电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策分析

电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策分析

李筝涛1  ,张家林2, 许嘉伟3

1中国能源建设集团山西省电力勘测设计院有限公司山西省 太原市 030000

2,3国网山西省电力公司 山西省 太原市 030000

摘要：随着信息化技术的快速发展与普及，电力工程企业正积极推动档案管理工作朝着信息化建设的方向转变，在保证档案管理工作质量的同时极大地减少了人为操作失误带来的不利影响。基于此，本文从电力工程企业档案管理概述着手，分析了电力工程企业档案管理信息化建设问题，还提出了电力工程企业档案管理信息化建设的有效对策，旨在为电力工程企业档案管理工作的创新与改革提供理论方面的参考。

关键词：电力工程企业；档案管理；信息化建设

引言

电力工程企业在信息时代背景下必须重视档案管理工作的创新与改革，特别是档案管理工作本身有着复杂的工作量，因此必须采取有效措施提高档案管理工作的效率，充分利用高质量的档案管理功能推动电力工程企业实现可持续发展，依托于先进的科技手段提高档案管理信息化建设水平，并对电力工程企业原有的管理模式进行创新与优化，从而达到企业档案管理工作的规范化、科学化发展目标。

1 电力工程企业档案管理概述

由于档案管理工作兼具服务性、管理性以及技术性等多个方面的功能，因此在档案管理工作实际开展过程中必须遵循科学管理的基本原则，以此更好地服务于基建、生产、科研等领域。档案管理工作涵盖了档案事业规章制度、档案管理体制、档案系统工程、档案标准化规范、档案业务职称等多个方面的内容，在此基础上还需要完成档案整理、分类、编目、统计、保管、鉴定等工作，并在归档前积累重要的文件资料，而归档后则需要做好档案监督检查、补充、更改等工作。电力工程企业档案管理工作主要服务于决策、生产等领域，也就是通过统一管理的方式保证档案信息系统的完整性、安全性，从而发挥档案管理工作应有的作用和价值。

2 电力工程企业档案管理信息化建设问题

2.1 信息化程度低

在新形势背景下信息化管理模式逐渐在企业档案管理工作中发挥着至关重要的作用，但大部分电力工程企业对档案信息化管理的重视度不足，并且企业档案信息化水平也有待提升，而落后的管理手段使得企业档案资源共享及使用面临着多个方面的阻碍。目前大多电力工程企业更倾向于纸质档案与电子档案并存的管理方式，在先进的管理软件、管理办法支持下档案管理人员可以实行一体化管理模式，但部分档案管理人员将两者分开管理，导致档案管理信息大量丢失或损坏，严重影响了档案管信息检索、查询以及使用的效率。

2.2 忽视档案管理工作的重要性

电力工程企业的领导者对档案管理工作普遍缺乏基本的重视度，而档案信息化管理又需要多个部门的相互配合，且每一个部门都需要专业的技术人才支持，在此过程中企业领导层不仅需要组织各个部门的工作人员协调合作，还需要充分发挥自身主导作用，但大部分企业领导者错误地认为档案管理工作与企业发展并无直接的关联，甚至将前者视为简单的文字记录整理工作，忽视了档案管理工作在企业发展中发挥的重要作用，也并未对档案管理信息化建设投入充足的人力、物力、财力支持。这种错误的思想关系使得企业忽视了档案管理工作的重要性，严重阻碍了档案管理信息化建设的发展进程。

2.3 未实现档案资料的共享共建

现阶段大部分电力工程企业仍采用自主保存部门档案资料的方式，只向内部部门开放档案资料的使用权限，无法达到档案数据信息共享共建的目的。电力工程企业的领导者在作出重大决策时，也很难全面掌握企业档案信息及各部门的档案信息，无形中加大了企业领导者做出整体决策的难度，还对电力工程企业的长远发展造成了严重影响，无法充分发挥企业档案信息应有的作用和价值。

