房地产档案管理工作中的常见难点和对策

房地产档案管理工作中的常见难点和对策

仵慧

桐柏县自然资源局 河南省 桐柏县 474750

摘要：现阶段，随着社会的发展，我国的房地产工程的发展也有了很大的改善。房地产是我国社会经济发展的重要支柱产业，房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、地产交易、房屋买卖、房屋改造、房屋拆迁和小区开发等活动中，经过收集、整理和鉴定等过程形成归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表和照片等各种载体内容的文件材料，它是房地产权属登记管理工作的重要依据。房产档案管理是房地产管理中的重要部分，在信息化背景下，信息化管理在房地产档案管理中的作用越来越重要，房产档案管理也随着经济社会的快速发展需要加快信息化管理建设的进程。

关键词：新时代；加强房地产档案；信息化管理路径研究

引言

房地产对推动社会经济发展有着较为重要的作用，是衡量社会经济发展水平的重要指标。房地产档案是指房地产相关管理部门在房地产发证登记、地产买卖、房屋交易、房屋改造、拆迁和楼盘开发等活动中，经过搜集、整理和鉴定等过程形成归档保存的以多种形式存在的文件材料，是房地产不动产归属登记管理工作的主要评判手段。随着社会经济的快速发展，信息化管理在房地产档案管理中的作用越来越凸显，对房地产档案进行信息化管理呼声也日益强烈，并引起了相关管理部门的高度重视。

1房地产档案信息化管理基本要求

1.1加快信息化资源建设

房地产档案信息管理对象是一些相关数据，即原数据、对象数据、目录数据等。通过相应的档案信息管理系统，利用数据接口程序来获取相应的数据信息，并对这些数据信息进行扫描，条码识别之后这些数据信息就会传送到相应的服务器中。另外，做好房地产档案信息管理工作，使房地产信息管理系统更加完善，并对档案检索、数据收集等模块进行完善，利于广大客户了解相关数据信息。同时，使用扫描仪等相关设备，将对应的房地产档案资料信息传输到信息管理系统中，建立稳定数据库。

1.2实现资源信息共享

要推进房地产档案信息的发展，就需要实现房地产信息数据化和数字化。要实现房地产档案信息数据化，就需要构建相应的数据库，并完善数据库；要实现房地产档案信息管理数字化，就需要对房地产档案信息进行二次开发，建立并完善档案信息体系，根据档案信息的实际情况，从各个方面展开研究。

1.3强化安全性

强化档案信息管理安全性，是房地产档案信息化管理中的关键环节。强化房地产档案信息安全性，系统软件受到人为或者是系统侵害等，保证档案信息系统能够安全运作。另外，档案信息管理相关部门需要进行系统的使用权限设置，对于重要机密的数据信息，要以分散运用、集中管理的方式，用户在对房地产档案信息访问、查询的时候，应该要向部门申请。

2信息化管理在房地产档案管理中的必要性

近年来，房地产档案管理方式随着房地产活动的大量增加而变得繁杂，这给房地产档案管理工作带来了不少压力。所以，要将传统的房地产档案管理方式转变为信息化管理方式，利用信息化技术手段对房产进行测绘、登记和交易等方面的数据的收集与管理，更有效地做好档案管理工作，提高档案管理工作效率。同时，将档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，减轻其工作压力，提高工作的稳定性。因此，加强房产档案管理的信息化建设十分必要。提高档案管理信息化在房地产业的开发和应用，可以从根本上改进房地产档案信息的利用方式，提高房地产档案信息资源的利用价值，从而更好地发挥房地产档案管理服务作用。信息化管理在房地产档案管理中的作用主要有以下几个方面：一是有助于充分发挥房地产档案管理部门的服务功能。档案管理的目的主要是利用档案资料做好相关服务工作，用信息化技术代替传统档案管理方式，大大提高了检索效率，便于人们查阅资料，提升房地产档案信息利用率。二是信息化档案管理系统具有很大的信息容量，便于档案资料的保存，具有通用性强、安全性高、可视性强、支持计算机网络查询浏览等特点。三是档案资源关联性强，归档时间跨度大。房地产档案信息化管理有助于提高档案资料的使用寿命，保存时间长，安全性较强。四是房地产档案信息化管理能降低管理成本，以较少的投入获得更多的资料信息，取得更大的经济效益和社会效益。

