事业单位档案管理工作的优化策略

事业单位档案管理工作的优化策略

王海

内蒙古自治区兴安盟科右中旗吐列毛都镇人民政府

内蒙古自治区兴安盟科右中旗029400

摘要：档案管理是事业单位管理体系的核心内容，是确保事业单位正常运转的重要基础。然而受诸多因素影响，当前档案管理工作效率并不高，不利于事业单位的长足发展。基于此，本文对档案管理工作现存问题进行总结，提出几点优化策略，旨在提升档案管理水平。

关键词：事业单位；档案管理；优化路径

引言

档案管理是档案实体和档案信息的收集、整理、保管等服务活动的总称，是国家档案在事业单位中最直接的体现。目前，档案管理是事业单位现代化管理的重要组成部分，对事业单位的工作效率有着重要的影响。但实际上，受诸多因素影响，事业单位档案管理存在管理不到位、管理手段落后等问题，影响了事业单位各项工作的开展。

一事业单位档案管理工作的优化路径

（1）更新管理设施

   想要开展行之有效的档案管理工作，需要事业单位配齐管理设备。同时让管理人员正确使用设备，以此推动档案工作向现代化方向发展。设备的引进不仅需要事业单位负责人认识到管理设备的重要性，还需要制定严密的引进规划。事业单位需要安排专人负责设备的引进工作，让有关人员对设备市场进行调研，挑选几家具有资质并符合单位发展需要的设备供应商，对其设备的性能及价格进行对比，从中挑选出物美价廉的设备。设备运送到事业单位时，单位应当安排管理人员对设备进行检查，一方面查看设备外观，以避免设备损坏，另一方面对设备性能进行检测，确保设备与单位工作吻合度高。在设备检验完成后，做好技术交底工作，以保证管理人员可以顺利使用设备。另外，对设备进行定期维护，确保设备各组件运转正常，尤其需要注意存储设备。最好定期对存储数据进行备份，以免数据丢失。既可将数据拷贝到移动硬盘，也可以将数据上传至网盘。

（2）提高人员素质

要想切实提高管理人员的素质，需要事业单位制定详细的培训计划。培训内容要全面，不仅有档案管理知识的普及，还需要培养人员的职业素养、信息素养、管理素养。通过有效的培训活动，让管理人员的素质加强。培训方式要丰富，不仅有请进来，即邀请管理专家进入单位，给员工传授管理技巧、丰富员工管理经验，还要有走出去，即组织档案管理人员到优秀单位学习，吸取成功的管理经验。需要注意的是，每个单位的情况不同，管理模式也应有所差异。这就需要外出学习的人员充分调研本单位的情况，结合其他单位的管理模式设计出符合实际情况的档案管理工作。此外，在事业单位内部要掀起一股学习浪潮，鼓励员工利用闲暇时光开展学习，以此提升管理水平。

二事业单位有效开展档案管理的对策 

（1）提高档案管理人员的素质

档案工作者对档案的安全、保管和利用负有直接责任。作为档案的直接管理者，必须加强自身素质的培养。首先，档案工作者不仅要有全心全意为人民服务的精神，还要有甘于平凡、默默工作的奉献精神。其次，专业素质必须过硬。只有具备档案管理的专业知识，档案室才能成为自己的家，才能准确知道每个档案的具体位置。再次，作为档案工作者，必须具备一定的总结分析能力和敏锐的观察力，能够准确识别每一个档案工作者的别有用心，掌握档案管理的规律。

（2）运用专业体系完善事业单位的管理制度

没有规则，方圆。对于事业单位工作档案的管理者，对于相关领导，一方面由领导和相关单位共同制定相应的制度，从根本上解决档案收集不全、难的问题，结合专业知识体系出台相应的处罚措施和硬性规定；另一方面，对于劳动者来说，要定期进行培训，培养自身素质，提高工作能力，让劳动者认识到这个部门是一个负责任的部门，负责整个管理计划的制定，给劳动者压力转化为动力，提高工作积极性，促进事业单位工作档案的高效收集整理。提高机构对档案管理的重视程度具体来说，相关部门首先要建立健全与档案管理相关的法律法规，制定严格的档案管理标准和工作流程。就事业单位领导而言，要提高档案管理意识，因为只有领导对档案管理给予足够的重视，档案管理的整体水平才能大大提高，形成事业单位自上而下的管理创新。相关机构应根据相关部门规定的法律标准和本单位自身的实际情况，制定科学合理的档案管理规则，在原有法律法规的基础上进行有针对性的细化，不断探索适合本单位发展的创新管理方式。

三事业单位档案管理中的问题

（1）档案管理者素质有待提升

事业单位进行档案管理的人员在理论知识、文化程度等方面有所差异，多数档案管理人员是由其他岗位转岗而来，档案管理专业出身的管理者少之又少。由此可知，人事档案管理者的自身素质是档案管理对策难以落实到位最关键的因素。除此以外，部分事业单位档案管理人员缺乏与之对应的培训，难以满足清晰地条目分类、编排有序等要求，无法保障档案管理工作的安全性及准确性。即使出身档案管理专业的人员，自身的专业知识有所老化，知识面过于狭窄，知识结构不够合理，学历水平偏低、思想观念、管理水平有所滞后，无法与新时期的档案管理工作相适应，更谈不上为事业单位开展档案管理工作作出共享。

（2）缺少完善的档案管理机制

事业单位开展的档案管理是一项复杂的工作，主要有收集档案、存储、检索等内容。因此，事业单位应制定相对完善的档案管理制度，如制定档案管理方面的岗位责任制等，确保档案管理工作得以顺利运行。但某些事业单位并没有创建与之对应的档案管理制度，使得事业单位收集的档案不完整、文件管理质量不佳等。加之部分事业单位并没有设立专门的组织，人事变化会产生一系列随机性、盲目性档案管理。

（3）人事档案管理意识淡薄

档案管理属于默默无闻的工作形式，不容易引起他人的注意，也不易获得重大的突破。长时期以来，事业单位的档案管理者，包含领导人员对档案工作的重视程度不足，认为这项工作只是简单的抄写或记录信息，不需要较高技术方面的支持，难以直接创造相应的经济效益，只需保管好档案即可。他们并未意识到做好档案管理对员工产生的影响。加之历史原因，《档案法》长时间搁置，不重视档案管理方面的学习，其在单位中发挥重要的作用比较模糊。在这样的背景下，部分事业单位会忽视档案管理工作，普遍出现应付档案管理的情况，导致档案管理在挑选优秀人才方面的作用并未充分显现出来。

结语

总而言之，通过有关部门工作人员的不断努力，最近事业单位的档案管理有了突飞猛进的变化，许多领域的档案管理得到了改善，相关工作人员的工作态度和积极性也有了很大的进步。事业单位其他方面的工作都与档案的收集和整理密切相关，材料管理的提高对其他工作有很大的促进作用。在工作中不断吸收前人的经验，少走了很多弯路。同时，工作效率明显提高，事业单位物资管理的相关制度得到了很大的完善。事业单位档案管理是对档案提供利用服务的工作，随着社会对档案利用需求提高，对事业单位档案管理提出了更高的要求。事业单位的人事档案管理工作要立足于自身的实际情况，科学地运用信息化技术，不断提高自身的管理水平。

参考文献

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