物资采购平台在国有企业采购管理中的应用

物资采购平台在国有企业采购管理中的应用

李秋林

中国第一重型机械股份公司  黑龙江齐齐哈尔 161000

摘要:随着管理信息化的不断发展,物资采购平台在解决国有企业物资采购管理问题､提高国有企业物资采购管理质量上发挥了重要作用｡物资采购平台不仅有采购成本低､采购效率高､数据分析快､信息化程度高等优点,而且在解决国有企业物资采购管理问题上具有针对性｡本文对物资采购平台解决国有企业物资采购管理存在的问题进行分析并在系统功能构建和管理方面提出建议｡

关键词:信息化技术;国有企业;物资采购管理

对国有企业而言,利用物资采购信息平台可以简化工作流程,提高工作效率和准确性,为职工的工作带来便利｡国有企业物资采购业务涉及的部门和业务流程比较复杂,在采购计划制订过程中需要技术部门､计划部门根据企业的库存以及项目需求提出申请,由采购部门进行采购｡采购后,需要由质检部门进行检验后由仓储管理部门进行入库出库,物资采购业务涉及的部门比较广,需要和各个部门合作｡如企业在物资采购业务中应用物资采购信息平台,将所有业务都输入到电脑软件中,各个部门便可以利用信息化软件进行相关信息查询､业务操作,不但能够保证业务的准确性,还能够提高各个部门的沟通效果｡

一､国有企业物资采购管理需解决的问题

1.1物资采购管理体系不健全

国有企业物资采购管理部门作用发挥不强,缺乏标准化的制度管理和审批､监督､检查手段｡国有企业一般具有较多的二级单位,有的大型国有企业二级单位分散在全国各地｡二级单位分别进行采购管理,缺乏统一性,容易出现同类物资高频次采购,采购价格不稳定,库存积压较大,资金占用量大等问题｡缺乏有效的物资采购平台,采购需求分散无法形成批量优势,物资信息不畅通,作业程序不标准,采购过程不够公开透明｡

1.2价格管理不精细

国有企业缺少企业内部的物资采购价格信息统计和分析系统｡不同的二级单位组织同一物资采购时,因地域分布､信息公开程度､市场询价､历史采购价格不同,会造成相同物资在同一时间段的采购最高限价及成交价格出现差异,甚至差异较大｡

1.3供应商管理不到位

国有企业普遍存在供应商评价和管理不到位的情况｡没有形成完善的供应商库,各二级单位的供应商信息没有实现信息共享｡供应商资质管理标准不统一,供应商质量评价参差不齐｡缺乏供应商成交数据分析,二级单位固定供应商采购的问题不易发现等｡

1.4物资采购监管力度不够

由于采购信息的不集中､不智能,导致国有企业物资监管部门只能通过已出现的问题进行倒查,相关材料由受检部门事后提供,加大了监督检查的难度,拆分包件规避招标等行为难以发现｡缺少事前预判监督采购计划功能和事中审核采购方式､成交价格､合同执行情况的功能,导致物资采购监管力度不够｡

二､国有企业物资采购平台系统功能构建

2.1物资需求计划模块

物资需求计划模块主要功能是大宗物资年度需求预算和月度需求计划汇总｡需求物资库存情况自动匹配,超储物资预警｡需求计划按照企业采购管理制度要求的审核流程进行线上审核｡

2.2采购方案审核模块

采购方案审核模块主要功能是依据企业采购管理制度要求自动匹配采购方式｡提供历史采购价格参考,确定最高限价｡按照通用采购方案模板生成采购方案,结合项目实际情况进行其他采购项点添加,采购方案按照企业采购管理制度要求的审核流程进行线上审核｡

2.3采购实施模块

采购实施模块主要分为物资采购系统和通用物资商城两部分｡物资采购系统主要实现公开招标､竞争性谈判､询价采购､竞价采购等采购方式的线上采购｡主要有采购公告､评委抽调､结果公示､非公开采购方式邀请报价发送､评标资料审核､采购结果公示和采购订单生成等功能｡

