信息化背景下文书档案管理创新研究

信息化背景下文书档案管理创新研究

杨鹏

新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市水磨沟区档案馆 830017

摘要：文书档案管理是基层档案馆的重要工作，其管理的资料不仅能够真实地反映出组织机构现状，对未来的发展也起到了参考的作用。本文通过阐述我国信息化背景下文书档案管理中存在的问题，进一步对信息化背景之下的文书档案管理创新路径进行研究，以期能为我国有关单位以及相关工作人员做以参考。

关键词：信息化；文书；档案管理；创新思路

前言：信息时代的到来改变了人们生活及生产方式，由于组织机构在长期的发展过程中，累积了大量的文书资料，使得传统的工作方法已无法满足现代化档案管理需求，因此需要通过引入信息技术，优化工作流程的方式，不断创新档案管理工作机制，保证组织机构各项工作的顺利开展。

一、信息化背景下文书档案管理所存在的问题

（一）工作人员管理意识不足

部分组织机构内部的工作人员忽视了此项工作的重要性，具体表现在：第一，管理层意识淡薄，未能重视信息化办公这一格局的转变，还停留在传统办公思想之中，对信息化档案管理技术设备的投入较少，派遣的人力资源不足。第二，文书档案管理人员未能提高对信息化档案管理的重视，部分资料仍以纸质化的方式存储，未能发挥信息技术的优势。第三，管理层忽视了对相关人员的专业技术培训工作，导致工作人员对信息化档案管理工作模式意识模糊，更无从谈起应用与创新[1]。

（二）档案管理效率无法提升

文书档案资料存在类别多、数量庞大、摘取抽调频繁的特点，这也导致了此项工作在开展时，很容易出现效率低下等问题。基于信息时代背景之下，部分文书档案管理人员没有掌握一定的信息化管理能力，在实际作业过程中存在不会使用信息化设备的现象。除此之外，长期繁琐的工作状态，使得文书档案管理人员产生了倦怠心理，工作积极性不高，导致效率迟迟无法提升。加之，没有良好的监管机制，也有可能导致部分人员出现档案编制不科学，信息没有及时录入等问题。

（三）缺乏完善档案管理机制

基于信息化背景之下，部分组织机构的档案管理机制存在流于形式的问题。既往的文书档案管理机制已经无法满足现代化档案管理需求，而组织机构也并没有对其进行实时更新。缺乏了对档案管理信息平台的监管制度，因此一旦出现停电或者遭受外部不法分子攻击的情况，就很难保证内部数据资料，不会出现丢失以及泄露的情况，并且配套机制的不完善也会导致此项工作无法顺利开展。

（四）档案信息化经费不足

作为基层档案馆而言，受运营性质的影响，信息化工作以及相关设备设施的经费投入必须要经过财政拨款才能实施，而这一审批与拨款流程是非常复杂的，需要层层审批、层层落实，等到款项下来之后，也许已经无法满足最先进的信息化设备购入要求。而这也进一步导致了档案信息化成果效率较低，使得各项工作推进缓慢，无法践行信息化、标准化、先进化，文书档案资料管理。

受政府财政收入影响，尤其是基层档案馆每年拨付的档案经费非常少，导致无法购买现代化电子设备，档案信息化成果效率底。.......（需要加一块这方面的相关内容。）

二、信息化背景下文书档案管理创新途径

（一）加强人员管理意识，提高档案管理水平

第一，管理层人员作为引领组织机构工作发展的核心，应提高对文书档案管理工作的重视，明确其管理性、服务性、政治性的工作地位，充分认识当前信息化办公改革的重要性，做好组织宣传工作，调动工作人员的思想意识，鼓励其依照现代化、无纸化、信息化的办公思路，创新工作机制。第二，部分工作人员由于缺乏一定的信息技术操作能力，导致了管理无法践行标准化、规范化、精准化。因此管理层应将档案管理信息化培训内容，列入年度工作计划之中，按部就班地对文书人员展开相关岗位的培训工作。第三，为进一步调动人员的工作积极性，应针对培训内容、日常管理内容建立相应的绩效考核制度，在加大信息化技术常态化管理的同时，还要依托激励机制，让管理人员在实际工作之中，不断研究新的工作办法，为其工作注入源源不断的动力。第四，结合组织机构内部的人力资源管理，引进专业化的技术性人才，确立文书档案数字化专人负责工作管理模式，提高数字化档案管理质量。第五，搭建信息共享平台，解决档案管理中各层级之间所出现的“信息孤岛”问题，提高工作的实效性，加大各部门之间的沟通与衔接[2]。

