内控视角下的财务人员侵占公款现象—以科大讯飞为例

内控视角下的财务人员侵占公款现象—以科大讯飞为例

苏蕊

四川大学锦江学院

摘要：随着国民经济的不断发展，财务岗位在企业中愈加重要，与此同时财务人员利用职务之便侵占公款现象却层出不穷。本文以科大讯飞财务人员侵占公款为例，分析此现象背后企业内控显现出的相关问题——岗位职责与权限设置不合理、缺乏有效的资金内控体系等，根据相关问题提出改进意见，希望通过此例给我国上市公司侵占公款现象的内控制度的优化提供参考。

关键词：侵占公款；科大讯飞；内控制度；不相容职责分离

第一章引言

2018年5月，科大讯飞爆出公司财务人员吴某在2年时间内利用职务便利在个人借款、员工备用金归还及费用报销环节，侵吞公司370万余元，可见该公司存在较大的内控缺陷，这才给吴某的犯罪行为带来可乘之机。下文将详细阐述事件发生的始末，进一步分析此次事件背后暴露出公司内控制度相关的缺陷，并根据显现出的问题提出相应的内控优化措施，希望能警示存在相同内控缺陷的上市公司优化其内控制度。

第二章案例回顾

2013年7月，刚毕业后不久的吴某，有幸进入了科大讯飞股份有限公司(以下简称“科大讯飞”)，开始从事财务工作，由于颇得领导欣赏，吴某手上的“任务”越来越多，也越来越重要。2014年3月起，吴某被安排负责公司的费用审核工作，不久后，为了“工作方便”还开通了修改员工报销内容的权限。渐渐地，吴某有了些工作之外的“想法”。

2015年4月，一次偶然的机会，吴某无意间捡到了一张“赵某”的身份证，并意识到发财的机会来了。吴某立马用这张身份证去银行办了一张银行卡，以此打通自己的“财路”，利用公司费用报销等财务环节的漏洞，为自己谋取福利。然而，纸终究包不住火。2017年4月13日，吴某侵占公司款项的事还是被大白于天下。

据调查，吴某通过审核公司员工报销材料的机会，采用更改申请报销员工银行账户的方式，将真实的报销资金转入自己控制的“赵某”账号；2016年还曾对员工谎称自己的银行账户可以用于收取员工归还的公司备用金；甚至通过邮件方式伪造相关领导的审批内容，以公司其他员工的名义向公司借款。

最终，吴某由于2015年4月至2017年4月期间，多次利用职务之便，侵占员工报销款346万元、侵占员工归还备用金13万元和伪造借款审批单套取现金11万元，共计370.05万元的事实，于2018年5月9日，被合肥市高新区人民法院判处有期徒刑5年半。

第三章企业资金内部控制的薄弱点分析

吴某仅是一名普通员工, 并非公司老板和高管, 却轻而易举的实现侵占公司资金高达370万元，完全是其就职公司在资金管理上的诸多财务漏洞和内控缺陷造成的, 这些漏洞和缺陷给吴某打开了监守自盗的方便之门, 也提供了长期作案的时间窗口。事实上, 这些漏洞和缺陷往往也是大多数企业容易忽视的内控薄弱点和资金风险点。

3.1岗位职责与权限设置不合理

吴某作为费用报销审核的财务人员，同时具备了修改公司员工报销内容的权限，这样不合理的权限设置是吴某有了可乘之机的关键。而且，从案例事实分析，作为费用报销审核人员，吴某不仅能够随意更改员工报销申请中银行账户等关键信息，后续也没有有效的复核发现银行账号准确性的问题，甚至也未设置相关环节及时通知报销人员确认报销资金的到账情况。这也为吴某用自己控制的“赵某”账户收取不义之财成为可能。

