如，在需要开会时，文书能够通过电子邮件通知各部门，并允许通过查看文件了解到具体情况，而不需要逐个的通知，这样就能节省更多的时间用于其他工作。

2.具有良好沟通能力

  作为一个办公室的工作人员，必须要具有良好沟通能力。在内部方面，办公室文书要把各种工作报告给上级领导，把上级的指示传达给下属；在外部方面，办公室文员要与其它公司进行业务往来，加强与其他公司的沟通交流，因此，具备良好的办公室文书沟通技巧十分重要。在沟通过程中，文书要做到态度诚恳、热情，用语要精确、礼貌，并能及时地抓住交流中有用的信息。

3.文笔好，具有较强的写作能力

办公室的工作人员常常要写公文，因此他们的写作水平必须很高。在对内方面，文书需要纪录会议、重大活动，优秀的写作水平可以保证所记录的内容精确而简洁，便于以后公司参考；在对外方面，在与其它公司沟通时，应事先制定好各项方案、合约，并注意措辞是否规范，用词是否准确，格式是否恰当。

4．精通一门外语

近年来，随着国际化的交流日益频繁，许多公司都会与国外企业进行合作。熟练使用一门外语可以加速文书处理邮件，文件，以及回信的速度，从而提高工作的效率。办公室文员在进行对外沟通时，能体现公司的整体形象和实力，在与国际公司沟通时，办公室文书能侃侃而谈，展现自己的风度，将会在国际公司面前留下深刻的印象。

5.具有较强的学习能力

作为办公室文书，需要不断学习新的知识，持续更新自己的知识体系，然后用新的知识来指导工作，因此，办公室文书必须要有很好的学习能力。

6.具有很强的协调能力

一个公司由多个不同的部门组成，在不同部门间产生意见不一致的情况下，办公室文书要通过不同的方式进行协调，才能使意见达成一致。因此，办公室文书要具有很强的协调能力。

7.具有管理文件能力

办公室文书每天都要处理大量的文件，这些文件需要文书归类。需要根据文件的类别，如策划文件、合同、招商文件等进行分类。还可以根据文件的重要性进行归类。文件的分类有利于档案的管理与查阅，增加了办公室文书工作的效率，同时也为文书的整理工作创造了一个干净的环境。

二、提高办公室文书能力的重要举措

1.参与有关的技能培训

社会的迅速发展使公司的工作方式也在不断地变化。那些早期加入公司的办公室文书，年纪都大了，却还在使用着原有的知识体系。而新来的文书，却没有工作的经验，只有从学校里学到的东西。因此，必须要有足够的知识技能培训。开展知识技能培训可以帮助文书了解新的工作方法。

2.制定工作方案，注意细节

由于办公室文书的工作性质，文书需要根据日常工作安排制定工作方案，避免由于工作压力过大而造成错误。文员们经常要面对一些突发事件，在接到这样的任务时，千万不要慌张，要始终保持冷静，在处理中以公司的利益为核心。文书工作需要小心细致，在起草合同和公文的时候，要注意措辞和格式的正确，数据的准确性，做完之后要仔细核对，千万不要马虎，因为一个小小的失误，就可能导致公司的损失。在处理日常事务的时候，需要仔细思考，把一切情况都考虑进去。

3.增加工作设备的投入经费

现在是一个信息化时代，许多工作都离不开信息技术，因此有一台好的电脑和硬件设施就显得尤为重要。虽然很多企业已经发展很多年了，但这期间很多企业都没有进行计算机的更新换代，这对于一些机密文件和档案的管理是不安全的，因为这些计算机没有一个强大的数据库、没有先进的杀毒软件、没有性能优秀的管理软件和防火墙，所以企业应当拿出部分资金进行工作设备的购买，有了好的设备辅助，办公室文书的工作效率自然会得到提高，工作能力也会不断提升。

4.加强文书工作意识，健全工作管理制度

办公室文书首先要具备相应的管理意识，才能更好的从事文书管理工作， 确保文书管理工作的顺利开展。为了加强文书工作意识，健全工作管理制度，应从以下几点考虑：首先，我们必须加强宣传力度，开展有针对性的培训，提高领导层和办公室文书对工作的理解，并尽最大努力做好文书工作。办公室文书需要提高自己的管理技能，学习先进的管理思想，将先进的管理理念与具体的文书工作相结合，提高文书管理的效率和质量。其次，必须完善管理体系，细化管理标准的内容，确保管理体系的可操作性和适用性。这可以作为办公室文书管理的指南，对规范管理者的行为和确保办公室文书管理标准化起到至关重要的作用。最后是要明确按管理流程办事，引导管理人员树立“按制度办事、按流程办事”的思想，提高文书管理意识。

结束语：

办公室文书工作的质量是一个影响公司整体的重要因素，核心部门的重要职位不容有失，因此，办公室文书要提高对工作的认识，提高了整体协调能力，语言技能和紧急情况处理的技巧，全身心投入到工作中，要顾全大局、谦虚谨慎，必须提升自己的专业技能，在工作中实现自我价值，与企业一起成长、进步，为单位的工作做出自己的贡献。

参考文献：

[1]赵锟.提高办公室文书处理质量的几点建议[J].现代经济信息,2015(22):76.

[2]白宇红,侯明.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务,2012(03):113+115.

[3]吴永森.如何做好办公室文书工作[J].科技创新导报,2017,14(36):186-187.