（二）加大信息设备投入，注重信息技术应用

第一，针对过去文书档案管理中所产生的纸质类资料，应按照“应录尽录”的方式，依靠现代化扫描设备，将其统一录入到档案信息管理平台之中，做好编号及格式分类，将过于陈旧和已经过了保密与使用年限的文件集中销毁，避免资料外泄。第二，依照信息化档案管理需求，建立智慧一体化档案库房，该库房系统充分应用了物联网技术，针对部分纸质敏感信息，可通过统一安置电子阅读器的方式，利用RFID读写器进行扫描，信息会被直接录入到系统之中，文书人员在后续查找过程中可以利用档案室内部的自助终端，检索所需要档案信息的编号或关键词，在短时间之内迅速找到档案。并且在过去的档案存储环境之中，部分纸质档案由于受到光照、潮湿、蛀虫等问题的影响，导致大量的文件信息资料丢失与损坏，而通过此库房的建立，可以利用移动终端对文件存储环境进行实时监控，结合视频监测，能够辅助工作人员做好档案管理工作。

（三）优化档案管理机制，做好档案管理分工

信息技术提高了文书档案管理人员的工作效率，但由于大部分工作都需要依托网络平台开展，因此当单位的网络环境处于一个相对开放的环境之中，就极容易受到外界不法分子的攻击，导致内部档案资料泄露。因此，为能够迎合档案信息化管理发展趋势，则要对其管理机制进行优化。首先，要对档案安全管理流程进行重组，有关单位在选择了适合自身发展的电子档案管理平台之后，则要依照档案内容对其中的信息资料归化和分级问题加以把控。建议采用每一级档案分类，加设身份认证的方式，提高文书档案的安全性，这样既能够满足各部门都在同一系统之中办公，又能够实现对敏感信息的保护。其次，文书档案管理工作多数由基层行政人员负责，日常工作内容繁琐很容易出现漏编、漏录等问题，因此要进一步分化组织机构岗位职责，指派专人进行文书档案的整理工作，管理层应通过突击检查和定期检查相结合的方式，对文书档案的管理情况进行及时监督，生成评估建议，为后期的信息化管理平台功能拓展，以及工作人员的努力方向做以指引。最后，进一步推动信息资源共享工作管理机制，通过科学技术手段，实现数据的实时传输，可结合区块链等技术，让所有部门人员在同一系统之中进行档案的编写与更改，方便文书档案人员的管理，实现采集、归类、整理的全自动化运营模式。

（五）提高单位档案工作经费

首先，基层档案馆领导层要提高与上级部门的沟通力度，针对当前基层部门所存在的文书档案管理现状，应加大既有和隐性的分析，寻求解决的突破口。第一，针对基层档案管理部门，信息设备设施购入无法实现及时性的问题，组织机构应将档案管理信息化设备引入到每年的资金预算编制内容之中，按照实际运营情况，分阶段、分批次、分时间的购买，从而减缓单位资金压力，推动文书信息化档案管理工作的发展，并依靠科学的预算编制、执行以及评估流程，促使财政拨款资金的灵活运用。第二，加大对固定资产的管理工作，要利用好现有档案管理资源，对其设备设施的使用状态进行统计，依照基层档案馆的实际作业情况，做好设备及人才投入规划，保证国有资产的保值与升值，解决当前工作经费周转不开的问题。

结语：综上所述，文书档案管理岗位在企事业单位之中发挥着重要的作用，基于信息时代背景之下，相关工作人员要充分认识到信息工作模式与技术的变革，保持与时俱进的精神，在岗在位期间加大先进技术的学习，在牢靠的知识理论和实践水平之上，实现工作机制的创新，引领组织机构的档案管理工作更上一层楼。

参考文献：

[1]杨亚红,胡亮. 信息化背景下文书档案管理工作初探[J]. 信息记录材料,2021,22(05):214-216.

[2]颜东升. 信息化背景下文书档案管理工作问题研究[J]. 企业改革与管理,2021,(03):24-25.