大数据时代电力企业档案管理创新的策略探讨

大数据时代电力企业档案管理创新的策略探讨

张艳

国网内蒙古东部电力有限公司赤峰供电公司

摘要：大数据时代的到来，对电力行业档案管理工作带来一定的挑战，同时也带来了新机遇。档案管理人员应利用好大数据技术，掌握更为科学的档案管理服务理念，探索出有效的服务方式，从而提升电力行业档案管理质量，为电力行业的稳定发展奠定良好基础。基于此，本文首先叙述电力企业档案管理工作的基本特点，随后简要说明大数据时代对企业档案管理的影响，最后详细阐释大数据时代电力企业档案管理创新工作的应用策略，以此来供有关专业人士交流思考。

关键词：大数据；电力企业；档案管理

中图分类号：F272 文献标识码：A

引言

将大数据运用到档案管理工作体系中，既顺应时代发展需要，创新档案管理的方法，又提升了档案管理服务的成果，体现档案管理在单位整体工作中的地位，增强档案资源运用的效率，从而助推单位全面发展。基于此，在单位发展过程中，应重视大数据技术在档案管理工作中的运用，提升档案管理服务能力，达到大数据时代档案管理工作创新的目的。

1 电力企业档案管理特点

电力企业的档案管理工作不同于其他企业的管理，电力企业在管理过程中更加注重资料上的管理和档案质量的管理。首先，电力企业资料管理是整个档案管理工作中的基础性管理环节，其要求管理人员能够按照相关管理标准和企业工作体系对各个岗位的工作情况、工作数据资料进行收集、整理、分类，保证内部资料体系的规范性。而质量管理是要求管理人员要将档案的质量放在管理工作的第一位，保证档案信息数据不出错、与实际的情况相一致，并且在档案信息的读取、储存、应用、传递等方面也要展现出专业性。

2 电力企业档案管理现状

2.1 归档时效性

电力企业中生成的档案资料借助信息化实时归档在实际操作中仍有诸多问题：一方面，项目进度管理更复杂，时序上项目分段施工情况普遍存在，如何科学界定时效性的边界范围是一项兼具技术性和管理艺术的问题；另一方面，按照“谁产生、谁归档、谁负责”的原则，项目各单位人员的档案意识差别较大，由于工程本身任务重，忘记归档或部分归档、档案闲时再补的问题普遍存在，某一个关键环节的归档时效性出现偏差可能会对其他单位的档案利用带来影响。

2.2 档案管理制度不完善

通过调查，我们能够发现造成这一问题的主要原因是相关的档案部门对档案管理没有进行专门的规定，对企业档案的管理没有统一的标准。另外，在企业发展中难免会出现档案丢失的问题，大部分的企业却对于档案管理人员没有相应的惩罚，使得管理人员对档案管理的规定置之不理，企业档案管理政策并没有严格执行，没有制约档案管理人员的工作行为，从而对企业档案管理规定的落实工作产生了不利的影响。

2.3 专职队伍建设

通常情况下，电力企业档案管理服务普遍存在兼任或临时抽调人员组班子的情况，由于参与建设的单位众多，人员的档案意识、信息技能、权责态度参差不齐，地域性、部门间的差异极大，电力档案服务队伍稳定性不佳，必然导致责任与服务意识、效率上的不足，在档案收集、保管过程中难免出现遗漏、篡改或人为破坏等情况，不利于电力企业档案服务质量的提高。

3 大数据下电力企业档案管理措施

3.1 提高档案管理服务水平

当前，电力企业积极运用现代信息技术，通过信息技术来突破传统管理工作存在的缺陷问题，优化了很多管理漏洞和不足之处，进一步满足了当前的管理规定和标准。管理人员可以通过现代大数据技术进行深入的分析工作，从而了解到档案信息中存在的规律性和联系性，而通过这些规律联系，有关工作人员也能够以更为个性化的状态开展业务处理，大大优化了档案整理的服务水平。最后，档案管理人员和工作人员还应该保持密切的联系和沟通，通过沟通交流来了解到当前档案管理工作存在的弊端，以便档案管理人员对其进行深入优化。

3.2 建立电子档案库房

首先，企业能够利用新时代的信息技术模拟电子库房区域、档案库房基本布局、库房数据模型。同时根据企业实体档案中的各种类型对库房区域进行合理划分，做好对档案信息数据的有效储存。其次，虚拟展示电子化实体库房，利用不同大小的图形方式明确库房区域内具体的饱和度。同时制定档案类型在电子库房中存在的具体信息和上架情况，将企业实体档案呈现出二维数据的形式。最后，电子档案库房部署完毕后，相关人员可将企业档案系统中已经归纳好的数据、实体档案传送到智能化档案管理系统，实现对档案信息资源的智能化管理。档案在正式入库的时候，档案储位管理板块会直接给入库发出实时指令，可以迅速读取档案内的所有信息数据，在第一时间完成对档案信息的匹配，并且可以根据匹配情况对档案信息进行分析，放入在合理的位置上，做好归纳和整理。实体档案经过整理录入顺利入库之后，企业管理人员就可以直接从电子档案库房的查询区域对现有的档案信息进行管理，便于有效确保档案信息数据的安全性和有效性，提高档案资源的利用率。

3.3 做好制度保障

落实权责是对工程档案业务流程各环节的职责落实在具体的岗位上，实现岗责匹配，避免问题出现时无法追溯，能够提高在岗人员的责任意识；做好监督是在项目建设和运维中充实总承包方或运维方的档案业务监督的主体责任，避免多头领导影响效率，同时也要加强监理单位的职责，全方面强化监督职能，堵住电力档案业务环节的疏漏；明确奖惩是将档案工作纳入电力项目的质量评价、绩效考核与审计工作中，以有竞争力的激励机制激发相关人员工作的积极性与主动性，并吸引社会化的优秀人才，以严格的惩处制度来规范和强化档案人员的责任意识与服务意识。

3.4 树立正确的管理理念

首先，电力企业档案管理人员需要转变传统的管理模式和管理想法，努力迎合现代的大数据时代思潮，积极创新和优化工作思路，提高工作的创新优势。其次，电力企业还应该加大信息的宣传力度，让企业内部各个部门都能够意识到大数据技术的重要性，都能够将大数据技术融入于日常的管理和工作之中，以此来提高管理效果。同时，也能够让管理人员自主去学习数据处理知识，加强对大数据信息技术的了解。最后，企业档案管理部门还应该构建一种服务至上的工作氛围，引导管理人员能够从不同的角度去思考当前管理服务存在的不足之处，让管理人员主动借助现代信息技术进行工作调整，将被动化为主动，凸显档案管理的优势价值。

4 结束语

以大数据技术及思维的运用为导向，促进档案管理工作思维及管理方法的变革，助推档案管理工作向数据化管理方向转型，重构档案管理工作体系，提升档案管理工作效率。因此，在重视档案管理工作实践的同时，也应关注档案管理方法的创新，从树立数据管理思维、构建数据资源库、完善档案管理工作机制、培养管理人才四个维度，建设档案管理数据化平台，从而彰显档案管理工作及档案管理方法创新、实践的价值。

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