档案数字化在房地产档案管理中的应用

档案数字化在房地产档案管理中的应用

李晶

身份证号码：421102198904283626

摘要：随着信息化时代的到来，数字化技术在各行各业得到广泛的应用，而房地产也不例外。传统的房地产档案管理模式已不满足房地产的现代化发展需求，数字化管理模式可有效解决传统档案管理模式问题，有效提高房地产档案管理水平。档案数字化管理可实现房地产档案资源的有效整合，同时最大程度上扩展了档案存储容量，最为重要的是可以实现档案资源的共享，保障房地产跨部门工作的协同性。鉴于此，本文将重点分析档案数字化在房地产档案管理中的应用优势和原则，阐述现阶段数字化技术在档案管理中的具体应用，为推进房地产档案现代化管理提供一定的借鉴。

关键词：档案数字化；房地产档案；管理

引言：档案管理是房地产管理工作的重要组成部分，房地产档案管理步骤较为复杂，为此，提高档案管理效率是房地产管理人员关注的焦点[1]。房地产档案资料数量随着企业的发展不断增多，利用信息化技术可有效提高档案管理效率，同时也能有效降低企业的人力成本，提高企业的经济效益。档案数字化管理模式是房地产企业管理改革优化的重要组成部分，其可为档案资源的有效整合和高校共享提供保障，同时也能确保档案信息的真实性[2]。房地产档案管理人员应重视档案的数字化管理，提高房地产档案管理工作人员应用数字化的能力，创新档案管理的模式和技术，进一步挖掘房地产档案管理的价值。为此，本文将重点分析档案数字化管理在房地产管理工作中的应用，为提高房地产档案管理水平提供一定的解决思路。

1、房地产档案管理的特点

房地产档案管理涉及多方面的内容，相较于传统的档案管理，房地产的档案管理具有一定的专业性，同时由于房地产档案自身的特殊性质使得其具有一定的项目性[3]。为此，数字化管理方式在房地产管理中具有一定的优势。房地产具有一定的专业性，主要体现在房地产自身具备专业活动项目性质，同时，在房地产建设过程中需要建立不同的项目档案资料，为此，房地产档案资料管理赋予其项目性的特点。房地产的档案管理还具有集中性和分散性，这主要是与房地产档案资料管理项目和工作内容的不同所赋予的，由于房地产档案管理资料和相关项目资料内容较为分散，所以房地产档案资料需要进行分散管理[4]。房地产不同项目构成一个整体的档案管理，为此，整个项目档案管理也需要进行集中管理，两者相互结合才能提高房地产档案管理的水平[5]。

2、房地产档案数字化管理的原则

2.1安全性

随着数字化技术的不断发展，档案数字化管理模式确实提高房地产档案管理的水平，但是档案资料的安全性却在一定程度上不断降低。为此，房地产企业注重房地产档案管理的安全性。档案数字化在房地产档案管理中应用时应采取科学的安全预防措施，降低潜在的安全风险，尽量避免人为引起的档案丢失等问题的发生。房地产档案管理人员应注重安全风险评估，设置安全系数较高的档案系统权限，及时备份档案数据，最大程度上确保房地产档案资料的安全性。

2.2便捷性

数字化技术可在一定程度上提高档案管理工作效率，可有效降低档案管理人力成本，同时，档案数字化管理可以实现房地产档案的智能化和现代化发展，比如其可通过更加智能化的方式来实现房地产档案信息资料的筛选和查询，同时也可实现档案资源信息的共享，不同部门的工作人员可在系统上进行多个档案资料的查询，突破时空间限制，极大提高档案资料查询的便捷性。档案数字化管理不仅可实现档案资源数据查询功能，同时其可在资料统计上更加便捷，取代传统的人工数据统计，切实提高房地产档案管理效率，同时也保障了房地产企业跨部门工作的协同性发展，促进了房地产企业的高质量发展。

2.3真实性

档案管理的主要作用是确保档案资源的真实性，避免信息篡改等现象的发展，档案数字化管理可确保档案资料的真实性，为充分发挥档案数据价值奠定基础。档案数字化管理可加强档案信息数据的真实性，一旦有虚假数据，系统会进行纠正，最大程度上确保档案资源的可靠性。在实际的数字化档案管理过程中，工作人员可通过数字化管理系统来检查档案信息的真实性，为后续的档案使用提供保障。

2.4可读性

可读性是档案数字化管理的重要目标，由于房地产档案资料需要进行多次的转化、压缩和存储，因此，实现房地产档案资料的可读性是档案管理的重要工作内容，其注重档案资料的输出格式可以被快速识别，同时也要确保档案信息的真实性和完整性，方便后续档案资源的查询和使用。为此，档案数字化管理应满足多种输出格式，保证档案的可读性。

