馆藏档案资源建设及管理方法探讨

馆藏档案资源建设及管理方法探讨

纪洁丽

中山市坦洲镇宣传文化服务中心（档案馆），广东中山，528467

摘要：随着社会信息化水平的提高，档案管理工作也面临着全新的要求。在档案管理工作中，馆藏档案资源是否丰富合理就成为工作的重要前提。当前，馆藏档案资源建设管理中还存在诸多问题，必须要采取科学化的方法措施进行处理，提高馆藏档案资源的建设管理效果，为其高效运用打下坚实的基础。本文主要对馆藏档案资源的建设与管理方法进行分析论述，以供参考。

关键词：馆藏档案资源建设；管理方法

    档案管理工作的开展是各单位工作得以有序推进的重要保障，也能够为其文化传承保护提供支持。丰富、科学的馆藏档案资源是档案管理工作开展的基础。随着信息化、数字化的发展，传统档案管理模式受到极大影响，档案馆馆藏资源与用户多元化的使用需求之间也产生了一定的矛盾。为此，应强化对馆藏档案资源建设管理的重视程度，实现档案信息化，高效运用档案资源，逐步实现数字化档案馆的建设，并提供更加优质的档案服务。

一、馆藏档案资源建设管理的现状

    首先，硬件配套设施有待完善。一般情况下，档案库房建设时间比较久远，而档案馆馆藏的档案资源是不断增多的，使得档案库房无法满足当前海量档案资源的保管需求。而且过去建设的档案库房信息化水平不高，安全性无法得到保障。此外，综合档案馆缺少独立空间，没有专门的档案展示厅，也会影响档案安全和档案工作的推进。

    其次，档案收集管理需要强化。虽然档案管理制度逐步建立，并且规范了归档的范围、整理、利用、管理等内容，形成了相对全面的制度，但是在具体实施执行中缺乏力度，二级部门档案移交的管理不足，多部门归档责任没有明确划分，档案延迟、不能收集进馆的情况依旧存在。对于具体的档案种类，还缺少专门性的、针对性的制度规范进行指导。

    再者，档案信息化建设水平不高。档案信息化建设是新时期发展的必然趋势，涉及档案存量数字化、增量电子化。但目前综合档案馆馆藏数字化工作开展并不到位，特别是一些年代久远的文书档案等，识别难度大，数字化建设任务重。对于每年增加的档案，除了实物、声音影像等载体档案[1]，其他文书档案还是纸质的，进馆之后需要进行数字化扫描。还需要进一步强化档案信息化建设。此外，档案管理系统与其他办公系统衔接不到位，数据信息共享受到影响，工作效率不高，容易出现重复劳动的情况。如相关单位的业务开展、办理等是通过OA系统进行的，但由于系统衔接不到位，信息孤岛情况存在，导致档案管理系统无法接收OA系统中的档案信息资料[2]，需要档案管理人员在档案管理系统中著录，不仅会消化大量的时间，也容易出现错误。

    最后，档案管理人才水平尚需提高。档案管理工作的开展需要高水平、高素质的管理人才作为保障。但目前专业化档案管理人员数量还是不足，档案业务日渐增多，档案工作细致化开展受到影响。同时存在兼职情况，人员变动比较大，新人多，由于人员变动使得档案交接不到位，档案管理工作的开展必然受到影响。档案业务水平、技能还需要提升，新的档案管理人员缺少档案工作的专业知识技能，业务开展会受到影响。此外，人才的考核制度不够成熟，会影响档案管理人员工作积极性的提升。

二、馆藏档案资源建设及管理方法

1、积极开展档案馆基础设施建设

    为促使档案实体安全，开展规范化的档案工作，就需要加强档案库房的建设，增加库房的面积，并配备自动化的设备，如自动化报警系统、自动化灭火设备以及控制系统等[3]。同时在档案馆中预留出独立的空间，科学规划，用作档案馆阅档、办公以及加工等功能需要，为档案工作的持续推进奠定坚实的基础。