3.2缺乏有效的资金内控体系，存在审批流程疏漏

吴某通过伪造部门领导、分管领导审批资料，并以公司其他员工的名义两次成功向公司借款的事实，我们可以从两个方面进行分析。

其一，虚假个人借款易获取。吴某以科大讯飞公司其他员工的名义申请个人借款且屡屡得逞，轻松套取公司财务资金，可见公司个人借款的申请流程及对个人借款的管理均存在疏漏。

其二，领导审批资料易伪造。吴某通过邮件的方式轻松伪造部门领导、分管领导审批内容，且成功获取了公司钱款，可见公司现有的邮件审核审批流程存在疏漏，且未对领导审核审批结果真实性进行进一步的核对，这给被利益冲昏头脑的吴某创造了机会。

综上，从2015年末到2018年5月案发前, 王某所在的公司既没有发现任何审批上的问题, 也没有任何人监督王某的账目。如果该公司拥有健全的审批流程，并安排专人严格执行, 那么该公司在吴某初次变更银行账户后应该能够很快且很容易发现其违法行为, 及时予以制止和纠正, 从而避免发生巨额的损失。

3.3备用金、借款后续管理缺失

本案例中，吴某以他人名义获取的虚假个人借款以及违规收取员工归还公司的备用金共计24万余元，时间长达一年多，而公司未能及时发现并采取措施，可见公司对于员工个人借款及备用金管理相关的监控与检查较弱，没有专人对借出后的个人借款及备用金进行统一的管理。一般情况下，公司的备用金、员工个人借款单笔数额可能较小，但若被员工抓住管理漏洞，伺机谋取钱款，长年累月，也会给公司带来较大损失。

3.4领导和员工缺乏必要的沟通

吴某通过伪造领导审批签字，假冒其他员工的名义向企业成功申请借款体现出审批领导与员工间缺乏必要的沟通。如果领导与员工间具有有效地沟通，那么借款这个事项就不仅仅伪造一份领导审批资料就能够达成，整个事件也不会长达三年才暴露。领导和员工间缺乏有效的沟通为此次事件的发生提供了机会，且正是由于沟通的匮乏，让整个事件处于一种无监管的状态，仅通过邮件联系，给吴某了可乘之机。

第四章内控优化措施

4.1明确不相容职责分离

所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。（不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。）企业内部控制的一个重要环节就是授权批准控制，应该明确各个部门和各个岗位办理业务的权限范围和相关的审批程序、责任等。结合以上情况，我们认为，公司应明确各岗位的职责权限，并充分考虑不相容职责分离的要求，主要包括：（1）对每一项业务不能完全由一人经办；（2）钱、账、物分管，例如，仓库保管员负责原材料的收、发、存和管理工作，并负责登记原材料的数量，而相关的账务处理则由会计人员负责；（3）有健全严格的凭证制度。内部控制制度的建立和实施必须贯彻不相容职务分工的原则，财务报销审核人员主要是对相关原始凭证单据真实性、合理性等的审核，不应具有“可更改报销内容”的权限。

4.2加强财务管理中个人借款与财务报销管理制度的建设与控制

员工申请个人借款时，应注明借款的具体事项并提供有效的支持性文件，证明其合理性、真实性。出纳在支付前，应审核借款申请的审批流程是否完整，以银行转账方式将钱款打入个人账户的，还应核确认银行账户是否为借款申请人所有。

公司还应梳理以邮件形式批复各类申请可能存在的内控漏洞，并进行完善：申请时，申请人员除将申请信息发送给相应审核审批人外，还应抄送与待批复事项相关的所有经办人员；审核、审批人回复批复意见时，也需抄送所有相关人员。公司还可通过运用现代科学技术手段加强内部控制，通过将公司各类经济活动及其内部控制流程嵌入信息系统以减少或消除人为操纵因素。