3、档案数字化在房地产档案管理中的具体应用

3.1优化档案检索和查询的功能中的应用

档案数字化在房地产档案管理中的应用具有一定的优势，主要体现在其可优化房地产档案资料的检索和查询功能，其可增强档案管理工作的服务性能，可取代传统的人工输入检索功能，简化档案使用流程，极大增强房地产档案管理的效率。传统的档案管理模式在检索步骤上较为繁琐，而数字化技术在房地产档案管理中的应用可有效简化检索流程，其可通过建立完善的档案数据库，优化档案数据检索性能，进一步提高检索的速度，与此同时，档案数字化可突破时空间限制，不同部门的工作人员可随时进行房地产档案资料的检索，有效提高档案资源的利用率。档案管理工作人员可根据检索字段来检索相关档案资料，同时也可以通过制定特定的检索路径来寻找目标档案，有效提高档案信息检索效率。随着房地产产业发展规模的不断扩大，传统的档案管理已无法满足大量档案资料管理的需求，数字化技术在房地产档案管理中的应用可对海量的档案资料进行编号建档，同时将对应的编号资料存储至计算机上，可有效扩大档案资料的存储容量，同时也方便后续档案资料的检索和使用，为发挥档案资料价值奠定基础。

3.2确保档案资料安全性中的应用

房地产档案资料具有一定的特殊性和专业性，为此，房地产档案资料的安全性是至关重要的，房地产企业在进行档案管理时应确保采用专业的档案管理方法，而数字化技术在房地产档案管理中的应用可有确保档案资料的安全性。由于房地产建设项目较为分散，需要将整体的项目分为多个项目类别进行管理，为此，房地产档案管理具有一定的分散性。而数字化技术在房地产档案管理中的应用可将分散项目进行整合，提高房地产档案资料管理的高效性。同时，档案数字化管理可有效避免由于信息遗漏造成的项目信息失真现象发生，有效保障档案信息的真实性。数字化管理技术可利用系统权限设置功能来确保房地产档案资料的完整性，可实现房地产档案管理工作的有序开展，最大程度上提高房地产档案管理的安全性。

3.3规范管理流程中的应用

规范化的管理制度是提高房地产档案管理水平的关键影响因素，而数字化管理技术可在规范房地产档案管理流程中得到应用，其可确保房地产档案管理的规范性。主要体现在以下几个方面：第一，数字化技术可对档案管理中存在的问题进行及时的调整和纠正，可确保档案信息的完整性和真实性，同时，数字化技术在房地产档案管理中的应用可有效提高档案利用率，主要体现在其可利用多媒体技术比如视频和音频等形式来进行档案资料的保存和查阅，增强档案信息的可读性。第二，随着房地产项目的不断增多，房地产档案资料数量不断增多，档案管理人员需要将房地产档案资源进行分类管理，而档案数字化管理模式可以实现档案资源的规范化管理，符合档案管理标准化的发展要求。第三，档案管理人员可通过数字化技术来对房地产档案信息进行调整，及时删减没有价值的档案资料，同时及时补充有价值的档案资料，提高档案资源的利用率，同时也为档案资料管理的规范性提供了保障。

3.4设置系统权限方面的应用

房地产档案资源的真实性和安全性是非常重要的，档案管理人员可通过设置系统权限来确保档案信息的安全性。档案数字化管理可对档案项目进行分类管理，同时也可在不同层级进行系统权限的设置。比如，在进行房地产档案查询时，系统会有普通用户和管理人员登录选项，普通用户只能通过档案查询端口实现档案的检索，且仅允许查询权限内的档案资料，而档案管理人员也可通过账号登录来获取权限内的档案查询权限，不同用户的档案查询权限有明确的规定，以确保档案资料的保密性。房地产档案管理系统权限设置是确保档案资料安全性的关键手段，而数字化技术可实现档案管理系统权限的清晰划分，进而确保房地产档案管理的完整性。

3.5在档案统计工作中的应用

随着房地产行业的不断发展，房地产档案资料的数量也逐渐增多，采用数字化技术进行档案管理是实现房地产档案现代化管理的关键途径，其可实现档案的科学管理，确保档案管理编制的合理性，尤其是在档案信息统计方面有着积极的影响，其可有效提高房地产档案信息统计效率。数字化技术在档案管理中的应用可有效避免由于人为引起的信息失真问题，同时，数字化技术不受自然灾害等因素的影响，可通过技术手段来确保档案信息的安全性。数字化技术具有较强的数据处理能力和较快的数据分析速度，其可有效提高档案统计的效率，可有效降低房地产企业人力成本，提高企业的经济效益，同时数字化技术可确保结果的准确性，符合相关技术标准要求。总的来说，数字化技术在房地产档案管理中的应用可充分发挥档案资料的功能，为提高档案资料的利用率提供保障。

结束语

随着信息化时代的到来，档案数字化管理是房地产行业现代化发展的关键途径，为此，房地产管理模式的改革依赖于先进的信息化技术，而档案数字化管理是房地产档案管理实现现代化发展的重要途径，最为重要的是，房地产档案管理应积极利用数字化技术来扩大档案资料存储的容量，重视档案管理人员数字化技术应用水平，规范数字化档案管理流程，以充分发挥档案资料的价值。总的来说，房地产企业应充分发挥档案数字化管理优势，提高档案管理水平，为促进房地产经济的可持续发展注入活力。

参考文献：

[1]宋斌路.档案数字化在房地产档案管理中的应用[J].黑龙江档案,2021(02):184-185.

[2]聂志群.数字化技术在房地产档案管理中的运用研究[J].城市建设理论研究(电子版),2019(30):60.

[3]戴琨.数字化技术在房地产档案管理中的应用研究[J].才智,2019(26):202.

[4]沈银娇.网络化背景下房地产档案管理中数字化技术运用研究[J].兰台内外,2019(14):3-4.

[5]赵春雪.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].今日财富(中国知识产权),2018(08):103.