工程档案数字化建设与档案管理

工程档案数字化建设与档案管理

钟波1 ,温晓棠2

深圳市宝安区住房和建设事务中心12

摘要：随着社会技术的不断进步，各种数字化技术不断被应用于各个行业，为企业提高工作效率提供了有力的支持。目前，许多工程都在逐步进行档案管理的改革，通过建立先进的档案管理系统，提高档案管理效率，减轻档案管理工作的负担，提高资料的分析准确度，提高档案资料的存储效率。在信息化的大环境下，各个工程都需要加强档案管理工作的数字化，以实现档案信息的有效共享，提高工程档案管理的质量。

关键词：工程档案；数字化建设；档案管理

引言：工程单位的工作需要大量的档案材料，如合同的签订、侦查、测绘、立项、施工、后期的监督、验收等，档案管理的复杂性很高。在过去的工程单位管理中，由于工作文件大多采用纸质文件，不仅需要较高的保存环境，而且需要很大的空间，而且很难进行后续的检索，从而导致了大量的人力和资源浪费。传统的纸质文件仍有损耗、遗失等问题，而基于数字技术的“云备份”可以使档案的永久保存，提高了档案管理的工作效率。

1建设工程档案数字化管理的意义

1.1工程档案数字化建设能促进档案信息共享

目前，我国各工程的档案管理工作普遍处于滞后状态，还没有建立起一套科学、可行的档案信息系统。因此，如果能够进一步推进工程档案的数字化，就可以有效地实现档案信息的共享，建立一个统一的工程档案管理体系，从而提高工程档案的“开放性”，提高工程档案的利用率（如图1）。利用电子档案管理系统，对工程项目的档案进行科学的规划和管理，打破了以往的纸质管理模式，使管理过程得到了有效的简化，并使管理效率得到了极大地提升。为工程建设提供了有效的管理手段，使工程技术和生产效率得到了极大地提升。

图1 工程档案数字化流程

1.2工程档案数字化建设能有效提升档案管理质量

目前，我国各个机构开展的项目档案管理工作都有很多不足之处，其中最突出的就是管理水平的不足。通过运用计算机、互联网、物联网、大数据、云存储等现代科技手段对工程档案进行管理，从而推动工程档案的科学化、规范化、制度化。工程档案数字化技术的应用，既可以保存工程项目的信息，又可以对工程资料进行加工和应用，从而扩大工程档案的管理领域。

1.3工程档案数字化建设能促进建设项目事业的发展

工程档案是各个单位在施工过程中所使用的各种资源的集合体，除了文件之外，还包括了许多图片和音频资源。如果不加强工程档案的数字化管理，将会极大地制约档案的管理。利用数字技术，各个施工单位可以有效地进行项目的综合、分析和存储，以便根据实际情况、技术水平和工艺条件，进行深入的剖析，从而为以后的工作奠定良好的基础。

2工程档案管理的现状与所面临的问题

随着现代化工程的迅速发展，传统的文件储存和管理方式已无法适应现代化建设的要求。因此，在工程档案管理中应用现代信息化技术已成为当前工程档案管理工作的一个重要环节。工程档案的数字化建设与管理，使传统的纸质文件成为电子记录，使档案的建立和记录更为快捷，不会造成文件的损坏和遗失。数字化的文件可以进行多个备份，不会因一份文件的遗失而导致工程数据的丢失。

2.1档案管理模式效率低

档案是记录项目的生产和运营过程的一个重要工具，在工程管理中，对各项目的记录、对项目的跟踪都起到了很大的作用。同时，这种功能也使得传统的纸质档案工作变得十分繁琐，大量的档案资料必须被视为是记录和存档。档案管理不仅是单纯的记录、保存，还包括对其进行分类、保存、查询利用等方面的研究。而档案管理工作是一项非常精细的工作，它对档案管理人员的耐性有很高的要求。传统的人事管理方式和纸质的文件记录相比，它的工作效率低，工作量大。因为传统的文件管理方法，使工程档案管理工作陷入困境。

2.2档案管理规划滞后

当前，大多数项目档案管理工作还未形成科学、有效的档案管理体系。如果是传统的管理方式，很难让各个部门都能进行有效的文件管理，这对大量的项目信息是非常危险的，各个部门的信息不够协调，很可能会浪费时间去整理和归类。由于传统的档案管理方法无法对档案进行有效的整理，再加上档案的繁杂加工录及与存档，稍有疏忽便会影响档案的完整性。