4.3加强个人借款及备用金统一管理

本案例中，吴某以他人名义获取的虚假个人借款以及违规收取员工归还公司的备用金共计24万余元，时间长达一年多，而公司未能及时发现并采取措施，可见公司对于员工个人借款及备用金管理相关的监控与检查较弱，因此，我们建议公司除了在员工申请个人借款及备用金前进行把控外，还应对借出后的个人借款及备用金进行统一管理。公司应由专人管理借出款项及备用金，正确记录借款人的部门、日期、借款期限、借款用途及借款人，并定期对借款进行催收、处理，不仅有利于各类款项的回收，还有利于及时发现虚假借款以及长时间未能收回的备用金，以确保公司资产安全。

4.4开通账户余额变动手机短信通知功能

具体的人员范围包括董事长、总经理、总会计师等公司高管和财务人员、内部审计人员等。各家银行对该功能每年每手机号的收费普遍在几十元至四百元之间, 可以说短信通知是价格极为低廉的资金监控利器。每当公司账户余额变动时 (即发生收付时) , 开户行马上将该笔收款或付款信息以及变动后的余额通过短信发送到公司领导的手机上。一方面, 公司领导可以随时了解实时且真实的资金收支信息, 及时发现异常付款;另一方面, 也可以对资金管理人员形成强大的震慑, 有效杜绝侥幸心理。

4.5借助财务共享模式，提高财务内控信息化程度

在运营发展过程中, 企业要正确看待大数据时代下的机遇与挑战, 立足自身财务内控现状, 巧用财务共享模式, 从财务支出、财务报表等方面入手, 科学构建财务内控系统, 实现动态化财务内控, 提高财务内控信息化程度。成立财务共享中心, 将财务人员少、力量不足的分子公司的资金账户优先纳入财务共享中心集中管理, 直至实现全集团资金的集中、统一和有效监管。

本例中吴某长期伪造部门领导、分管领导审批资料来获取经济利益却没有被发现体现出科大讯飞在审批流程中存在缺漏，并且如果要每份资料核实是否真实完整耗费时间和人力，时间紧，任务重，往往以蜻蜓点水、走马观花式应付检查，难免会有疏漏。如果企业能够引入财务共享模式，建立财务共享中心，提高财务信息的透明度，那么相关人员就能成为潜在的监督者，不仅能节约人力成本时间成本，还能在第一时间发现吴某伪造审批材料并变更假的银行账户的行为。

4.6建立有效的监督与检查机制

本案中吴某伪造领导审批资料未被发现，说明该企业没有监督和检查机制，或者说监督和检查机制失效。公司在制度的设计上同其他的上市公司一样，重外在监督，轻内在监督，对权力的内在有效制衡、合理配置上缺乏规定，且监督的主体间缺乏必要的联系和沟通，领导与下下层缺乏，致使信息滞后，监督大多都是事后监督。因此建立有效的监督与检查机制十分重要，对公司实际运营过程中的高风险领域进行“事前—事中—事后”的全方位管控能在最大程度上杜绝舞弊事项的发生。

该公司可以组建资金结算中心或财务公司, 对所属分子公司的银行账户实行强制性的资金归集和集中统一的资金流向监测, 一旦发现资金异常流动及时进行风险排查并予以纠正。

结语

财务人员侵占公款的行为在上市公司中屡见不鲜，通过科大讯飞财务人员侵占公款这一例，希望存在相同内部控制缺陷的企业能够以此为鉴，充分认识搞好资金内控的铁律：

在制度上，绝不能让信任代替监督，在财务管理中加强个人借款与财务报销管理制度、个人借款与备用金管理制度；在机制上，绝不能让同一个人承担不相容职责；在信息传递上，利用网络和财务共享模式建立有效的沟通。除此之外，企业可以定期组织分子公司的相关人员集中开展违法违规案例和玩忽职守罪案例警示教育。通过警示教育, 引导分子公司高管人员重视资金内控、完善资金内控, 落实自身管理职责, 时时刻刻绷紧资金内控这根弦。通过警示教育, 引导分子公司资金管理人员遵纪守法, 合规工作, 确保警钟常鸣, 时常有人敲打提醒, 从而避免员工长期无人提醒后在思想上放松、在行为上冲动的情况。

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