浅谈在企业中如何发挥办公室的四大职能

浅谈在企业中如何发挥办公室的四大职能

张帆

彝良驰宏矿业有限公司 云南彝良 657600

【摘  要】办公室在企业中既是窗口也是枢纽，是对外形象展示的窗口，是对内联系沟通的枢纽，办公室工作具有突发性、琐碎性、综合性、服务性等特征，随着新时代的不断发展、国有企业改革的不断深化，办公室工作也面临新的任务和挑战，本文将从做好办公室工作的意义入手，分析目前办公室工作存在的问题，阐述如何发挥办公室的四大职能。

【关键词】企业、办公室、参谋、协调

正文：

一、做好办公室工作的意义

一个企业由无数部分或单位构成，部门与部门之间、单位与单位之间、部门与单位之间既职责清晰、各有分工，又紧密联系、业务交叉。而办公室在企业中的作用就如同中央枢纽，上通下达、左右连接，可以说，办公室的工作至关重要。

做好办公室工作有助于发挥窗口作用。企业办公室与地方政府、上级公司在办文、办会、办事上打交道较多，办公室的形象一定程度上就代表企业的形象。做好办公室工作，可以树立良好的企业形象，获得上级公司的认可与支持，与地方政府建立良好的企地关系。

做好办公室工作有助于发挥枢纽作用。办公室每天接收的信息、文件数不胜数，文件的传阅、转送速度关系到事件的办理的效率。做好办公室工作，可以加强企业各单位、部门内部的沟通联系，畅通上情下达的渠道，构建和完善信息共享机制。

二、目前企业中办公室工作普遍存在的问题

在企业中，普遍存在办公室职能弱化、边缘化的问题，没有充分发挥办公室应具备的“参谋助手、综合协调、督查督办、服务保障”职能。

一是履职本领有欠缺。在知识不断更迭和工作标准不断严格的新时代，部分办公室员工的思想没有快速转变，技能没有及时提升。且由于办文、办会、办事的复杂性、紧迫性以及人员的变动和工作机制的调整，办公室工作越发具有挑战性，文稿撰写、会议服务、后勤保障等方面均有了更高要求，在服务生产经营上存在明显局限，工作人员履职尽责的本领需要应时提高。

二是工作方法待改善。由于办公室工作时间紧、任务重，工作人员大多忙碌于日常繁杂事务，对理论和业务水平的钻研相对较少，时间分配不合理，一定程度上影响了工作效率。平时与基层一线员工接触相对有限，仅靠每季度调研不能完整及时了解各单位、部门实际情况及职工思想动态，应加大与广大员工的日常交流，多运用“党建合创”等平台切实为群众解决实际困难。

三是谋划筹备不充分。办公室工作的特殊性要求事事都要思考在前、行动在前，而普遍存在的问题是办公室人员少、工作交叉多，筹备会议、报送材料、迎检接待等都需要高度重视。实际工作中，个别人员偶尔会思想抛锚，对一些小细节会忽略或遗忘，一定程度上影响正常工作开展。因此，提前谋划筹备、明细分工、形成“AB角”，对应对突发事件、保质保量完成任务至关重要。

三、如何发挥办公室的四大职能

面对新形势下的新要求，办公室应当不等不靠，紧紧围绕企业各项工作部署和年度安排，严格履职，服务群众，在“参谋助手、综合协调、督查督办、服务保障”四大职能上追求更高的高度、注重更大的实效，不断改进工作方法、完善工作机制，为企业的经营发展提供强有力支撑。

（一）以干促进，参谋助手要有高度

一是联系生产实际，发挥“笔杆”作用。以文辅政、上情下达、下情上报，办公室要严格按照上级有关要求做好计划、总结、汇报、请示、通知等文稿服务。办公室全体员工紧贴要生产经营实际，一丝不苟、字斟句酌、精益求精、以干促进，确保领导讲话、汇报、总结等各类文稿材料高标准、高质量完成。

二是畅通公文渠道，发挥“耳目”功能。信息收集工作是办公室的重要任务，必须高度重视。办公室要坚持按月度、季度、年度开展各单位、部门的信息收集，并及时梳理总结。将信息收集、整理、分析、上报，把有价值的信息呈交公司领导，供领导进行正确决策。