2、档案收集优化馆藏

    在档案管理工作中，档案收集是第一项工作内容，也是工作开展的前提和基础。要认真做好档案收集工作，完善相关规章制度的建立，科学规划档案收集工作，划分好归档的具体责任，实现部门的联动机制。基于综合性的档案管理制度，对于具体的档案门类也应健全制度，如设备档案管理制度、人事档案管理制度等。同时，积极开展业务指导，将细化制度内容，确保档案收集的整体效果。收集二级部门形成的档案，或是员工手中的档案信息，对馆藏进行完善。对于二级部门档案收集不全的情况，鼓励二级部门建立中转站，由部门兼职的档案管理人员进行管理。以“人”或“事”为单位[4]，当一项工作完成后，由相关人员将文件放入到中转站中，实现短期保管。定期由兼职档案管理人员检查核对中转站中的文件，并在规定内移交到档案馆，实现统一的整理，实现部门归档，确保二级部门档案收集的规范、完整。对于员工手中的档案，可以结合馆藏需要，为完善馆藏而号召员工捐赠或暂存档案，进一步完善馆藏档案。

3、实现信息资源共享

    应积极推进档案工作的信息化建设，突破信息孤岛，实现系统集成化管理，科学的保管和利用数据。在信息化建设背景下，要对档案管理系统进行建立，增加数据信息的储存量，并做好存量档案、增量档案的数字化扫描，实现全部馆藏档案的数字化。明确管理系统归档数据范围，对不同系统的异构数据进行整合优化，保证档案管理系统可以有效的对接其他管理系统，在业务工作开展中增加归档工作，实现及时、高效的归档，确保归档数据是真实的、完整的、可利用的，最终实现集成化的档案信息资源管理。在信息化建设中，信息安全也是至关重要的，要严格鉴定归档文件，对于满足信息公开标准的文件，基于档案用户、利用便捷，建设一体化的档案管理平台，以实现数据的共享，提高档案的利用率，并将档案信息资源的价值充分体现出来。此外，还需要保证档案数据的安全，档案信息资源的利用程序要进行规范，顺利构成安全的网络环境。

4、强化档案管理队伍建设

    如今档案管理工作逐步开展，档案管理人员素质水平也面临的较高的要求，要提高对档案管理队伍建设的重视程度，建设专业化的管理团队，并保证管理人员具备扎实的档案管理理论知识、丰富的经验以及较强的业务能力。首先，要增加专职档案管理人员的数量，对档案馆业务进行具体分工，结合档案业务的开展要求引进专业的人才，如档案学专业、计算机专业等人才，以便更好地推进档案管理工作中收集、保存、编纂以及利用等环节的开展[5]，为数字档案馆的建设储备优秀的人才。其次，积极组织档案馆管理人员参与专业化的培训、讲座，学习了解档案行业的最新成果。推进档案管理人员的继续教育，鼓励档案人员开展档案研究、申报科研项目等，让档案管理人员的科研水平得到提升。对于兼职的档案管理人员，要及时把握人员变动情况，做好上岗培训，强化其理论知识与水平，结合不同部门的档案需求开展针对性的指导。最后，还需要完善考核机制的建立，量化指标，将业务开展水平作为薪酬、评先评优的重要参考，提高档案管理人员的积极性、主动性。

结束语：

总而言之，档案馆承担着档案收集、归档、管理、利用等任务，在新时期，应积极强化馆藏档案资源建设管理，运用档案管理的一体化平台为各项工作的开展提供优质、便利的服务。

参考文献：

[1]程梦歌.馆藏档案资源建设与管理研究[J].兰台内外,2022(18):13-15.

[2]苏小丽,姜红.建立行之有效的档案数字化安全管理体系确保馆藏档案安全[J].兰台世界,2022(06):5-6.

[3]李蓉,谭立媛.档案馆馆藏资料收集与整理探索——以成都市档案馆为例[J].四川档案,2022(01):12-14.

[4]杜军.综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用思考[J].兰台内外,2021(26):46-48.

[5]王莹.县级档案馆馆藏档案资源建设启示[J].黑龙江档案,2020(03):114-115.