企业档案信息化问题及优化对策

企业档案信息化问题及优化对策

徐亮1,关悦2

1国网内蒙古东部电力有限公司综合服务分公司 内蒙古自治区呼和浩特'010020

2国网内蒙古东部电力有限公司 内蒙古自治区呼和浩特'010020

摘要：近年来我国的科学技术水平有了很大的提高，各行各业对信息化技术都重视起来，我国档案管理工作也逐渐开始信息化建设，就我国目前的发展情况而言，档案管理是企业工作中非常重要的一部分，做好档案管理信息化建设，就可以从根本上减少企业人力、物力的消耗，提高档案管理的完整性和规范性，为档案管理后续利用和发展打下坚实的基础。但是就目前企业档案管理信息化建设情况来看，在这一过程中还存在着很多问题，对信息技术没有发挥出其自身真正的作用。

关键词：企业；档案管理；信息化建设

引言

从1979年起，中央档案馆、国家档案局等机构就装备了计算机，对档案信息化管理课题进行了研究和实验，这是我国档案信息化的起步阶段。在档案信息化管理过程中，学者们对其信息化管理中存在的问题进行不断探索和研究，看法主要集中在缺乏专业人才、投资力度不够、重视程度不足、技术不达标等方面。本人将在前人研究的基础上，对档案信息化管理进行系统分析、研究，以另一种角度探讨存在的问题，并提出相应对策。这种研究不是笼统、宽泛地对档案信息化管理中存在问题进行分析，而是结合实际问题有针对性地进行梳理，加以解决，对档案信息化管理建设将有一定的意义。

1企业档案信息化问题

1.1档案信息化建设专业技术人才稀缺

档案管理工作有一定复杂性，特别是档案信息化过程中需要大量档案管理、信息技术类专业人才。目前档案部门工作强度大、难显成绩，薪资待遇一般，难以吸引优秀人才投入档案信息化事业中。现有的大多数人员工作结构固化，学习意识不强，难以适应飞速发展的现代信息技术，尽管通过一定的培训能够加强业务水平，但与专业人员相比，解决创新性和应用性较强的问题能力存在明显不足，在档案信息化的大趋势下，显得较为被动。由于档案人才队伍中存在劳务派遣及事业编制人员，一些能力突出的工作者通过遴选或考公务员等方式离开档案干部队伍，因此，信息化建设人才还在不断流失。从总体情况来看，专业人才缺乏也是制约档案信息化建设的一个重要因素。

1.2档案信息化建设制度不完善

当前我国有些企业档案管理信息化建设相关制度处于极其不完善的状态，档案管理信息化得不到真正的重视。虽然有些企业已经确立较为完善的档案信息化建设制度，但制度的执行力和生命力均较低，存在着较多的问题，监管部门也没有积极担负起责任，无法实施监管与考核，极大影响了工作人员的积极性。个别档案管理人员工作积极性不高也导致了在档案信息化建设的工作中难以真正的负责。

1.3档案信息化存在安全隐患

人为因素是档案信息安全的决定因素，从业者技术原因导致的操作失误，可能使档案系统数据信息遭到破坏或丢失，影响系统无法正常安全运行。另外，一些居心不良的管理者修改或破坏档案信息，造成档案信息的失真或丢失，严重影响档案信息管理的质量。随着信息技术的高速发展，互联网在各个行业得到普及，网络病毒也相伴而生，电脑黑客攻击网络信息的案例屡见不鲜，非法窃取网络信息资料，给档案信息维护造成巨大挑战，网络安全不容忽视。目前，我国档案信息化立法方面比较滞后，没有相应的法律法规可直接利用，相关法律的缺失导致解决信息化管理过程中的问题困难重重。另外，在物理安全方面，网络系统弱电工程极易受火灾、洪水、地震等自然因素的影响，工作设备电磁干扰、线路截取和冗余设计，都直接影响系统的安全运行，造成档案信息丢失或损坏。

