大数据对档案管理发展的影响与建议

大数据对档案管理发展的影响与建议

李金梅

湖南外贸职业学院  湖南长沙  410200

摘要：大数据对于档案管理有着极其重要的作用，能够进一步强化和提升企业档案管理的数据化水平，合理有效地掌控企业的档案管理成本，推动企业档案管理的效果。在大数据的时代背景之下，科学有效地推动企业的档案管理需要运用多方位的眼光思考问题，转换其管理的理念，促进信息化档案管理的发展，重视投入相应的资源，建立大数据化的档案管理平台和机制，重视培育相应的人才，提升大数据的档案管理水准。

关键词：大数据；档案管理；影响和建议

引言：在信息网络技术不断发展的时代下，利用大数据整合相关资源能够达到既定的标准，同时也能促进社会生产生活等方面的发展。企业在进行档案管理时可以利用信息技术对大量的数据进行处理和分析，为相关决策信息提供可行的依据和凭证。在企业的管理之中，各种各样的档案信息十分复杂多样，要想做好档案管理的工作就需要不断加强内部的掌控机制，不断提升企业的服务水准。本文依据大数据对于档案管理的影响展开论述，并且提出相应的建议。

一、大数据对档案管理发展的影响

（一）提升企业档案管理的信息化水准

在企业信息化发展的初步阶段，档案管理从纸质档案到数字化档案转变，档案资源所展现出的形式打破了简单行的限制，朝着多元化发展，各种各样的文件、视频、资料等以更加直观的形式融入到档案之中，初步产生了信息化的档案管理形式。随着企业引入大数据技术，能够充分有效地挖掘地挖掘企业内部的价值所在，企业能够依据档案信息达到对日常的活动以及工作进行全方位的记录和管理，对企业日后的发展提出长远的计划和目标，以此进一步强化和提升医院信息管理的品质。

（二）有效对企业档案管理的成本进行控制

在老旧的档案管理形式之下，企业档案资源需要从人力、财力等方面投入大量的资源，同时档案的有效价值最主要呈现在对企业相关记录的管理，无法对企业服务和管理的发展形成一定的效益，增加了企业的支出成本。在大数据的时代背景之下，档案管理成功朝向信息化转变，这不仅能够科学有效地掌控资源的投入情况，同时也能进一步提高了档案使用的有效价值和意义，这是支持企业改善服务的重要信息资源，以此减少企业的管理陈本。

（三）推动企业档案管理的高效化发展

长较之以往，企业的档案管理一直处在较为尴尬的境地，一层面是企业内部的掌控机制需要档案的支撑，另一层面档案管理工作没有得到相关人员的重视，二者之间存在较大的矛盾，导致档案管理始终处于低成效的发展时期。合理有效地引入大数据能够把档案管理融入信息化的系统之中，使用信息化系统能够推动企业各个部门之间的联系和交流，达到对档案储存、搜集、检查和搜索、共享的标准，同时也能有效避免档案数据信息资源丢失或者遗漏的情况，减小了档案管理的风险性，提升档案管理的现实效果。

二、大数据对档案管理发展的建议

（一）整合档案管理

在大数据的时代背景之下，科学有效地使用网络技术对档案进行合理有效地管理和控制，需要有明确的管理者对档案进行整合管理。首先档案管理工作的开展需要各个企业的领导人员的支持，指引各个部门的相关人员对档案进行细致化的管理，并且对其进行统一化的归档整理，再以档案为依据进行决策，制定科学有效的档案管理机制，提升各个部门对于档案管理的注重程度。如果企业的领导人员并不看重对档案的管理，就无法发挥大数据技术的有效作用，档案管理也比较落后，所以需要进一步加强管理者的现代化理念，使用大数据技术，推动各个单位的全方位发展。同时企业还需要不断完善档案管理的机制，这是企业开展相关工作和活动的前提条件。现阶段大部分企业已经构建完备的档案管理机制，但是其管理的矛盾也在不断增加，所以需要将相关管理机制落实到位，从而不断强化和提升档案管理的效果。

（二）强化硬件建设

在大数据的背景之下对档案进行管理需要构建全新的档案管理形式，满足现代大数据时代背景的特征，在该基础之下需要强化硬件的建设，除了构建良好的信息化平台和机制之外，还需要强化硬件和软件的建设和管理，优化相应的设备，以此更好的使用大数据技术，保证各个企业在经济允许之下适当的更新相应的设施设备，优化信息化管理的平台，升级软件和硬件设备，以此提升各个企业的技术水准，以此达到技术研发的需要。企业需要融合大数据发展的时代背景，根据档案转型的发展要求，重视投入更多的资源，以此达到信息化档案管理的标准。相关管理人员需要全方位分析企业的管理形式，确定企业的整体发展对于档案管理的具体依赖程度，同时还需要对医院内部的大数据资源信息进行全方位地整合于分析，对硬件设施、专业人员等资源的投入需要加大。同时还需要强化对财务的管理，根据档案管理信息化建设合理有效的安排相应的财务工作，依据财务管理的环节对资源的投入进行规范化管理，使用企业现有的信息资源，构建相应的数据信息平台，以此进一步强化和提升资金的使用成效，同时也能保障大数据管理平台和机制的有效进行。强化对数据的管理机制，加大对专业工作人员的投入力度，构建日常的检查、维修机制，从专业化的层面保证软件、硬件能够顺利运行，保证企业能够更好地开展档案管理活动，从而不断优化和完善档案管理的环境和形式。

（三）提升档案管理人员的素养

从目前企业管理的整体素养来看，在适应大数据环境下还存在较多的问题需要及时解决，比如说管理的构思比较老旧，对于档案的管理只是停留在保存信息层面，缺少对数据资源的使用和分析的能力，对于相关档案和资源的使用缺少专业化的思考；相关工作人员的个人实践能力较弱，在档案管理工作中还存在一些过错，这在一定程度上影响着档案管理的品质，对于档案管理缺少长远的目标以及规划，无法对医院内部进行科学有效的决策和管理。为了强化和提升档案管理的水准，达到档案的整合管理，需要定期对相关档案管理人员开展相应的培训活动，提升其个人的技术品质以及综合素养能力。同时还需要培育专业化的档案管理人员，提升其档案管理的品质，达到资源共享、资源有效配置的成效。各个企业需要看重开展档案管理工作，强化扶持力度，加大资金的投入对相关人员进行培训，提升其个人的专业能力和素养，转换其个人的档案管理理念，提升档案管理人员的素养，强化档案管理工作。

结束语

总而言之，现阶段企业档案管理需要科学有效地使用大数据开展相应的管理活动，这是大数据管理的核心部分和中心环节。在大数据的影响之下，企业的档案管理工作变化较大，这对于优化内部管理发挥着极其重要的作用。

参考文献

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[2] 邓琴. 大数据对医院档案管理发展的影响与建议[J].  2020.

[3] 田海, 祁越, 王丽. 大数据对医院档案管理发展的影响与建议[J]. 现代企业文化, 2020.