国有企业档案管理存在的问题及对策

国有企业档案管理存在的问题及对策

李凤敏

中车齐齐哈尔车辆有限公司 人力资源部  黑龙江省   齐齐哈尔   161002

摘要：国有企业的档案资料很多，包括人事档案及各类文书资料，这些资料记载了企业的生产、经营、发展等全过程，呈现的形式可能是文字、照片、音频、视频、实物等，这些资料对于企业的发展和决策起到至关重要的作用，是维护企业各阶段真实面貌的重要依据，对于国有企业发展来说意义重大，是企业管理中不可缺少的一部分内容。但国有企业档案管理中存在一些明显的问题，本文首先指出了国有企业档案管理的特点，分析了档案管理存在的问题，针对问题提出了科学的对策。

关键词：国有企业；档案管理；问题及对策

    档案是记录企业各类事项或活动及人事管理的重要资料，是对企业发展历程

的真实记载，对于企业的管理和长远发展具有重要的意义。档案管理是国有企业管理工作的重点内容，是保证国有企业生产经营和健康发展的基础，有助于提升企业的管理效益。目前国有企业档案管理还存在一些亟待解决的问题，这些问题如不及时解决会影响企业的健康发展，强化档案管理有助于促进企业稳定发展。

一、国有企业档案管理特点

（一）管理环境的特殊性

随着市场经济改革的逐步推进，供给侧结构改革也在逐步深入，国有企业面临着更为复杂的管理环境，国有企业面临着合并和重组的问题，国有企业要针对当今的市场环境进行分析，审视市场经济的状况，要结合市场经济体制制定档案管理制度，保证符合管理环境的要求。

（二）管理类型较为复杂

国有企业档案管理类型较为复杂，企业内部各类档案资料较为庞杂，包括一些记录性材料、文书档案、人事档案、管理档案资料等等，这些都是国有企业档案管理的重要组成部分，对于企业方方面面信息的记录比较全面，档案管理工作比较系统，管理类型较为复杂，涉及到文字书面材料、电子档案文件、音频、图像、视频、实物等。

（三）管理地位显著提升

国有企业档案管理的地位正在逐步提升，因为这属于企业内部管理的重要组成部分，在企业发挥着重要的作用，档案资料是为企业提供科学决策的基础和保障，有助于提升企业的管理地位，维护企业的长远利益。

（四）管理方式呈现多元化

随着信息技术的快速发展，国有企业面临的转型升级要求更加强烈，国有企业更要重视档案资料的管理，且采取信息化手段加强档案管理，做好电子文件的归档和备份等，强化档案管理设备的质量，建立企业档案数据库，提升档案管理的信息化水平。

二、国有企业档案管理存在的问题

（一）缺乏先进的管理制度和管理设备

国有企业档案管理缺乏科学的管理制度，很多档案管理人员都是其他岗位人员进行兼职，即使建立了档案管理制度，但是档案管理制度还不够完善。首先，档案收集管理工作流程不够健全，导致国有企业档案资料缺失，档案记录不够完善。企业的档案资料其实是具有流动性的，尤其是一些关于项目相关的资料，借阅比较常见，但是部分企业对于档案资料管理不够细致，导致部分资料内容遗失或泄露。其次，部分国有企业档案室建立不足，档案管理基础设施建设不足，档案室管理及保管制度不够完善，档案资料在管理中出现一定的损毁和遗失现象，这也是档案管理存在的较大漏洞。再次，企业档案资料的利用不到位，导致档案资料的作用没有发挥出来，对于项目相关档案及人事档案管理工作不够重视。

