探讨卫生计生档案的信息化建设与管理

探讨卫生计生档案的信息化建设与管理

陈晓青  

 广西贺州市昭平县走马镇政务服务中心   广西贺州   546804

摘要：对于人工化卫生计生档案而言，更新档案效率并不能追赶新生儿出生速度，因此传统卫生计生档案模式已出现不能适用于当前形势的情况，这就要求人们要及时改革卫生计生档案模式，以实现卫生计生档案信息化建设为努力目标，从而使得卫生计生档案效率能够达到人口增长速度要求。然而，推进卫生计生档案信息化建设工作必然会碰到一些难题，唯有不断磨合，完善，方能高质量推进卫生计生档案信息工作。文章就卫生计生档案信息化建设及管理策略做了简要分析。

关键词：卫生计生档案；信息化；建设和管理；有效策略

科技的不断进步突破了传统工作思想对于人的禁锢，促进了我们各项工作信息化的进程，也将我们各项工作提升至一个全新的水平。在国内很多行业信息化发展实践当中，卫生计生档案管理信息化发展还处于初步探索时期，因为起步晚，见效慢，因此在实际工作当中还存在一些难以预料的难题，卫生计生人员工作思想不能跟上时代发展步伐，卫生计生部门高素质网络应用人才匮乏，一些卫生计生部门信息化设备匮乏等。由此可知，卫生计生档案信息化建设工作开展还是一项较为困难的工作，改革创新人员要打起精神，直面在实际工作开展中存在的问题并采取一定的措施使信息技术和卫生计生档案工作深度结合，为卫生计生档案工作信息化建设工作开展打下基础。

1卫生计生档案信息化管理构建内容

1.1卫生计生档案信息化管理应建设专业化管理机构

一是信息技术规划方案的拟定信息技术在档案管理当中的运用，针对管理模式进行合理的设计。把网络系统的运行体系国建好，把信息技术应用到档案管理的决策上，这样就使网络建设的效率得到提升，档案管理的效能也就得到发挥。

二是将信息技术运用到服务管理模式建设中，在保持档案信息时，对档案数据也要不断更新，从而使卫生计生档案管理信息化。

1.2在卫生计生档案信息化管理中，要对数据库进行规范化管理

一方面，运用科学高效的手段落实档案信息数据化处理工作，增强档案管理工作的准确性。另一方面，要对有关数据信息进行完善，建设档案系统管理模式，使档案管理从方法上进行创新，将数据库系统运用到档案管理工作中去，将其作用发挥到极致。该体系的优势是在档案管理中疾病不影响卫生计划生育档案管理，同时对于档案管理工作的不断开展也能起到推动作用。

2卫生计生档案工作推行信息化发展重要性

伴随着时代的发展，人民群众对于卫生计生档案工作的质量要求越来越高，以极高的标准来要求卫生计生档案工作，从而推动自身的发展。传统卫生计生档案工作存在着很多问题，例如：因为其中主要的工作环节均由人工来完成，所以一旦人们工作上出现疏忽，便会影响到档案数据的准确性并且给人们的后续利用带来不利影响。在此基础上，纸质版档案资料在保存时间和环境上都有着严格要求，若某卫生计生单位不重视档案室环境问题，纸质版档案资料极有可能因天气变化影响到档案资料质量，减少其保存年限和利用价值。此外，由于国家人口不断发生变化，卫生计生档案信息也越来越多，海量纸质版档案既存在存储困难，也存在查找利用困难。由此可知，卫生计生档案工作传统模式中存在大量问题，信息化发展能够有效地解决上述问题。就档案数据准确度而言，它主要由计算机来进行信息收录，从而有效地避免人工书写错误而导致档案信息准确率下降。就档案数据存储环节而言，因计算机存储空间大，利用计算机进行存储不需要考虑存储环境和储存室空间等因素，这将使得卫生计生档案得以永久保存[1]。就档案数据搜索而言，纸质版档案信息搜索时需对档案进行分类和数量编码几个方面搜索，以精准搜索所需信息。并且利用计算机搜索卫生计生档案数据，只要在搜索栏中输入档案相关关键字词，想搜索到的资料便会很快地显示出来，使得档案信息搜索速度更快。

