新时代机关行政事务管理工作探讨

新时代机关行政事务管理工作探讨

张建东

江苏省苏州市市场监督管理局   江苏苏州   215000

摘要：目前，我国事业单位面临着诸多挑战，事业单位要想保持一定的竞争优势，强化行政管理是必然要求。行政管理工作作为事业单位现代化运营的构成要素，对事业单位的发展具有重要意义。但新形势下我国事业单位行政管理工作中还有不少问题需要解决，为了更好地规划事业单位发展方向，必须要创新行政管理的方式方法。应对当前经济形势和事业单位发展特点进行综合考虑，从事业单位办公室行政管理的角度出发，对事业单位办公室行政管理工作的创新路径进行研究和探讨，从而为事业单位运营效率的提升奠定基础。

关键词：新时代；机关行政事务；管理工作；

引言

办公室行政管理工作复杂且繁琐，当单位规模较小时，传统的办公室工作模式尚能适应，但随着事业单位的发展壮大，办公室工作成倍增长，其工作量远非传统办公模式可以适应。办公室作为单位运转的中心枢纽，运行缓慢，效率低下，一事慢则事事慢。以小见大，一个效率低下的事业单位显然不能在日新月异、竞争激烈的环境下长久的走下去。因此，办公室行政管理模式改革刻不容缓。

一、行政管理理论概述

行政管理理论是包括管理、心理学、经济学等许多学科的融合。她的哲学最早起源于德国，马科斯·韦伯（MaxWeber）是最具代表性的经典管理理论学派，它提出了单位组织体系的抽象理论。通过对这一理论的深入研究，可以在几个不同的职位上开始分阶段研究。其中大致可分为高、中、低三个管理工作层，每层负责岗位，生产技术差别很大，员工的个性追求和文化素养也差别很大，单位要组织适合不同层次的管理人员，协调组织活动，提高单位生产要素利用率。随着经济的进一步发展，为了适应外部环境的快速变化，行政理论本身也发生了变化和完善，领导方式、人权划分也变得更加人性化。从垂直布局管理向扁平化的转变，赋予了基层员工更多的权利，激发了员工的工作热情，提高了政府组织的业务回报。但是，在行政管理理论的具体应用过程中，由于我国对政府机构管理领域的研究相对较晚，仍然存在诸多困难。合理借鉴国外行政理论，在国内单位经营管理中的有效应用是本文讨论的主题。

二、行政管理过程中存在的问题

2.1行政管理组织不够完善

到目前为止，在事业单位发展过程当中，事业单位以人为本的行政管理组织还是不够完善，不能够很好地为事业单位的行政管理和发展服务。大部分事业单位的行政管理组织还是以团队模式为主，在很大程度上难以使行政管理有序进行；还有一部分事业单位在事业单位有不同的行政管理部门，不同的部门有不同的职责，但是实际情况却是事业单位中各个部门之间缺乏联系，各个部门在制定发展目标时，每个部门的努力方向不一致，这就会给事业单位行政管理造成一定的困难。使事业单位的行政管理不能适应社会发展的需求，不利于激发事业单位的发展潜力，提高事业单位的效益。

2.2制度管理缺乏规范性

在信息需求量巨大的背景下，我国还没有统一的单位行政信息化管理标准。对于大多数单位来说，如何使行政管理人员利用网络和计算机按照行业标准开展日常行政工作，并在出现问题时积极追踪和依法遵守，仍然是一个亟待解决的问题。但是，很多单位内部没有专业的信息化管理部门，或者还在沿用传统的管理制度，一些单位的管理人员不遵守规章制度，缺乏规范化造成行政管理混乱、职责分配不清。另外，有些单位只是在旧的经验基础上制定新的制度。系统管理过于正式，缺乏针对性和灵活性，反倒降低了信息管理的效率，增加了信息管理的成本。

三、新时代机关行政事务管理工作策略

3.1建立健全内部制度

完善优化事业单位办公室的内部管理制度是增强事业单位规范化、专业化管理的重要手段。事业单位办公室通过健全内部管理制度，不断提升事业单位的行政管理能效，帮助事业单位实现长远发展的目标。首先，事业单位办公室应对自身所肩负的职责进行深层次分析，从管理的视角出发，明确内部制度的具体负责人，为建立健全制度体系做好准备。其次，要对事业单位办公室内部管理制度体系进行综合的考虑和深入的研究，明确各项制度的具体内容，以协调各方为基本原则，确认各项制度与事业单位其他的制度规范不存在冲突。随后，要加强对内部管理制度的宣传，严格按照制度办事，使内部制度能够落实到位，确保所做出的行为都有章可循，建立办公管理体系的长效机制。最后，建立内部管理的维护机制，定期或不定期地组织办公人员对内部管理体系进行检验与审查，提高制度体系的运转效率。

3.2以信息技术为支撑，更新管理模式，与时俱进

信息时代，尖端信息和网络技术得到了广泛的普及和应用。政府机关也要与时俱进，不断加强政府机关的信息化建设。为了真正提高办公空间的管理水平和效率，特别是作为一体化单位，可以更有效地促进办公空间的积极发展。首先，综合办公室作为跨部门沟通节点，应与部门进行良好沟通，不断增加OA办公应用的广度和深度，从根本上改变现有的纸质工作概念，为OA办公系统的应用提供健康的发展环境，改善OA办公流程的细节，促进OA办公管理的精细化工。其次，除了在管理过程中使用微信、钉钉、QQ工作组外，还可以创建内部网站，为员工提供熟悉的组织、获取组织信息、提供持续沟通的空间。方便部门间沟通，及时传达交付的各项业务任务，部分会议可以通过视频进行。在当前疫情中，不仅可以避免人群聚集，还可以更有效地开展管理工作，更符合时代发展规律。最后，利用信息技术对个人文件和重要事件进行及时分类归档，便于检索，大大简化了归档步骤，提高了安全性，缩短了工作时间，提高了生产效率。

3.3管理理念的精细化

目前没有采用新技术的新手段进行的信息管理，是目前一些办公室工作拖延的一个重要原因。管理者必须明确将网络和计算机技术引入办公室工作的重要性，利用计算机等技术建立行政决策信息系统可以大大降低人的参与比重，使行政管理工作更加规范和透明，减少人的参与带来的负面影响。重视办公环境。办公室各科的分配应遵循集中和分散协调的统一原则，在性质相互关联的工作中，应建立统一的办公室，如负责正式文件、文件、会议记录、文件管理等的工作人员。办公室地址的选择应最大限度地节省时间和精力。

3.4转变事业单位以人为本的行政管理理念

在单位行政管理过程中，必须明确单位的发展目标。同时，各单位在工作过程中，要及时发现单位出现的问题，并采取有效措施解决单位发展过程中存在的问题，使单位发展得更好。除此之外，还应该对单位的整个行政管理过程进行监督，使其发展适应社会发展的需要，进而最大限度地发挥单位发展的效益，提高单位的竞争力。发展中的大多数商业单位也是如此，其行政管理人员也必须注意发展中存在的各种问题，并针对各种问题提出相应的解决方案，商业行政管理人员必须从根本上转变单位的行政管理理念，使以人为本的单位行政管理理念能够与时俱进，不断适应社会发展的需要。

结束语：

对事业单位来说，无论是基本活动还是支持型活动都离不开事业单位运营管理。要想加强事业单位的市场竞争力，就必须研发应用先进技术，提高生产效率。这就需要事业单位各部门的高效协调配合和管理者对员工“士气”的鼓舞。所以，事业单位要主动借鉴有关管理理论及其相关工具。

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