区块链技术在电子档案管理中的适用性和应用展望

区块链技术在电子档案管理中的适用性和应用展望

边先锋

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摘要：档案管理工作在任何企业中都十分重要，其中包含了各个阶段的重要信息，如果档案管理中记载的信息出现错误或者丢失，就会给企业带来严重的影响，所以，为了提高档案管理的安全性、高效性、便捷性，可以将区块链技术引入其中。由于区块链技术可以将各种数据进行分布式储存，通过点对点传输等方式处理数据，无形之中就会增加了数据的安全性。除此之外，区块链技术具有一定的开放性，企业内部的人员在得到许可之后可以查找所需档案信息，不仅减少了传统方式中繁重的环节，还提高了档案信息的使用价值。由此可以看出，在电子档案管理中应用区块链技术已经成了大势所趋。

关键词：区块链；电子档案

1 区块链技术概述及其所具有的特征

1.1 区块链技术的具体含义

区块链技术是将所有记录的信息形成链式结构，每对信息做一次修改或者添加都会再形成一个新的区块，区块与区块之间由链条链接，随着信息的增加，区块长度越来越长，最终形成区块链。区块链最核心的功能是存储信息，同时保障信息安全，区块链内的信息可以保存也可以读取，通俗来讲，区块链就是数据库。但是又对传统数据库管理模式进行了创新，规避了安全风险，为各行业的信息互通，共享经济构建提供坚实的技术支持。

1.2 区块链技术的特点

1.2.1 去中心化

此特征是区块链接技术较为突出的特征，从区块链技术的各个部分来看，其每一部分的工作都不受中心控制，每个“区块”都能同步复制所有信息，但是没有权力单方面更改，如果要对信息进行更改，要经过约定比例的“区块”同时生效才能完成。各个部分在进行工作时都能自主进行验证、传递与管理，既能顺利地完成工作，还能保证系统的平稳运行。去中心化的特点主要是保障数据信息的安全，即使系统受到攻击，只要在安全“区块”比例以内，就能保证信息不会被盗取或篡改。

1.2.2 安全性

区块链技术具有极高的安全性，用户在使用其浏览数据时，只能参考并使用数据，对数据包含的信息无法进行私自篡改，因为在区块链的系统中，所有“区块”都会同时对信息进行记录，只有对51%以上的区块都控制自如，才能对所有信息中的某一部分进行修改，否则任何恶意篡改都是不生效的，因为拥有这样的技术特效能最大程度保证存储信息的安全性，提高信息的参考价值。

2 在电子档案管理中应用区块链技术的适用性

2.1 二者之间存在极高的相似性

从电子档案的角度来看，其改变了原有纸质版记录信息的方式，通过使用计算机进行操作将各种信息录入磁盘进行保存，提高了信息保存的安全性。从区块链技术来看，人们在应用其整理信息时，也是通过整理、分类、录入等方式，将信息进行电子存档，降低了纸质档案信息存储的压力。由此可以看出，电子档案和区块链技术具有以下相似之处：第一，二者所存储的都是各个企业的重要信息；第二，二者都是将信息数据存储在互联网电子设备中；第三，二者在使用过程中无论是记载信息、查找信息还是更改信息，都极其方便。由此可以看出，正是因为二者极其相似，所以在电子档案中应用区块链技术十分恰当。

2.2 区块链技术具有极高的安全性，能保证电子档案信息的安全

电子档案记载着各个企业的信息，如果其中的信息发生泄漏，不仅会给经济方面带来影响，还会导致整个企业的灭亡，所以，电子档案信息应该在十分安全的地方进行保存。由于区块链技术在各个环节的运行中都会进行验证，所以，能在提高电子档案管理效率的同时保证信息的安全性。由此可以看出，将区块链技术应用在电子档案管理中能有效提高信息的安全性。

3 区块链技术应用于电子档案系统的优劣势分析

3.1 优势

3.1.1 优化档案收集鉴定工作

电子档案的分布具有零散化特征，这就导致在管理中不易收集、难以鉴定，区块链在电子档案中的应用，就解决了这一难题，在任何一个“区块”中上传的档案信息都会被其他“区块”记录到，这就使参与档案系统的门槛大大降低，节省了管理费用，也丰富了档案资源，提高了档案收集和鉴定的工作效率。

