信息公开背景下档案管理优化思路探究

信息公开背景下档案管理优化思路探究

王晓蓉

阆中市政务服务中心  四川南充  637400

摘要：为解决档案管理中存在的问题，如档案查阅有较多限制、档案密级划分不清晰、档案信息范围辐射面较窄、档案信息管理缺乏实效性等，需要针对档案管理优化思路详细分析。因此，本文针对信息公开背景下档案管理优化思路做出了进一步探究，提出了相应的优化思路和策略，可为相关人员提供参考。

关键词：信息公开；方案管理；优化

档案是对某一时间段进行记录的特有信息资源，对社会发展、经济建设等层面都有一定的影响。其中，政府将信息公开，属于国家民主化进程的衡量标杆。但站在实际角度看，目前政府内部的档案管理工作，还有很多问题需要优化，如档案查阅有较多限制、档案密级划分不清晰、档案信息范围辐射面较窄、档案信息管理缺乏实效性等。因此，需要先对自身存在的问题进行剖析，之后迎合新时期对档案管理提出的要求，结合先进的管理经验，提出相应的档案管理优化思路。

1、政府实施信息公开的重要性

针对目前信息公开的发展趋势，需要对档案管理制度的优化措施做出探究。其中先要确定的是怎样对信息公开进行推进。也就是信息公开制度的应用，对政府而言的重要意义。

信息公开，简单来说便是政府机构，将不涉及个人隐私以及国家机密的信息公开给人民群众。信息得到开放后，群众可利用正规的渠道了解自己需要的信息内容。对于该项制度的执行，可使政府提升廉政建设，预防内部人员存在权钱交易的情况，杜绝以权谋私等行为，不但对人民的民主权力给予了维护，还保障了民主管理的权力，意义重大[1]。

我国为社会主义国家，人民才是主人，要对人民当家做主的权力给予保障，这也是民主建设的关键点。所以，政府对信息公开制度的应用，与国家发展以及基本国情提出的要求完全相符，是发展民主法治到另一个阶段的关键点。所以，对信息公开制度的强化建设十分重要，有益于政府形象的提升，保障社会主义市场经济的快速发展，也可对人民与地方政府间存在的矛盾有所弱化，进而构建出和谐的社会发展环境。

2、信息公开对档案管理工作存在的冲突

2.1档案查阅有较多限制

因为很多档案有一定的机密性，所以我国针对档案管理工作制定了很多的规定，以便对各项信息做好保密工作，所以群众对于档案的查阅会受到很多的限制。其中，有规定提出，对于档案的查询，需要有书面申请提出，经过层层审批合格后，才能调阅需要的档案信息。但在执行相关内容时，并没有非常统一以及明确的审批标准，过程也相对繁琐，审批时间更是存在不确定性，也就是说整个流程都没有十分具体的标准[2]。在规定中，便从制度角度对查阅档案信息的效率产生了限制，加之不确定的时间以及流程，便捷性极低，所以查阅档案资料的群众越来越少，积极性很低。正是因为这些不好的因素，政府对于信息公开才要有序开展，推行信息公开，真正将便利提供给群众，才能提升政府工作的满意程度。

2.2档案密级划分不清晰

保密法中已经明确给出机密档案的定义，凡是国家加密都属于机密档案、公民隐私也属于机密档案，不可面向社会公开。但是，保密法中却没有给出不同的档案密级划分准则。因为机密档案的定义范围十分宽泛，所以在有人需要查阅档案时，管理人员有时并不能非常明确是否属于机密档案。这也就出现，当确定档案密级时，因为一定不能泄露国家机密等原因，统一将其划分在涉密档案中，使得群众对档案的查阅有很多的困难，也会引发很多矛盾，降低了政府信息公开制度的推进效率[3]。

2.3档案信息范围辐射面较窄

结合目前的档案管理情况来说，突出问题还包括档案资源没有较高的应用率。这是因为涉及范围有过多的局限，针对社会大众、学者以及专家能够提供的服务比例很小，档案馆内的资源不能对需求者的要求给予满足。此外，还有很多之前的档案资源文件没有完成信息化存储的转变，依然是纸质，加之没有过多的现代化多媒体载体保存形式，所以很多服务的开设存在极强的滞后性，没有较强的可操作性服务手段，服务过程十分被动。

2.4档案信息管理缺乏实效性

不同的社会层级对档案提出的需求并不相同，通过对需求层面的考察可知，社会群众对于档案的需求，大部分都是近十年的档案资料。但是，由于档案管理工作存在的特殊性以及繁琐性，管理方式既传统又单一，所以并不能迎合社会群众的需求，也与现在社会提出的需求不相符。此外，管理层面，监督机制还缺乏合理性，很有管理条例并没有真正落实，与预期目标相距甚远，以致于档案管理内容开展，时常为期限错配状态，提供的服务很难让群众满意。

3、信息公开背景下档案管理优化思路分析

3.1改革档案管理制度

为保障档案管理有更强的专业性，需要有专业性强的档案分级部门以及监督档案工作部门。针对部门的设立，不但要保障有效性还要保障成本。如果，保障现有的部门，重新设立部门，看似有很强的合理性，但从实际情况来看，只会浪费人力和财力。因此，要从改革当前部门层面着手，以便对档案分级职能以及监督管理职能完善。其中，机关档案室原本的职能便是对内部信息进行管理，对其实施改革阻力相对较小。为对档案管理作出优化，保障政府信息的有效公开，需要将机关档案室改革成重要的平台，不但减少了成本支出，还将机关档案工作室对于档案管理的职能更好的发挥

