提升档案管理理念 实现档案管理科学化

提升档案管理理念 实现档案管理科学化

刘晓

中国人民政治协商会议内蒙古自治区巴彦淖尔市委员会 内蒙古自治区巴彦淖尔市015000

摘要：档案是信息的重要载体，是信息的重要载体，是认识事物的重要工具。随着时代的发展，档案管理工作也在不断完善，因此，有必要创新档案管理理念，实现科学管理。改革档案管理观念，促进档案管理科学化，有利于资源的开发利用。

关键词：档案管理;理念;创新;科学化;管理;效率

1档案管理科学化水平提升的重要性

1.1加强档案科学建设，可大大提高服务效率。

传统的档案管理主要依靠人工浏览和检索。在档案利用中，查询速度慢，查询效率低。一些古代档案被反复搜查，也会对档案资源造成一定的破坏。文件的损坏是不可修复的。我们发展和完善了档案科学建设，可以有效保证档案的完整性，使所有档案数字化、电子化，封存纸质档案，防止各种环境或人为破坏。可以更有效地使用电子文档。

1.2有效提高传输速度和安全性。

由于傳输时间受到距离的限制，文件可能会因为其他原因丢失或延迟，给文件工作者和其他人员的检索带来了很多不便。在文件处理过程中，处理文件的人偷偷窃取保存的文件或文件在传输过程中丢失的情况时有发生。传统的文件传输依赖于邮政系统。应用于计算机网络技术进行管理后，还可以通过网络直接传输，有效提高了文件传输的实时性和安全性。

1.3提高办公效率

在传统的档案管理中，工作人员过于依赖人工操作，需要完整的数据收集，以避免遗漏书写或复制。严格要求钢笔的使用和字迹，以及分类和统计的准确性。随着计算机文件管理软件的应用，文件和数据的收集、存储、分类、统计和访问变得非常方便快捷。文件的起草、处理和传输变得容易，有效提高了办公效率。

2档案管理工作中面临的现状

2.1对于档案管理工作缺乏重视

档案是单位重要的信息资源，有效的进行档案管理工作，能够为单位的发展提供良好的信息资源根据。但是，当前很多单位对于档案管理工作并不重视，很多单位认为档案管理只是单位工作中的辅助部门，并不能对单位的进步发展起多大作用。对于单位其他部门来说，档案管理部门就是冷门部门。在单位管理中，档案管理部门经常训在被其他部门兼并的现象，很多档案管理岗位是极其不稳定的，档案管理相关人员的薪资待遇也并不理想。使得单位中的档案管理部门职位及其不稳定，很难培养专业的档案管理人才。由于单位对档案管理部门的忽视，档案管理部门职位不稳定等原因，极大程度上影响了档案管理工作的不断发展进步。

2.2档案管理人员专业知识不足

档案管理人员，直接主导着档案管理的工作效率。当前很多单位，档案管理部门都会对于档案进行存档。但是档案管理部门与其他部门之间相对闭塞，很少沟通。单位档案管理人员一般都不具备专业、丰富的专业知识。很大程度上阻碍了档案管理的效率。档案管理人员只知道单纯的利用信贷的方式，进行档案存储，不能有效的将此归类。在信息化发展的当前，很多档案管理人员缺乏网络知识以及计算机技术，已经不再适应当前时代的不断发展。

2.3科学化档案管理水平低

无论各行各业，都需要具备与时俱进的精神。与时俱进、实事求是不仅是科学化发展的需求，也是行业发展的根本要求。随着信息化建设事业在各个领域中的应用与完善，对于档案管理来说办公自动化、电子文档、数据资源库等信息化产物也随之出现。信息化建设以及网络技术的应用，极大程度上推动了档案管理工作的不断发展进步。计算机技术在信息化档案管理建设中，起到了至关重要的作用。无论是电子文档，还是信息化档案数据库的建设，都是需要计算机完成的。但是以数据手段的保存方式，相对纸质档案资料说不方便保存，还需要科学化的手段加以解决。

3 实现档案管理科学化管理的措施

　　3.1 加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

　　要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应提高自身的工作水平，争取更多的经费支持;除此之外，档案部门应充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会、经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。

　　3.2 建立规范体系

　　档案管理科学化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案管理信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案管理工作实现标准化、规范化、信息化、科学化。

　　3.3 建设复合型的管理队伍

　　档案管理人员队伍建设是实现档案管理科学化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

3.4更新档案管理服务理念

随着信息时代的到来，要求档案工作者能对大量的档案信息进行高效率的整合，这一要求打破了原来档案管理工作中以原始文献作为第一服务手段的传统，转而将工作重点放在发展数据库、无纸档案、电子文件、磁质、光质档案和信息技术服务上，因此，要充分发挥档案的功能，必须不断更新档案管理服务理念。

首先，档案管理部门可以充分利用单位的网站，制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，提供公开信息服务，使档案用户可以实现档案信息的网上检索，满足档案信息用户在任何时间、任何地点都可以通过访问网站来获取自己所需信息的需要。

其次，档案管理部门可以建立“电子档案数据管理中心”，为用户提供方便的检索服务，提高信息利用率。

最后，档案管理部门可以开展在线服务，提高服务能力。信息化时代人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，档案管理部门创新工作方式，开展在线服务，不仅能满足档案用户的需求，更是实现档案管理科学化的重要举措之一。

总而言之，科学化档案管理工作是时代发展的需求，在提升我国文化软实力的同时，顺应了信息化的发展趋势。当前，很多单位与对档案管理缺乏应有的重视，档案管理人员的专业知识相对缺乏，科学化水平极低严重化的影响了档案管理科学化的发展。定时开设继续教育课程，把“转变思想、网络技术、创新精神”当成教学重点，切实的提升档案管理人员的专业素质。切实的以科学理念作为目标，创新精神作为基础，不断的创新档案管理方法，实现档案管理的创新与进步。

参考文献

[1]苗丽娟.实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化路径[J].魅力中国，2019，（22）：349.

[2]赵耀.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].黑龙江档案，2020，（1）：51.

[3]赵冬.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].中外企业家，2018（12）.