2企业档案信息化管理对策

2.1进一步加强企业档案信息化管理系统建设

新《档案法》规定企业要积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，这为档案部门融入企业业务网络流程提供了机会，也进一步强调了企业档案信息化建设的重要性。随着现代企业制度在企业的逐步建立，企业的生产经营管理工作逐步正规化、科学化和规范化，企业信息化建设也如火如荼开展起来，很多业务系统运用网络办公，有的需要升级换代。在这个时候，企业档案管理部门一定要切实行动起来，积极参与，特别是前期的论证，档案管理部门要有声音，不然业务部门系统更新完成，档案管理部门才提出如何完成归档和档案查阅的问题，为时已晚，造成很多不必要的麻烦。档案部门应以档案前端控制理论为指导，提前介入，在业务系统改造升级论证阶段，提出业务系统与档案系统的接口设置以及归档要求，比如元数据的收集，这是电子数据收集中最容易忽视的问题。这些元数据是归档档案的背景资料，缺了背景资料，则档案的可信度会降低。在业务系统正常运行之后，业务档案就应顺利地在线转移到档案信息管理系统里，然后通过档案管理人员的后期处理，电子档案归档完成。因此，只有进一步加强企业档案信息化管理系统建设，并及时统筹纳入企业信息系统建设中，才能确保档案信息化建设的顺利开展。

2.2加快档案信息化管理人员的培养

人才是档案信息化建设的关键，因此，必须注重档案信息化的人才培养。一方面要注重高层次档案信息化专门人才的引进，加大人才引进力度。另一方面要转变现有档案工作人员的工作理念，档案管理人员要对档案信息化建设建立全面的认知，才能投入到信息化建设中。相关部门可以通过组织学习、培训、专家讲座等方式，为档案管理人员普及知识，使档案管理人员理解信息化建设的重要性及实际效用，树立先进的档案管理观念。加强网络技术、计算机技术、大数据分析等知识的学习，提升档案信息化人才培养针对性，打造一支专业信息化档案管理人才队伍，使档案信息化更好地为党和人民服务。

2.3组建培养完善专业人才队伍，健全安全保障机制

现代档案信息化建设工作的稳定持续发展，离不开优秀专业人才的支持。因此，为了更好地推动我国档案信息化建设，创造出更多社会和经济效益，必须组建并培养专业完善的档案信息化管理人才队伍。档案机构管理部门要定期组织全体员工参与专业化的教育培训活动，不断提高他们的业务能力和综合素质，使其能履行好自己的岗位职责，自主学习并掌握最新的档案信息化管理技术与方法，加强对电子档案信息的采集加工处理与网络管理平台的设计维护工作。此外，档案机构也可以邀请社会信息化领域的专家学者到内部进行座谈交流，向档案管理人员分享最新的档案管理信息化技术与实践工作经验，指导他们在日常工作中合理规范地运用计算机、扫描仪等设备展开电子档案资料的归档整理与统计分析工作，为广大用户提供优质的档案信息查阅服务。档案机构在开展信息化档案管理工作的同时，还必须高度重视档案信息化建设过程中的安全风险防范控制工作。

结语

在新时期背景下，针对企业档案管理信息化建设工作，相关负责人员一定要明白信息化建设对于企业档案管理的意义，它不仅可以从根本上提高档案管理效率，还可以优化企业整体的信息水平，提高档案资源利用效率，虽然目前在档案管理信息化建设中还存在着缺乏档案管理人员基础、信息技术薄弱、信息数据管理不到位、对信息化建设不重视等问题，但是在未来的发展中，只要企业能够加强数据源管理，并且提高档案管理人员的业务水平，注重档案资源开发利用，健全信息化监督制度，升级管理部门软硬件就可以从根本上提高我国企业档案管理信息化建设进程。

参考文献

[1]李鸣宇.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].才智,2015(05):365.

[2]杜文文.大数据时代下档案信息化建设策略探讨[J].智库时代,2020(20):16.