公文档案规范化管理方式探析

公文档案规范化管理方式探析

李盈含

河南公路项目管理有限责任公司郑州黄河公路大桥分公司  河南省郑州市  450000

摘要：公文档案规范化管理是单位内部管理的主要构成部分，能够有效提高管理工作质量和效率，更加科学合理地进行决策，促进单位稳健持续发展。因此，单位管理者需要正确认识到公文档案规范化管理的重要性，紧跟时代发展步伐，积极探索和创新公文档案规范化管理方式，意在提高管理效果，有效增强单位核心实力，实现长久发展目标。

关键词：公文档案；规范化；管理方式

公文档案等各项材料，更加真实客观地详细记述了单位全部发展历程，可以将其当作标准性依据，指导单位相关工作规范开展和实施。但是，公文档案管理实施中依然存在模式单一、信息建设不足等问题，凸显出单位对公文档案规范化管理重视度不足，管理水平低、效果差等现象，难以充分开发和利用公文档案，不利于单位持续发展。

1公文档案规范化管理的重要性

公文档案等各项材料，主要以文件方式，全面真实、客观地记录单位内部相关工作，充分反映出自身发展的全过程，属于获得成果和经验积累的综合。公文档案管理规范化，更加深层次挖掘和开发利用公文档案资料，更加科学合理地指导各项管理工作有效开展，全面提高单位内部管理效果。另外，公文档案管理包含较多经验和工作成果，能够为单位领导者制定战略决策提供有价值的参考依据。公文档案规范化管理和单位内部管理水平呈现出正相关的关系，从而需要单位全面提高公文档案管理水平，创新管理方式方法，实现规范化管理，发挥公文档案资源的重要价值，助推单位健康长久发展[1]。

2公文档案规范化管理措施

2.1提高重视程度

单位领导者需要积极引进现代化管理理念，清晰认识到公文档案规范化管理工作开展的意义，给予高度重视，从而在实际管理工作中不断强化公文档案规范化管理的宣传和监督工作，帮助全体工作人员更加深入、全面地认识和理解公文档案规范化管理的实施价值。单位还要不断增强管理人员责任感，提高管理效率，购置符合工作要求的档案柜、打印机等相关设备，同时配置相适应的防潮湿、防虫等辅助设备，完善基础设施设备，为公文档案规范化管理高效开展打下良好的基础。

2.2完善管理制度

单位全面落实执行公文档案规范化管理工作，需要结合自身实际情况和发展需求，制定科学完善的公文档案规范化管理制度，为该工作开展提供依据，保证公文档案规范化管理工作有章可循。

一方面，单位要制定相适应的公文档案规范化管理制度，保证各项规章制度的合理有效性和完善性，促进该工作开展合理有序化，从而得到有效落实。单位还要制定完善的档案工作制度，明确权责，发挥制度对工作人员的约束和指导实践工作的作用，有效避免人员不规范行为。

另一方面，单位要加大监管力度，制定完善的监管制度，重点核查和监管公文档案管理全过程，同时定期和不定期地开展岗位检查，有效落实权责，规范管理和工作人员日常行为。另外，单位要完善奖惩制度，作为辅助机制，对于表现较好的工作人员进行物质和精神上的奖励，充分调动人员工作积极主动性，同时针对消极怠工等工作人员进行相适应的惩罚。

2.3创新管理模式

单位管理者在正确认识和明确公文档案规范化管理的重要价值，更新以往管理思想理念的基础上，要从管理理念、人员两个方面，创新常规式公文档案规范化管理方式。

单位管理者要全面更新管理理念，结合单位自身和社会发展需求，做到与时俱进，学习和借鉴先进、成熟的公文档案规范化管理模式，引进新型管理理念，全面统一公文档案规范化管理标准，制定并全面落实各项要求，实现该管理工作更加科学化、现代化和合理化。另外，单位要全面提高管理人员综合素养和能力，可以通过教育培训、专题讲座、组织会议等多种方式，增强管理人员责任感，转变工作认知度，在信息化新型管理方式下，主动创新和协调，高效完成公文档案管理工作[2]。

2.4加强公文档案管理信息化建设

信息时代发展背景下，单位创新发展过程中需要不断强化公文档案规范化管理的信息化建设，提高信息化建设水平，确保该工作持续、全面深入，获得理想的管理效果。单位要以现代化先进信息技术为主要抓手，全面更新配套设施设备，结合单位状况，研发和利用符合单位发展的信息系统，创建完善的公文档案规范化管理体系，从而全面整合单位多种公文档案信息资源，全方位采集和整理闲置档案，促进档案之间具有更加密切的联系，深层次挖掘其内在价值。另外，单位需要定期升级和优化公文档案规范化管理体系，保证其安全可靠性，有效防止单位公文档案信息资源泄露和丢失现象，并且避免受到入侵风险，进一步保证公文电子档案信息数据的安全可靠性。

单位从信息上不断优化和完善公文档案材料，最大程度实现档案信息资源共享，提高管理工作质量和效率。公文档案管理部门人员在实际工作中，针对公文初始归档的过程中，全面详细检查形成公文的一系列材料，当发现存在附件而未及时归档的情况进行催要，并且针对相同事项具有外来文件没有及时上交的情况进行跟踪收回。另外，公文档案规范化管理工作需要更多重视细节，针对单位吱声文件，通过领导签发之后，需要全面采集形成文件的全部信息资料，按照由上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿和初稿等相应程序进行集中归整，同时全面统一装订成册。

社会不断进步和发展，对公文档案管理工作的规范性要求逐渐增高，需要管理人员在实际工作中不断积累和总结经验，积极应用现代化信息技术解决以往档案管理工作中的困难，并且根据单位特点，创造性应用归档方法高效开展归档工作，并且要不断增强自身责任意识和职业意识，严谨认真对待公文档案规范化管理工作，全面提高管理水平和成效[3]。

结束语：公文档案规范化管理工作具有较强的挑战性和专业性，需要管理人员将文书和档案工作进行有机结合，创新规范化管理方式，提高信息化建设水平，发挥文书档案的最大应用价值，全面提高其利用率，为单位稳健持续发展提供有力的支持和保障。

参考文献：

[1]王向敏. 高校文书档案规范化管理探析[J]. 兰台内外, 2021, 000(030):59-60,58-58.

[2]徐柳萱. 办公室文书档案规范化管理研究[J]. 办公室业务, 2021, 000(009):112-113.

[3]李焱. 探析事业单位文书档案管理的方法,路径与保障[J]. 兰台内外, 2021(36):21-22.