通用物资商城汇集企业生产需要办公用品､厨具餐具､电子产品､劳保用品等非大宗原材料的通用物资｡供应商商品经过审核后以网页图片展示､文字介绍的形式在通用物资商城进行上架销售｡各二级单位可随时在通用物资商城进行比质比价选购,商城主要有同类物资智能价格比选､线上订单下达､物流信息查询､到货验收反馈､货款支付提示､售后服务和投诉受理等功能｡

2.4合同管理模块

合同管理模块可依据采购结果自动生成买卖双方､采购物资名称､数量金额等信息,自动匹配相应的合同规范条款,合同管理人员进行其他条款添加及检查,经审批流程后自动加盖电子合同专用章｡

2.5库存管理模块

库存管理模块在物资到货后经过质量验收自动引用采购订单自动生成入库单,用料时引用经审核的用料单自动生成出库单｡用料信息系统具有查询功能,使用中出现质量问题可追溯到供应商｡

2.6供应商管理模块

供应商管理模块主要提供供应商基本信息查询､相关资质审核､信用等级公示､评价反馈等功能｡实现供应商资源共享,供应商信用等级公开｡

2.7监督检查模块

监督检查模块主要提供较大金额采购项目监督检查预警､线上监督检查计划录入､检查问题录入､问题整改情况反馈等功能｡监督检查人员无需现场查阅资料,线上数据调取即可完成｡

3信息化技术在国有企业物资采购管理中应用保障措施

3.1组织保障

国有企业物资采购管理过程中若是要应用物资采购平台软件,那么需要对企业的组织机构进行优化,明确各个部门的职责和权限,根据各个部门的职责,赋予其一定的权限,完成物资采购平台的审批工作｡物资采购平台在物资采购管理过程中,其一,需要对物料需求计划进行审批,得到领导的审批后才可以进行购买;其二,在购买过程中需要对产品的厂家､价格进行审批,审批后才可以签订购买合同;其三,在入库管理过程中,需要对产品的质量进行审批,审批合格后才可以办理入库手续;其四,出库过程中,需要对提料的信息进行审批｡通常物料需求计划需要由技术部门领导和设计部门领导共同进行审批,采购计划需要由采购部门领导和招标部门领导共同审批,入库质量检验由质量管理部门领导进行审批,出库提料主要是由生产车间主任进行审批｡物资采购平台在审批流程设计过程中,需要对公司的组织机构充分的了解,明确各个部门领导的职能,进而才能够完成审批流程的设计｡国有企业需要完善组织管理工作,为物资采购平台的应用提供组织上的保障｡

3.2资金保障

物资采购平台在物资采购管理应用过程中,因为国有企业的经营管理模式不同,故而对软件的需求便不同｡在应用物资采购平台过程中,需要根据国有企业的实际生产情况以及实际管理情况,专门设计物资采购平台,而平台的购买费用比较高,同时应用过程中还涉及人工管理费用､设备费用以及其他维护费用,总而言之,需要的资金比较多｡国有企业要能够根据物资采购平台的市场价值,提供一定的资金保障,以此保证物资采购平台的运用｡

3.3制度保障

在物资采购平台应用过程中,要完善物资采购平台应用管理制度,明确物资采购平台的维护管理制度､人员使用制度､应用准确率考核制度等,在日常工作开展过程中,要对物资采购平台应用的准确性进行考核,真实性进行核查,这样才能够更好地对国有企业物资采购进行管理与控制,避免出现徇私舞弊或者造成公司物资流失及损失,保证公司的物资安全｡

4结语

物资采购平台的应用,使国有企业在物料采购管理过程中,各个部门可以直接通平台上的信息数据更新,了解企业对物资需求情况以及物资供给情况,有助于企业有效利用物资,提高物资的利用率｡同时,信息技术的应用,优化了各个部门之间的沟通效率,各个部门之间的配合默契有所增加,提高了工作效率｡

参考文献:

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[2]邬铭.以信息化促进国企物资管理水平提升策略探讨[J].纳税,2017(24):87.

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