3.1.2 保障档案信息安全、真实

网络环境复杂、安全性低，电子档案在网络中存在很大的安全风险，木马病毒和黑客攻击都可以对档案内容进行伪造和篡改，严重影响电子档案的真实和完整。区块链技术的应用，对收集、应用、修改、销毁的整个过程都会进行完整记录，即使档案已经被销毁，也能追根溯源，可以保证档案的真实性、安全性和完整性。特别是针对医疗、金融行业等的重要档案来说，确保档案的可靠与安全尤其重要，这也正是区块链的技术优势所在。

3.2 劣势

3.2.1 区块链具有技术壁垒

区块链的技术壁垒。其一：信息处理速度慢，无法突破并行处理。处理速度的劣势必然导致工作效率低下，这是目前区块链技术最需要突破的；其二：代码漏洞。区块链技术是以计算机技术为依托，计算机代码编写多需要人为操作，代码漏洞就会不可避免的产生，进而直接影响档案系统的管理与维护工作；其三：密码技术失效。运用区块链技术进行档案管理，会运用到许多密码学技术，这些密码学技术存在失效风险，一旦风险爆发，就会对档案的真实与安全造成不可逆的影响；其四：共识机制失效风险。区块链的共识机制是系统安全运行的基础，但是一旦外部力量攻克区块链51%以上的节点，共识机制就会失效，那么链条中的所有数据信息都可以被伪造、删除和篡改。

3.2.2 区块链应用范围受限

区块链在电子档案中的应用主要有：通过业务处理流程直接生成电子档案，这些档案是区块链通过连接业务系统与档案管理系统，对信息处理的客观流程进行统计并记录而形成；对于那些已经形成的电子档案的录入，通过扫描方式进入区块链，对于录入以前的信息的真实性，区块链无法考证。这就说明信息的真实性与完整性并不能全部得到保证，也就是说区块链在电子档案的应用中是有一定局限性的。

3.2.3 区块链使用成本较高

区块链技术是计算机技术与密码学技术的组合技术，对技术水平要求较高，资金投入也相对较高。所以很少有企业可以单独开发此系统，一般是医疗、银行等对档案管理需求较高的单位联合开发。引入后数据信息的录入也需要一定投入，使用期间的数据维护、修改、删除、增加等都需要有费用的支出，这些都增加了区块链系统的使用成本。

3.2.4 缺乏区块链应用经验

区块链技术目前在档案管理方面的应用还停留在初级阶段，因为档案的特殊性与保密性要求使得许多管理者趋向于传统的管理方式，他们对新兴的技术总是持观望态度，主要是因为区块链在电子档案管理方面缺乏实际的成功经验。

3.2.5 监管机制不完善

区块链对电子档案的管理实行匿名制，保障了档案的安全、完整、可靠、真实，但也存在一定的运行风险。对于区块链在电子档案方面的应用，缺乏完善的监管机制，对于保密性质强的档案，没有监管也就不能保证百分百安全。

4 在电子档案管理中应用区块链技术的未来展望

4.1 档案管理人员应对区块链技术形成正确的认识

为了保证区块链技术能顺利地应用到档案管理工作中，改变现有的工作现状，相关部门应对档案管理人员进行培训，要求其学习区块链技术，从而使其对区块链技术有正确的认识，熟练的应用区块链技术进行档案管理。但是，由于区块链技术还处在发展时期，具有一定的两面性，工作人员在使用其进行管理时，要有自己的判断，不能完全信任区块链技术。提高重视程度，将人的主观性和区块链技术进行结合，不断改进区块链技术，从而发挥出区块链技术的优势，使其更好地为档案管理工作提供服务。

4.2 从档案管理的角度出发对区块链技术进行研究并改进

区块链技术的应用为很多行业的数据管理带来了新的希望，但是，由于区块链技术不是具体根据某一项工作研发的，所以，将其应用到各方面工作中还存在一定的问题。为了使区块链技术能够适用于电子档案管理工作，工作人员应从档案管理的角度对区块链技术进行研究并优化。

5 结语

综上所述，由于区块链技术具有安全性、高效性、开放性等鲜明的特点，所以，将其应用在电子档案的管理工作中十分恰当，但是，由于区块链技术在目前还并不成熟，为了保证其能顺利地应用在档案管理中，人们还应进行一定的研究和改进。

参考文献

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