2.3数字化档案管理推行得不彻底

当前，许多部门都提到了工程档案的数字化建设和管理，但由于缺乏与传统的档案管理相结合的有效方法，使得许多项目的档案数字化过程并不理想，甚至由于数字化得不彻底，使得传统的档案管理工作陷入了困境，而新的数字化管理也没有发挥出应有的作用，两者不能很好地融合在一起，使得原本井然有序的文件管理更加混乱。在实施数字档案的过程中，档案管理员必须全面认识到其优势和优势，并在此基础上，将两者有机地结合起来。充分发挥数字化文件的快速和优势，改造和更新了现代工程档案管理，节约了大量的人力和物力。

2.4档案记录真实性差

以往的档案归档和管理都是由项目组自行组织起来的，一般都是在工程完成后才会进行，以确保工作的顺利进行，不会因为工程的进行而造成数据的收集，但这种方式并不能保证文件的真实性。档案中的文件不仅包含了完成后的文件，还包含了大量的施工准备、施工、验收、记录等重要的文件，如果是纸质的，很可能会导致文件被随意修改，或者因为提交不及时而被补充，这样的形式对文件的真实性和管理都没有任何意义。以书面材料的形式，对变更、替代也没有对应的记载，将来要用到档案时，内部数据就不再具有标准参照的价值。

3工程档案数字化的优势

工程项目建设过程中会有大量的数据和文档，在项目建设过程中建立相应的档案是项目建设的一项重要工作。传统的档案管理存在着难以管理、难以保存的纸质文件等问题。工程档案的数字化，对现代建筑工程建设具有划时代的意义，而工程档案的数字化管理，它既解决了传统的档案管理困难、保存困难等问题，又节省了大量的人力物力。工程档案数字化，不需要整理、分类等工作，只需将档案资料输入计算机，并进行电子管理，大大解放了档案管理人员的工作。后期工作人员在查询档案时，只要将关键字输入到电脑上的固定文件夹中，或通过计算机进行数据共享，更好地保障了档案数据的共享和分析。

3.1档案数字化管理有利于档案实现高效信息处理

工程施工中所产生的生产资料量大、记录繁琐，而传统的记录方式多以纸质形式进行，而当大量的纸质文件被储存后，由于存档量很大，因此查找和查询数据是一项十分繁重的工作。在实现了档案数字化管理后，用户只需在计算机上输入所需的文档，即可自动生成对应的文档，从而大大提升了检索工作的效率（如图2）。

图2数字化工程档案管理系统

3.2档案数字化科学分类管理档案信息

在传统的档案管理模式下，要对档案进行分类、整理，需要大量的人力物力。在档案整理工作中，若档案管理人员对档案管理有一定的认识和了解，将使档案归类工作更加困难。如果不能建立起一套科学、行之有效的档案分类方式，那么，档案管理和归类工作也会随之增加。通过对档案进行数字化管理，可以对档案进行名称的编辑和分类，并使用计算机软件进行归类和分类，通过鼠标和键盘的简单操作，将复杂的归类工作变为计算机操作，使工程档案的分类和使用更加方便。以后在查找相关的资料时，也会事半功倍，数字化的项目档案管理可以提高工程档案的工作效率，对档案的保存和工作人员的工作内容都有很大的影响。

4工程档案数字化管理办法

4.1档案管理人员理念转变

由于档案管理人员长期从事档案管理工作，对档案管理工作的态度要非常认真，这就使得原来的档案管理人员对传统档案管理方式有着深刻内心的接受程度。数字档案管理不仅需要管理者具备计算机数据的操作和操作能力，还要养成良好的管理习惯，传统的管理观念的改变也很重要，若不能有效地改变管理者的档案管理观念，将导致电子档案更新不彻底，效果大打折扣的现象。

4.2档案数字化的风险泄露管理

纸质文件的存取和保管等方面存在诸多的不便，但也正是因为其本身的特点，使得其保密性更加的严格。计算机网络具有开放和共享的特点，使得工程数据存在被恶意窃取的危险。为了防止有心人利用数字文件的便利，窃取数据，给项目建设带来不必要的损失。

4.3档案管理人员技能培养

不管是传统的文件管理方式，还是电子文件的管理，归根结底都是由档案管理员来进行的，而这些工作都是由档案管理员来完成的，因此，加强档案管理人员的技能训练是十分必要的。定期为档案管理人员提供技术训练，是提高档案质量的有效措施。

结束语

随着现代信息技术的飞速发展，档案管理由传统的手工书写、纸质档案管理向电子档案管理的重要变革。在现代档案管理中，传统的纸质文件与现代的档案管理方式的转换与传承，是当前档案数字化和管理工作的一个重大课题。

参考文献：

[1]崔晓源.市政工程档案数字化建设与档案管理[J].探索科学,2020(1):81-82.

[2]冯军淼.市政工程档案数字化建设与档案管理[J].传媒论坛,2019,2(14):119-120.

[3]刘军.信息数字化环境下工程建筑档案管理建设新方法剖析[J].商品与质量,2018(34):21.