3 电力工程企业档案管理信息化建设的有效对策

3.1 完善档案管理机制

电力工程企业开展档案管理工作时，必须以完善的档案管理制度为基础，同时全面监督各岗位及部门的执行情况，不断补充与完善档案管理岗位的工作内容、流程以及标准。在此基础上还需要科学制定用人标准，结合当前现行的员工激励机制、培训体系、工作评价机制等规范各项工作内容，以便于各岗位人员顺利完成档案管理工作，真正将完善的档案管理制度落实到各项具体的工作中，从源头上避免档案管理制度流于形式的问题。但需要注意的是，电力工程企业应加大档案管理制度的执行力度，并保证档案管理制度执行的权威性，从思想层面提高全体工作人员遵守档案管理制度的责任意识。最后，科学构建责任管理制度，将档案管理工作职责落实到个人，确保每位工作人员在档案资料采集、整理、存储以及使用过程中保持较高的规范意识，真正将制度化管理模式贯穿于企业档案管理工作的全过程。

3.2 提高档案管理人员的综合能力

在档案管理信息化建设过程中，档案管理人员不但需要具备丰富的管理经验，还需要熟练运用先进的计算机技术。与此同时，电力工程企业应对档案信息化管理工作予以高度重视，着重强调档案信息化管理的重要性，引导全体工作人员转变传统档案管理观念，并将信息化管理能力、计算机技术的运用能力纳入到员工考核体系，促使每位工作人员发自内心地意识到信息化技术管理的重要性，充分调动广大工作人员积极学习新技术、新理念的主观能动性。除此之外，电力工程企业还应定期组织现有工作人员参加教育培训活动，要求其熟练掌握档案管理信息化建设中涉及到的先进技术手段，并结合企业实际发展情况借鉴、学习其他企业的成功经验。

3.3 科学构建监督考核机制

电力工程企业在档案管理信息化建设过程中，应优先构建完善的考核奖惩机制，切实保障每位工作人员的合法权益，并对表现优异的工作人员给予物质和精神上的鼓励，而工作态度不端正、经常出现失误的员工则需要给予一定的批评和处罚，以此保证整个考核过程的公平公正性。建立系统的监督考核机制可以充分调动每位工作人员投入自身岗位的积极性，综合提高档案管理信息化建设的效率。

3.4 保证档案管理工作的系统性

电力工程档案管理工作的系统性必须以统一的实施标准为前提，特别是企业档案在电力工程生产、施工以及运行等环节均发挥了至关重要的指导作用，因此按照统一的标准执行档案管理工作，可以帮助施工人员快速查询到所需的档案信息，通过及时记录查询档案管理文件来发现施工中存在的问题。在后续环节评估工程质量时，同样可以通过档案记录来提出科学可行的改进措施及建议，依托于统一的档案管理精准提取所需的案卷。最重要的是，构建标准化的档案管理系统还能对不同工程类型的档案进行分类，极大地提高了电力工程档案管理的系统化水平。运用科学的方法进行档案分类、管理、归档，可以有效提高电力工程中复杂档案信息的管理水平，同时充分发挥标准化档案管理系统应有的作用。

结语

电力工程企业档案中记录着丰富的科技资源及知识信息，相关管理者可以通过档案资料充分了解电网建设项目的实际情况。随着电力体制的不断深化改革，从事于该行业的工作人员逐渐意识到档案管理工作中蕴含着丰富的信息价值，加强档案管理系统建设也成为顺应新时代发展趋势的必然选择，真正为档案信息资源的共享共建奠定了良好基础。此外，在电力工程档案管理信息化建设过程中采取统一的标准进行管理，还有助于提高企业档案管理工作的规范化水平。

参考文献

[1] 刘静.电力工程档案建设与管理研究[J].  黑龙江档案. 2022(02)

[2] 吴以琳.电力企业档案信息化建设初探[J].  办公室业务. 2019(24)

[3] 万梅.电力企业中档案信息化管理系统的应用[J].  通讯世界. 2019(08)

[4] 高瑞琴.电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策探讨[J]. 企业改革与管理. 2021(22)