[4]。（1）要将机关档案室的职能最大程度的发挥出来，保障档案室对信息公开制度管理能力（2）颁发更具体的法律法规，确保机关档案室的职能，为信息公开做出更多的保障基础。

3.2保障公民的合法权利

对于信息公开制度的应用，需要为人民群众谋得更多的便利。所以，人民群众要有相应的参与权以及知情权。信息公开层面，如果查阅的信息并不涉及机密，应将限制适当放开，尽量减少限制的存在。此外，针对档案管理内容的实施还需要借鉴一些成功的经验，例如：美国借助立法，对民众获取信息的权益给予了保障，查阅政府公开的信息可以不受任何限制，这样政府便有了非常高的透明度，民众也有很强的参与感和知情权。根据我国的发展情况来说，借鉴这一管理思路是可行的，但要根据现有的状态对相符合的法律法规进行编制。从本质上来说，信息公开与档案管理间存在的矛盾是新制度与旧制度发展中产生的冲突，为解决这一问题，一定要站在制度角度进行改革。首先要将法律规范进行修改，使制度规定更加明确，在允许的条件下，使社会大众有更多的参与权以及知情权。对权益有所保障的前提下，还要强化监督档案管理机关，确保内部人员能够遵纪守法，对人民群众的各项权益给予更多的保障。此外，因为之前存在审批流程不清晰以及时间过长的情况，要给出明确的规定，如审批流程规范以及时间限制，设定最长时间限制，以便群众能够以最快的速度获取自己需要的档案信息。

3.3明确档案保密等级

信息公开与档案管理之间发生的矛盾还包括档案密级的划分不够严格和清晰，以至于管理过程中存在一刀切的情况。因为要保障国家机密，以及个人隐私等，很多时候管理人员怕承担责任，所以将不明确的档案全部视为机密档案。为对该问题进行解决，需要使密级划分标准更加清晰，这样在人民群众对档案资料有所需求时，管理人员能够第一时间判断出属于哪种保密范围，进而给出相应的答复，是否可以查阅。通过等级的严格划分，不但对管理人员的工作效率给予了保证，也使得信息公开和档案管理间存在的矛盾有所解决[5]。

3.4加强资金投入

政府是为群众提供服务的特殊性机构，每天都会有非常多的数据信息需要处理，因此档案管理工作一定要不断加强和完善。其中，有序开展各项工作内容，需要很多的人力以及物力支撑，特别是全新的发展环境下，要依靠更多的先进设备才能推进发展。如果没有足够的资金投入，设备仪器便会面临不健全的问题，使得电子档案管理工作的开展受到限制，也影响了整体管理效果。因此，可申请信息化档案管理专项资金，以便对所需物资进行购买，引进更多的电子化设备。此外，也还要与社会层面当中的公司有更多的合作，学习更多的知识以及招聘专业人才，才可对目前的档案管理工作起到更强的推进作用。

3.5构建长效机制

以前与群众之间的沟通都会采用纸质档案以及信息摘抄的方法，但由于以前的信息量非常大，并没有将所有信息都在网络平台当中上传，因此有时通过访问网络端口并不能获取需要的信息。此外，档案管理工作要对存储载体的安全性高度关注，这便要运用检查技术以及加密技术，进而对关键性文件的安全性给予保障。基于这些原因，为提升管理效率以及质量可应用两类文件开展双轨制管理方法，一种是针对纸质文件，另一种是针对电子文件。将两者进行统一，编成一致的档案卷号与著录信息，先将数据库的内容完善，以便使用者能够根据查询条件找到需要的答案信息，如有经济条件可与信息技术开发公司进行联合，搭建现代化信息档案室，集中各个地理区域以及载体中的信息，利用数字化完成存储。之后对信息资源进行综合，应用统一协调的方式实施管理，不但使辐射范围有所增强，还能使资源档案有更强的共享性。

4、结语：

总之，在全新的发展阶段，政府部门需要迎合新时期对政府提出的要求，持续对自身做出改革和优化。其中，信息公开便是一项重点工作。信息公开背景下，对于档案管理工作的优化，需要先明确当前存在的问题，深入分析问题原因才能找到相应的解决措施。对于优化工作，一定要有长远的目光，结合时代发展特征，引用更多的科技力量，站在人性化角度实施改革，接纳群众的建议，以便优化工作有明确的方向，更具针对性，能够为人民群众提供更多的服务。

参考文献：

[1] 张敏. 信息公开背景下政府档案管理优化策略分析[J].  2021.

[2] 韩立波. 政府信息公开背景下档案管理制度优化[J]. 中外企业家, 2020(4):1.

[3] 赵德胜. 探析信息公开背景下的档案管理制度优化[J]. 区域治理, 2020(51):1.

[4] 高腾飞. 政府信息公开下的档案管理制度优化方法分析[J]. 经济与社会发展研究, 2020(9):1.

[5] 赵品. 政府信息公开背景下档案开放鉴定工作的挑战与对策研究--以基层央行档案工作为例[J]. 档案天地, 2021(5):3.