（二）档案管理人员素质有待提升

国有企业档案管理人员是档案资料管理的执行者，档案管理人员的素质有待

进一步提升，需要执行力较强的档案管理人员，推动档案资料管理的快速发展。部分国有企业档案管理缺乏专业的人才，很多从事档案管理的人员不是专业毕业的人员，都是很多岗位人员兼任，如行政管理人员、后勤管理人员等，部分档案管理人员缺乏先进的管理思路和思想，导致国有企业档案管理工作存在落后的问题。现阶段，国有企业档案管理人员对于档案管理工作不够重视，没有认识到档案资料管理的重要性，档案管理流程不够合理，档案管理人员的思想和态度会影响到企业管理的积极性。国有企业档案管理人员的业务能力直接影响该档案管理的收集与整合工作，档案资料归档不及时，分类不够明确，但是档案资料管理存在混乱的问题。

（三）档案管理方式信息化水平较低

目前，无纸化办公是广大国有企业档案管理的重要需求，随着计算机技术及信息技术在各行各业应用的逐步普及，档案管理也要逐步提升信息化水平，但目前，部分国有企业档案管理信息化水平较低，电子文件归档不够及时，很多资料信息电子转化率不高，仍存在很多的打印文件资料，电子办公在一定范围内还没有全面实现，严重影响档案管理的实际效率。国有企业对于档案管理人员的信息化技能培训不足，部分档案管理人员年纪较大，对于很多电子设备应用效率较低，手动操作较多，降低了档案资料的使用效率。

三、国有企业档案管理的科学对策

（一）建立科学的档案管理制度

国有企业档案管理工作的顺利开展需要依赖完善的档案管理制度，档案管理制度是国有企业档案管理的保障措施。国有企业要结合当前市场经济发展形势，结合国有企业档案管理的实际情况，使档案管理更加规范化，可以有效弥补制度中欠缺的成分。企业要建立自己的档案管理平台，可以运用档案管理平台设置统一的档案管理流程，对档案资料的格式、附件进行整理，查验审核附件是否齐全，查验签字手续是否齐全，提升档案资料的准确性，避免文书档案管理归档出现错误，企业建立档案归档考核机制，要重视档案管理的重要意义，建立奖惩机制，对档案管理人员的工作绩效进行评价，可给予一定的精神奖励，提升档案管理的实效性。

（二）提高档案管理人员的综合素质

国有企业要拓宽档案管理人员的视野，在任用选拔档案管理人员要重视对人才的挖掘，尤其是具备档案管理专业知识的高素质人才，要加以重用，要定期组织档案管理人员进行培训，使其熟练掌握档案管理流程。建立科学的档案管理人员业务能力和素质，例如与高校档案管理专业合作，组织档案管理人员进行回校培训和教育，提升其知识储备和技能技法，进而提升档案管理工作的实效性。

（三）做好档案归档，实现资源共享

国有企业要做好档案资料的归档工作，定期收集档案资料，对其进行分类归档，企业要结合实际经营情况，制定和健全各类档案资料，做好保管期限管理，档案资料的归档要严格按照企业的具体要求进行，不涉及本单位的文件不列入归档范围。对已经归档的档案资料进行分类处理，做好编目、索引、陈列、摆放。其次，做好档案资源的共享，企业要加大投入，投掷一些档案管理相关设备，建立专业的档案室，加强企业档案资料的管理，建立企业内部档案资料平台，可以及时查询档案资料，有助于提升查阅效率，便于借阅及记录，提升档案资料的利用率。

（四）强化档案管理信息化建设

国有企业要制定适合企业的档案信息化管理策略，将信息化技术运用于档案管理过程中，要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题，做好相关文件的录入，做到电子文件资料的备份，保证档案资料的完整性，做好计算机设备的管理，避免电子资料被盗取，从而保证电子文件的完整性，进而逐步实现无纸化办公。国有企业各部门之间的信息传递或资料共享都采用线上交流模式，通过局域网传递文件资料等，利用网络安全传输，做好保密管理，避免企业资料外泄，保证企业的管理效率。

结语：总之，档案管理是衡量国有企业管理水平的标准之一，国有企业要重视档案管理的实效性，重视档案资料对于企业发展和决策的重要意义，要对档案管理存在的问题进行分析和总结，为企业的稳定发展奠定良好的基础，进而显示出国有企业应有的管理水平。

参考文献：

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