3房地产档案管理信息化的对策

3.1建立房地产档案信息化管理系统

要建立便于查询的房地产档案数据库，做到资料齐全、形式多样，增加房地产档案搜集的载体，进一步凸显其真实性和重要性。要不断更新房地产档案的相关信息，建立一套便于咨询、查询和检索的搜索系统，完善补充房地产档案的各项信息，如位置、面积和结构图等相关信息，并且在信息发生变动时，及时更新调整。要加强房地产档案信息化管理系统的安全性管控，在数据库设立防火墙，防止病毒及外来风险的侵犯，做好房地产信息安全保障工作，确保客户的信息不被泄露。要建立房地产信息安全系统，在确保信息覆盖面广的基础上，做好房地产档案信息的保密工作，实现房地产档案信息的共建共享，从而有效提升档案信息化水平。

3.2完善档案信息管理系统

房地产档案管理的信息化建设应建立和完善有效的档案管理信息系统。信息归集系统收集房地产相关信息，并且保证信息可以在房地产信息变动时及时更新，便于检索、咨询、查询。便捷、实用的检索系统可以用房地产的相关信息，如地址、面积和方位等作为检索的条件，提高检索服务质量。信息安全系统的功能是确保权属信息全面、精准、安全，不被非法分子篡改、盗取等。数字档案的保存涉及到很多信息技术上的问题，必须做好信息技术保障，才能确保相关权利人的隐私不泄露。此外，要建立档案数据库，加强软硬件系统维护，实现档案数据资源共享和档案隐私保密工作，提高房地产档案利用的信息化水平。

3.3提高档案管理人员综合素质

房地产档案管理人员只有懂得房地产管理的专业知识和掌握信息技术，才能使档案管理工作跟上信息时代发展的要求。随着档案管理信息化发展的需要，对档案管理人员的要求也越来越高。档案管理人员要做好信息化背景下的档案管理工作，就要积极、主动地学习互联网相关知识，不断提升自身综合素质，培养创新意识和工匠精神，用先进的科学手段做好房地产档案工作。因此，要注重房地产档案管理人员的培养，做好管理人员培训计划，提高其专业素养，从而更好地为房地产档案管理工作服务，推进房地产档案信息化管理的深度发展。

3.4重视档案管理信息化专业人才的培养

信息化时代对档案管理的工作人员提出了更高的要求，管理方应当对工作人员进行多方面的培训，提升工作人员的综合素质以适应信息化时代的更高要求。在信息化时代，不法人员窃取信息的成本大大降低，管理方应当加强对工作人员的道德素质教育，加深工作人员对档案管理这一工作的理解，从而降低信息泄漏的风险。除了专业培训，管理方还可以举办档案管理行业的人才交流会，为工作人员学习先进的档案管理经验创造条件。管理方还应当大力引进信息技术领域的技术人才对档案管理信息化系统进行优化，一方面，管理方要重视提升检索系统的检索效率、简化系统检索信息的流程；另一方面，管理方要加强信息系统的安全性，防止出现黑客入侵导致信息泄漏、数据丢失等问题。

3.5管理人员培训

房地产档案对管理人员提出较高的综合素质要求，需要其具备多个领域和学科的相关知识。档案管理人员的政治思想素质必须优良，要能从政治高度去看待档案管理工作，这样才能确保档案信息安全、利用安全和实物安全。档案管理人员需要具有较高的业务素质，要能够熟悉登记业务流程和各个环节的内容，熟知档案信息资料的重要作用，熟悉档案管理及房地产业务的相关法律法规及规章制度要求，了解档案的归档要求等，除此以外还要具备熟练操作档案管理系统来开展工作的能力。为了提高档案管理人员在知识层面、专业素质和政治素养各方面的要求，相关部门应当重视对管理人员在信息化管理、档案能力培训及法律知识、政治素养等方面的培训。要与房地产政策法规的变化相结合，积极顺应信息技术的创新趋势来开展对人员的培训，建立一支精通信息化知识、房地产管理及档案管理的作风优良、政治素养较高的房地产档案管理队伍。对房地产档案管理人员而言，其也要重视对自身素质的不断提高，要积极学习房地产档案形成的规律，深入学习与房地产相关的司法知识、房地产项目测绘、建设及拆迁等相关的知识，这样才能深层次理解房地产档案信息资料的形式、类别及形成原因等。选拔懂计算机管理、具有较高素质的综合型人才，从而在房地产档案管理工作中提高计算机信息技术的应用效率，为充分利用房地产档案及档案管理系统提供保障。

结语

房地产档案管理的信息化是无法一蹴而就的，这个过程需要各个部门的协同合作。档案信息管理系统的建设也需要一个漫长的过程，在这个过程中，建设方应当将信息安全放在第一位，只有保障了信息安全，档案管理信息化才有坚实的保障，才能真正获得人民的支持与信任。

参考文献

[1]孙丽.房地产档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务,2014,(11):176.