档案管理信息化建设思考

档案管理信息化建设思考

李金梅

湖南外贸职业学院  湖南长沙  410200

摘要：长此以往，档案管理工作的开展是企业开展管理工作的重要组成部分，对于社会各个行业的发展有一定的影响。在信息技术不断发展的时代环境之下，需要看重在档案管理之中使用信息化技术，为社会各行各业的发展提供相应的支撑。本文最主要以档案管理的重要意义为落脚点，分析现阶段档案管理工作的具体情况，为日后开展信息化档案管理工作提出相应的意见。

关键词：档案管理工作中；信息化管理；思考分析

引言：现阶段我国档案管理工作发生了较为明显的变化，展现出的档案数据资源不断增加，并且档案信息的类型呈现出多样化的特征，加之计算机技术、数据集技术等进一步发展，老旧的档案管理形式、观念、机制等呈现出不适应的地方，无法满足现阶段社会对于档案管理工作的具体需要。在此基础之下，开展档案管理工作应该创新管理的方式和手段，使用信息化技术开展相应的档案管理工作，提升其工作的效果。

一、目前开展档案管理工作的状况

档案管理工作的特点便是工作量大、效率低，企业在运行管理的环节科学有效地利用信息化技术能够在一定程度上减少了档案管理工作的数量，但是现阶段大多数企业单位仍然使用人工的形式搜集相关信息，这种形式降低了档案管理的工作效果。伴随着相关企业档案管理的优化和完善，部分企业制作出多样化的搜索工具，但是并没有大幅度提升其工作的成效。

现阶段大多数企业都朝向信息多样化转变，但就档案管理建设而言，企业的管理人员并不看重科学有效地进行企业的档案管理，导致企业档案管理的发展受到一定的影响。除此之外，大部分企业的档案管理人员年纪较大，无法较快接受新鲜事物，其思想理念较为传统，这对于档案管理工作的开展极其不利。现阶段大部分企业在聘请档案管理人员时没有确定的标准，大多数档案管理工作人员的个人专业能力和职业素养较差，只是按照老旧的档案管理形式开展档案的管理工作，其专业素养较差导致管理工作无法正常开展。大部分档案管理的工作人员没有从更深层次的角度对档案管理工作有正确的认识和理解，认为企业的档案管理只是一件简单的事情，只需要重复某一个步骤即可，对于该工作缺少一定的激情，影响了工作人员的工作效果。

二、运用信息化建设档案管理的作用

首先，档案管理是企业对自身发展进行管理的前提条件。档案不仅能够展现员工的个人工作精力以及思想道德素养，还可以作为企业开展人事管理工作的重要文件和参考依据。同时档案管理还包含企业发展的具体情况、企业的相关资料等。部分企业没有全面地认识认识到档案管理的有效作用，认为档案管理只是对企业的资料信息进行管理，对其进行归类和整理。档案管理需要重复某一个步骤，在工作的过程中管理人员会出现消极懈怠的情绪，而合理有效地使用信息化建设开展人事档案管理工作能够减少相关工作人员的时间，提升其档案管理的成效。

其次，档案是相关企业单位发展的有效记录和凭证，能够利用相关档案信息查找到企业单位的历史发展记录、交易记录等，并且能够从中得到较为重要的信息。在单位运营的过程中所使用的管理方式以及内容的调整都会记录在档案之中，通过档案能够对企业老旧的管理方式进行一定的参考，对照现实的社会环境，有针对性地优化其管理的方略，由此可知，档案的参考意义可以优化企业管理工作。利用信息化建设能够挣脱传统理念的束缚，进行改革创新发展，将以前简单的档案保存形式变得多样化，以此提升档案管理工作的成效。

三、档案工作信息化建设的策略

（一）强化电子文件的管理

我国相关文件的使用和管理已经向电子化方向转变，所以强化档案的电子化管理形式是现阶段档案管理工作开展的重要部分和内容。企业需要成立专门的电子文件管理部门，最主要是对电子文件进行专业化的管理和储存，整合相关电子文件的资源，便于强化电子文件的管理成效。强化相关工作人员对电子文件的管理成效，这需要相关管理人员注重文件的传输、接收以及储存工作的开展，保证顺利开展电子文件管理工作。现阶段大部分电子文件都有一定的时间限制，所以工作人员需要时刻之一电子文件的最后期限，防止在使用过程中出现因为文件过期而无法开展相应工作的情况。除此之外，对于一些经常应用的电子文件则需要定期对其进行备份，避免电子文件丢失给单位带来一系列问题。

（二）构建网络化管理系统

要想进一步提高档案管理的效果，需要相关工作人员构建网络档案，重复有效地发挥互联网的优势作用，在企业的内部构建对应的网站管理以及信息服务的平台和机制，不断强化网络档案的使用成效，以此保证信息化管理更加积极有效地运用于档案管理工作当中。相关单位负责人需要投入更多的信息设施设备，保证档案管理的工作人员能够科学有效地使用信息设备，提高其工作的效果，同时也能保证档案管理的安全性。除此之外，因为档案管理所蕴含的信息量比较大，所以需要企业定期对相关设施设备进行升级更新管理，从而最大限度地满足档案管理的信息化建设以及发展需要。

（三）加强档案管理人员的服务理念

档案管理工作的最终目标便是为他人服务，所以档案管理的相关工作人员需要进一步强化和提升自身的服务理念和服务意识，转变传统的重视保管轻视使用的理念，重新构建出一个运用保管与服务兵种的态度，保证自身具备良好的服务他人的心态，在档案管理工作的过程中不断创新发展，提升自我，逐渐自身工作的地位以及工作标准，这也是进行档案管理工作的目标之一。企业的管理人员需要依据档案管理人员的具体情况有针对性地对人员进行培训，制定一个服务的标准，最大限度地提升档案管理的服务理念和意识。

现阶段档案管理人员的业务水准都比较低，导致档案管理的相关人员所开展的工作比较慢，所以需要进一步强化和提升档案管理人员个人的业务水准，强化档案管理人员的服务理念，在开展档案管理工作的过程中需要遵循以人为本的目标，为大众服务，提高自身的服务能力，让企业中的其他员工相信档案甘丽人员的业务能力和水准。同时企业在聘用档案管理人员时需要有一定的聘用标准，按照相应的标准聘请专业性的人员，提升档案管理的效果。

结束语

总而言之，在信息化的时代背景之下，老旧的档案管理工作的形式已经无法紧跟时代的步伐，这对于企业档案管理工作的开展具有较大的挑战，所以需要依据在档案管理工作中所出现的问题进行科学有效的解决，合理有效地运用信息化开展相应的档案管理工作，保证工作人员开展档案管理的质量和效率，推动企业的进一步发展。

参考文献

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