三是开展实地调研，发挥“声音”效力。办公室要始终围绕企业生产经营工作大局深入一线进行调研，倾听群众“声音”，及时报送书面调研材料呈报公司领导，并积极协调解决现实问题。要就各单位、部门的重点亮点工作、存在问题以及专业管理工作开展专题调研，并就调研发现的问题协调各单位、部门予以解决。

（二）优化提升，综合协调要谋全局

一是提高站位，统筹思考全局问题。办公室全体人员要增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”，要坚持政治建设为统领，提高政治站位，增强战略眼光，强化法治思维，提高履职能力、风险防范化解能力等。要树立系统观念，要站位企业全局的角度统筹推进各项工作，明确工作分工、压实工作责任、细化工作措施，积极主动作为，提高工作效率，提升工作成效，确保各项部署要求落实落地，推动办公室工作有序进行。

二是强化基础，建立健全制度保障。办公室工作头绪多、环节多，要精细做事、高效成事，必须加强制度建设，讲求规矩规范，严格用制度管人，按制度办事，推进各项工作走向规范化、制度化轨道。作为办公室工作人员，一定要带头树立制度意识，严格按制度办事。要善于总结工作经验，从工作经验中提炼归纳，形成办文办公、保密、信访、档案、车辆运行、综合服务等多方面的完善的规章制度体系。

三是精细管理，持续加强团队建设。办公室工作可能有很多同志不愿意干，但也有很多同志不一定干得好，办公室人员只有不断提升自身的能力，准确领会领导意图，深刻把握上级政策和企业实际，才能有效开展各项工作。另一方面，办公室的工作也不是“一个人就能撑起一片天”，而是“众人拾柴火焰高”，需要全体人员分工协作、共同努力，加强上下之间、同志之间的团结，搞好部门之间、单位之间的合作，形成有效运转的良好局面。

（三）敦本务实，督查督办要重执行

一是落实制度、有序督办。严格执行“三重一大”制度、督查督办制度，对党委会、总经理办公会、领导专题会等重要会议议定事项合理有序进行督办、催办。建立督办数据库，每季度进行综合分析，把督办完成情况纳入各单位、部门专业考评，用督办成果体现工作成效。

二是跟踪进度、实时督办。对公司领导批示、交办事项和请示件做好催办、通报、考核工作，梳理督办事项清单，对各项目标任务层层分解，使其项目化、具体化、明确化，及时跟踪进度、实时督办。

三是定期通报，领导督办。办公室要整合上级资源，每月汇总各单位、部门督办完成情况后，将督办结果提交至公司分管领导，并对未完成事项或超期限事项进行提醒。定期将督办情况在党委会或总经理办公会上通报，引起领导重视，进而提高督办效率。

（四）规范运行，服务保障要提质量

一是服务员工强安全。紧扣“一切风险皆可控制，一切事故皆可预防”安全环保理念，办公室应每月进行一次安全综合大检查，查出安全隐患，整改安全问题，切实营造一个安全、放心的工作环境。在车辆管理方面，坚持做好通勤车辆运行前上下班人员体温测量和每趟次返回停车场的消毒处理工作，组织驾驶员培训、考试，督促驾驶员对车辆进行年检，确保车辆“不超保、不脱检”，合理安排公务车辆运行，做到不发生一起交通事故，保持办公室长周期安全。

二是服务基层提效能。在综合服务方面，办公室统筹管理打印机、电脑、会议室等设备等固定资产和办公用品、办公家具等，要在充分征求各单位、部门的意见基础上做好年度预算统计，合理购买和调配使用办公桌椅、办公用品等。在食堂管理方面，要把食品安全放在首位，让企业员工吃得安心、放心。同时，要不定期开展调研、谈话、交流，了解员工对食堂菜品的意见，能够采纳的及时改进，不能采纳的做好解释和反馈。

三是服务企业助发展。当前，正处在深化三项改革的关键时期，办公室人员要继续深化优质服务理念，以深入开展优质服务活动为主线，不断增强谋政务、理事务、强服务本领，真正使办公室工作做到上级单位满意、本级党委和部门满意、基层和群众满意，以高质量的服务助推企业高质量的发展。