3卫生计生档案信息化工作存在问题

3.1卫生计生部门对档案工作重视程度被忽视

档案管理工作重要性不言而喻，然而部分卫生计生部门仍未认识到其重要性。卫生计生部门对档案工作重视程度的忽视表现为：一是有些卫生计生档案部门为适应档案管理要求而制定相关管理制度，但由于对档案工作未给予根本关注，因此许多管理制度仅仅流于形式，并未真正运用到档案管理工作中去，减少制度落实力度，进而造成部分档案管理岗位工作人员工作责任减少。二是一些卫生计生部门的管理人员观念较为传统，对先进工作模式很难接受，因此，仍然需要工作人员手工管理档案，妨碍档案管理工作推进。最后是一些卫生计生部门档案管理专业人员匮乏，而且，因为领导层次对档案管理工作不够重视，没有给予工作人员培训和辅导，导致工作人员对自身要求松懈[2]。

3.2卫生计生档案管理部门专业人才不足

阻碍卫生计生档案管理工作步伐的因素有很多种，较为主要的是人才问题。例如：部分卫生计生部门人员专业认知不足，运用不够娴熟和专业手段开展工作会拉低整体工作质量。再加上卫生计生档案工作人员不足，因此，他们在录用新员工之后，未经过专业训练便要求他们开展工作，因此，工作中难免有遗漏之处，从而影响到卫生计生档案整体数据准确性。在此基础上，大多数卫生计生部门工作人员变化不大，大部分人是干了10年多的老工人，他们的工作思想太过滞后，不能给卫生计生岗位注入新的工作理念，阻碍卫生计生工作进程。

4推进卫生计生档案信息化建设的对策

4.1在卫生计生部门领导层次上，注重档案信息化开发

只有在卫生计生部门领导层次上开始关注档案工作信息化发展，才会吸引职工关注。对领导而言，首先，要意识到档案信息在卫生计生部门中的重要性，其次才能够根据工作要求对专业员工进行严格招聘，并对员工的态度和行为进行严格要求，才能够使人们关注档案管理。其次，领导人要引入信息化技术、搭建信息化卫生计生档案工作平台、给工作人员带去全新工作模式、以利用信息技术健全档案信息数据库等。在此基础上，领导层要经常开展卫生计生档案工作人员的思想教育工作，让他们的工作思想能够跟上时代步伐，这样才能够全方位构建信息化卫生计生档案工作模式。

4.2运用各种教育途径，促进卫生计生档案工作人员素质提高

构建信息化卫生计生档案工作模式必须先从工作人员抓起，只有利用各种教育途径来提高卫生计生档案工作人员素质才能够顺利推进信息化建设。例如：卫生计生部门可聘请信息化档案管理专业人才，为员工提供知识和技术培训，不断更新员工档案意识，扩大员工档案管理业务体系等，以人才为出发点促进卫生计生档案工作质量的提高[3]。此外，卫生计生部门为员工能够适应信息化档案工作方式，也应招聘计算机专业人才，为员工提供计算机知识和实践应用技术等方面的训练，以使得员工的工作能力能够达到信息化工作方式的需求。

4.3运用信息技术，健全档案信息数据库

卫生计生部门档案信息类型较多，为便于各个部门开展工作，档案管理部门要正确归类信息并建立相关数据库，这样不仅能够为档案管理人员本身开展工作提供便利，同时也能够为各个部门查找资料提供便利。此外，人们通过信息化档案管理系统来寻找资料，一般是采用信息检索来实现，因此网络技术部门应该采用最先进技术来完善信息检索系统以确保不同工作部门工作人员无论何种条件下均能够准确迅速地检索到所需资料，为各类医疗工作提供便利。

结语

总之，中国人口的急剧增加必然会给卫生计生档案管理工作提出一些挑战，要想有效地应对人口增长问题，卫生计生部门就要不断创新档案部门工作方式，构建信息化和现代化工作方式，这样不仅可以减轻档案部门人员的紧张情绪，也可以让卫生计生工作获得长久的发展。

参考文献

[1]马明慧,邹琳,王福菊.浅议卫生计生档案的信息化建设与管理[C].中华医学会全国医学信息学术会议.2018.

[2]席爱芹.探讨卫生计生档案信息化建设和管理[J].科技创新导报,2018,015(033):113-114.

[3]张成方.新形势下做好卫生计生档案工作的思考——以江苏丰县为例[J].档案与建设,2016(11):74-76.

作者简介：陈晓青（1975-12-6），女，汉族，广西昭平县，大专，主要从事计生卫生监督、财务信息平台、脱贫攻坚信息化管理及维护等工作。