浅析文书档案的收集与整理

浅析文书档案的收集与整理

全平

内蒙古鄂尔多斯市康巴什区人力资源和社会保障局   017000

摘要:档案的收集和整理是档案管理的关键步骤，为使档案能够更加有效地为单位工作的进一步发展提供有力的支持，必须正视文书档案的收集与整理工作中存在的问题，加强对办公室文书档案的收集与整理工作的建设。 

关键词:文书档案；收集；整理 

办公室是每个单位中的重要组成部分，而档案管理工作是办公室各项管理工作的重要组成部分，它真实地收集和记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。而每个单位的文书档案管理则有其特定的价值和意义，档案的收集与整理在衡量k公室档案管理水平中起着重要作用，文书档案管理水平的高低直接影响着办公室档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，办公室的文书档案管理工作还不能完全符合文书档案工作的需要。

一、文书档案的收集与整理工作内容

首先，整理文书档案信息的人员必须收集完整的材料，对所收集到的材料进行分析鉴别，划分类别，编排顺序和目录，保证每卷档案的完整性、真实性，并具有条理性和实用性。排序时应考虑材料的内容之间的内在联系，划分标准，依据标准对文书档案材料进行排序，类别编码及页码等编号应标记清楚，以方便日后对文书档案的查阅和检索。

　二、文书档案整理的原则

　　文书档案整理工作的原则是:充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。

　　1.充分利用原有的整理基础。在正常的工作条件下,档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷。对于已经整理过的档案,档案部门不必打乱重整。一般情况下,只要不是零散文件或原有基础十分不好的案卷,都应尽量保持原有的整理体系。对于某些不合理处,可以做必要的加工补救,这样既可以节约人力物力,减轻对档案的损毁,又可以保证整理工作的质量和效率。

　　2.保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系,是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系。档案文件之间的历史联系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等四个方面。

　　(1)文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的,形成文件的单位构成了文件在来源方面不可分割的联系。整理档案,必须保持文件在来源方面固有的联系。从全部整理工作来说,文件在来源方面的联系是首要的。

　　(2)文件在时间方面的联系。形成文件的机关、组织或个人进行工作活动,都有一定的时间范畴,这使文件之间具有一定的时间联系。整理档案时,必须保持档案在时间上的密切联系。

　　(3)文件在内容方面的联系。文件是一个单位在行使职权、解决问题的过程中产生的,文件形成者特定的活动,使文件之间在内容上具有密切联系。

　　(4)文件在形式方面的联系,指文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系。文件的形式在一定程度上反映了文件的来源、时间和内容性质,构成了文件之间一定的联系。因此,在某些情况下,档案整理也必须保持文件形式方面的联系。

　　3.便于保管和利用。这是文书档案整理工作的基本出发点和最终要求。要根据文件的具体情况进行恰当的组合,以便既保持文件之间的历史联系,又便于保管和利用。

三、文书档案收集与整理工作中存在的问题 

（一）档案管理人员的专业素质不足，职业道德缺失。目前，大多数的文书档案整理及保管人员是非科班出身，部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使文书档案的收集与整理工作出现安全隐患，更严重导致了文书档案管理工作的效率和成果落后。另外其他相关工作人员档案意识不强，没有主动归档的意识。文书档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。

（二）对档案的重要性认识不到位，档案管理人员过少。

文书档案管理属于一个默默无闻、不起眼的工作，人力、物力、财力的支持明显不足。据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的文书档案管理场所，缺乏一套完善的文书档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中缺乏准确的指导。另外，文书档案的收集与整理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着单位管理建设的逐步完善，文书档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的文书档案的整理及保管工作模式根本无法满足当前社会的需要。 

（三）对新媒体技术运用不到位，忽视电子信息保密工作。

社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的档案管理，利用现代信息技术对档案进行归类管理和储存，有效地改善了之前文书档案管理中存在的种种局限和不足。但是还是有单位忽视了对文书档案收集与整理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失，这对单位管理来说，是一个极大的隐患。 

四、提高文书档案整理及保管水平的对策。 

（一）注重文书档案收集与整理人员的专业素质和政治素养的培养。首先，各单位把文书档案收集与整理工作纳入进一步的工作目标和建设计划，应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常性地规范化地进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等，可采用边讲边操作的培训方式，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。其次，单位文书档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门文书档案资料。对文书档案工作认识充分，一心一意为单位人才管理服务。 

（二）加强制度建设，实现规范化管理。

文书档案的收集与整理工作需要与档案局等相关部门密切配合，单位领导应重视对本单位文书档案收集与整理工作的管理，聘请专业的文书档案收集与整理人员。主管文书档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为文书档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作。各部门之间密切交流、加强沟通，规范管理工作流程，共同促进文书档案的收集与整理工作的顺利进行。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对文书档案收集与整理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不给不法分子可乘之机。  （三）软、硬件配置齐全，减少安全隐患。

软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，文书档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行文书档案的收集与整理能够有效地处理大量文件信息，各类单位要舍得在这方面花钱，为文书的档案收集与整理工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作的效率。  四、结语  只有建立健全文书档案管理机制，保证文书档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对电子档案实施有力的保护措施，才能保障文书档案管理工作有条不紊地前进，提升文书档案收集与整理工作的整体业务素质。 

【参考文献】

 [1]张滢. 浅谈文书档案的收集、整理和利用[J]. 连云港教育学院学报，1999（01）：91-92.

[2]王昌君，徐祥. 浅析文书档案管理工作的创新[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛――管理科学与经营决策学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：，2016：1.